FOLGE 1 - Organisation: Wie gehe ich mit der täglichen Flut an Mails um?

Michael Seidl: Wie gehe ich mit der täglichen Flut an E -Mails um

Michael Seidl: Willkommen zu einer neuen Episode des Get Sh*t Done Podcast. Heute mit einem sehr emotionalen Thema. Wie gehe ich mit der täglichen Flut an E -Mails Jeder von uns, der nicht nur in der IT, aber generell arbeitet, bekommt wahrscheinlich haufenweise E -Mails, stündlich, minütlich, was auch immer. Und die Frage ist, wie handle ich das Ganze? Wie gehe ich damit Wie komme ich mit einer Masse an E -Mails am besten zurecht? Heute möchte ich euch einfach zwei, drei Tipps erzählen, wie ich gelernt habe, damit umzugehen und die mir helfen. Und eins vorweg, nein, ich schaffe das auch nicht immer zu 100%. Das bedeutet, es ist nicht schlimm, wenn es mal nicht funktioniert, es ist auch nicht schlimm, wenn es mal länger nicht funktioniert. Es ist mal wichtiger, dass mir geholfen hat, einfach mal zu probieren, dass es funktioniert und zu sehen, dass es funktioniert. und sich dann auch einen Plan zu überlegen oder einen Weg zu finden, wenn man wieder so quasi die Regeln vergisst einzuhalten, wie man schnell wieder zurückkommt. Und eins muss ich auch sagen, das gilt auch nicht nur für heute, sondern für den ganzen Podcast, also für sehr vieles wahrscheinlich, ich habe das Ding nicht erfunden. Also alles, was ich euch heute erzähle, habe ich selbst von anderen Leuten gehört, von verschiedenen Büchern gelesen, Coaches, was auch immer, oder ja, mitgesprechen. einfach für mich ein System entwickelt oder mir überall das rausgepickt, was für mich passt und das halt kombiniert. Also keine Sorge oder keine falschen Hoffnungen, ich habe das nicht erfunden. Ich habe es aber erprobt und für mich funktioniert es und deshalb möchte ich das dementsprechend in den Podcasts und in den nächsten Podcasts und Folgen weitergeben. Also was es heute geht, ist eben, wie komme ich mit der ganzen E -Mail Flut zurecht? Ein Schlagwort oder eins was vielleicht manchen dann die Nackenhaare aufstehen lässt oder Gänsehaut produziert, Zero Inbox nennt sich das ganze. Sprich in deiner Inbox, in deinem Posteingang sollten keine gelesenen Mails sein. Vor Ungelesenen werden wir uns nie schützen können, also wenn wir eine E -Mail Adresse haben und das hat wahrscheinlich jeder von uns und nicht nur eine, sondern mehrere, da werden E -Mails reintrudeln. Ein, ein, ein, ein, ein.

Michael Seidl: Ein österreichischer Unternehmer, mit dem ich mal zusammenarbeiten durfte, hat mal das schöne Wort gesagt oder ein schönes Beispiel gebracht. E -Mails ist etwas, das ein anderer will, das du tust. Das sind Dinge drin, die man erledigen sollte, wie gesagt von anderen. Und jetzt sind wir bei dem Punkt Zero Inbox. Das bedeutet eben keine gelesenen Nachrichten mehr darin. Was bedeutet das? Wenn ich eine E -Mail lese sollte ich dementsprechend eine Aktion definieren, diese Planen durchführen, was auch immer und dann die E -Mail aus der Inbox löschen. Stellt sich natürlich die Frage, wie ich, wird es wahrscheinlich auch vielen anderen geben, die dann die E -Mails checken, wenn sie vielleicht gerade im Auto im Stau stehen, wenn sie vielleicht gerade an der Supermarktkasse stehen und warten aufs Bezahlen, wenn sie vielleicht gerade die Kinder vom Kindergarten abholen und eine Sekunde Zeit haben. checken sie die E -Mails, aber wirklich Sinn macht es selten, weil eh nichts damit passiert. Vielleicht ist auch gerade gar keine E -Mail reingekommen, das heißt ich schaue dann wieder umsonst rein, ich habe mich umsonst aus der Konzentration bringen lassen und ich habe nichts Produktives gemacht. Das heißt der erste Punkt ist dieses ständige Kontrollieren, dieses ständige Abhängigsein von der E -Mail mal einfach anders zu denken. Das ist nicht notwendig. E -Mail ist ein Nachrichtentool, ein Messaging Tool und kein Ablage, kein Taskmanagement oder sonstiges. Sprich, eine E -Mail kommt daher, ich habe Informationen, mach was damit weg. Das bedeutet eben, wenn wir jetzt bei dem Zero Inbox bleiben, wenn ich eine E -Mail lese, muss ich auch eine Aktion ausführen. Das heißt, ich brauche Zeit und auch den richtigen Ort, E -Mails zu lesen und E -Mails zu bearbeiten. Und das ist wahrscheinlich nicht die Supermarktkasse und nicht der Kindergarten. Somit geht weg von dem ständigen checkenden E -Mail und macht euch täglich 1, 2, 3 Fenster, was ich habe so gemacht, dass ich in der Früh E -Mails checke, gegen Mittag und am Abend und dass ich da wirklich die E -Mails lese, überprüfe und dementsprechend Aktionen setze. Weil alles andere macht einfach keinen Sinn.

Michael Seidl: Und wenn wir jetzt noch zurückgehen zu der Aussage, E -Mail ist im Prinzip nur eine Art und Weise eine Nachricht zu überbringen. Ihr geht ja auch nicht minütlich zum Postkasten raus vor die Tür und schaut, ob dort ein Brief ankommt, weil ihr wisst ja, der Postler kommt wahrscheinlich nur einmal am Tag. Bei uns am Land sogar nur dreimal in der Woche. Also noch seltener, aber alles andere macht keinen Sinn. Und grundsätzlich sehe ich und wir im Unternehmen und ich sehe das auch bei anderen Firmen. Ein E -Mail als Kommunikation von nicht dringenden Informationen. Das heißt, wenn ich jemandem eine E -Mail sende, bin ich auf 24 Stunden keine Antwort. Wenn ich sie bekomme, schön, aber ich erwarte sie mir nicht. Sprich, wenn ich etwas Dringendes habe, wenn ich eine schnelle Antwort benötige, dann ist E -Mail definitiv der falsche Weg. Done gibt es Messaging -Dienste wie Slack, Teams, WhatsApp, was auch immer ihr nutzt im Unternehmen. Oder klassisch wie früher, bevor es all diese Dinge gegeben hat, ich greife zum Telefon und rufe die Person an. Oder wenn ich noch im Büro sitze, oder zumindest an dem Tag, wo ich im Büro sitze, stehe ich von meinem Platz auf, gehe in das Büro und frage den Kollegen dementsprechend Hilfe oder sage ihm, dass er bitte etwas für mich erledigen sollte. Natürlich auch mit dem Hintergedanken muss ich wirklich diese Leute in der Konzentration stören. mit einem Anruf, mit einer Nachricht, mit einem Besuch. Das heißt auch das mit dem Hinterkopf behalten, ist das jetzt so wichtig, dass ich diese Leute aus der Konzentration bringen muss, sonst schicke ich eine E -Mail. Ich weiß, dass es Abteilungen gibt oder Bereiche, wo das vielleicht nicht funktioniert. Ich denke da jetzt an den Service Desk oder an eine klassische Hotline, die vielleicht per E -Mail arbeitet. Das ist das Werkzeug. Die müssen täglich ... Da kommt zum Beispiel diese Hauptinformation rein. Das ist wie beim Lastwagenfahrer oder beim Paketdienst das Auto. Da ist das was anderes. Aber ich würde mal sagen, alles andere oder mit sehr wenigen Ausnahmen kann man es leben, dass eine E -Mail definitiv, es reicht, diese nach 24 Stunden zu beantworten oder binnen 24 Stunden.

Michael Seidl: Und jetzt kann man sagen, ich tue mir leid, weil ich meine eigene Firma habe und das dementsprechend vorgeben kann. Aber auch wenn man in Teams arbeitet, in kleineren, in größeren mit Vorgesetzten, mit Teamleitern, denke ich schon, dass das auch von Mitarbeitern gefordert werden kann, hier eine ordentliche Kommunikationsstruktur oder Kultur einzuführen. Sprich E -Mail langsam, Messaging ein bisschen schneller und Telefon oder Bürobesuch, die Hütte brennt oder das Dach brennt, es muss was passieren. Und dass man sich auch intern respektiert und nicht wegen jedem Kleinkram die Leute anruft, sondern halt ein E -Mail schickt und einfach auf die Antwort warten muss. Das sehe ich zumindest als Voraussetzung, das sollte funktionieren in irgendeiner Art und Weise. Jetzt gehen wir nochmal zu den Punkten. Man macht sich also Zero Inbox bedeutet, man macht sich Timeslots im Tag, wo man wirklich bewusst E -Mails bearbeitet. Ich habe drei Slots am Tag, es funktioniert sicher auch mit einem oder zwei. Alles noch weniger, also vielleicht alle zwei Tage ist vielleicht Hardcore, mag sicher funktionieren. Vielleicht komme ich da auch mal hin, aber im Moment habe ich es dreimal am Tag. Und dann lese ich wirklich das E -Mail durch. und habe dann eigentlich nur drei Optionen. Ich habe in der E -Mail gar nichts zu tun, es war vielleicht eine Information oder es geht an irgendjemand anderen weiter oder jemand anderes kann das erledigen oder sollte das erledigen, weil er wahrscheinlich besser geeignet ist als ich. Done wird das dementsprechend an die Person weitergegeben, delegiert, mit der Bitte das umzusetzen und in meinem globalen Tool -Task -System wird hinterlegt quasi das To -Do. bei dieser Person bis zu dem und dem Tatum. E -Mail weg aus dem Inbox oder aus dem Posteingang. Der zweite Punkt, ich muss was tun. Das ist dann die näherte Geschichte. Es gibt auch Dinge, die wir dann selber tun müssen. Und da gibt es zwei Unterschiede. Entweder es dauert vielleicht nur ein, zwei Minuten, dann würde ich es sofort erledigen, weil dann ist das Thema vom Tisch und ich habe es erledigt. Oder ich

Michael Seidl: Ich kann den Ball zurückspielen und sagen, das und das brauchen wir noch, was auch immer. Wenn es relativ rasch zu bearbeiten ist der Schritt, dann wird er sofort gemacht, die E -Mail aus dem Posteingang entfernt. Die dritte Option ist dann die mühsame oder die spannende Geschichte. Ich muss was tun und es dauert definitiv länger als ein, zwei Minuten. Done ist es ganz wichtig, trotzdem nicht das E -Mail dann zur Seite schieben und irgendwann mal zu planen und dann wieder von vorne zu lesen. sondern wirklich in dem Moment zu entscheiden, was ist der nächste Schritt oder was sind die nächsten Schritte. Und das dann dementsprechend zu planen. Bei mir im Kalender zu planen, bei mir in meinen Tasks zu planen, bei mir mit anderen Kollegen ein Meeting zu planen, was auch immer. Das heißt, ich lese das E -Mail einmal und will entscheiden oder muss entscheiden, was ist zu tun. Nicht das E -Mail dann irgendwo ablegen und dann am Tag X nochmal lesen und nochmal versuchen zu verstehen, sondern ein E -Mail einmal lesen und dementsprechend die Aktion durchführen. Und danach eben auch wieder das E -Mail aus der Inbox zu entfernen. Mit den doch relativ einfachen Schritten habt ihr relativ hohe Chancen auf eine Zero Inbox zu kommen. Und Zero Inbox eben wie gesagt heißt keine gelesenen E -Mails mehr in der Inbox, sondern nur mehr noch neue Sachen. die ihr dann in eurem Intervall, in euren Terminen, wo ihr die geplant habt, dementsprechend abarbeitet mit den Schritten, die wir gerade gesagt haben. Also zusammengefasst, hört auf, euch ständig eure E -Mails anzusehen, macht keinen Sinn, bringt nichts. Sprich, alle Notifizierungen abtrennen, alle Push -Notifizierungen abtrennen, was E -Mail angeht, alle Desktop -Benachrichtigungen, E -Mail -Programme am besten auch schließen am Desktop. gar nicht offen lassen, sondern wirklich erst dann öffnen, wenn ihr es braucht, wenn euer Timeslot ist, euch eben die Intervalle machen und dann wirklich das E -Mail von vorne bis zum Schluss lesen, verstehen und ausführen. Sprich planen, selber ausführen, sofort ausführen, planen oder eben jemanden delegieren. Und dann ist es relativ einfach hier wieder her der Lage zu werden und mit eurem E -Mail Chaos wieder Freundschaft zu schließen.

Michael Seidl: Probiert es aus. Wie gesagt, auch bei mir funktioniert es nicht ständig. Ich weiß aber, dass es mir gut tut und dass es mir hilft, konzentrierter zu arbeiten. Und somit probiert es bitte auch aus. Lasst mich wissen, wie eure Ergebnisse sind. Und wenn ihr Fragen habt zu irgendeinem Thema, bitte gerne über LinkedIn anfragen. Das heißt am besten mit mir in Kontakt treten über LinkedIn. Dort mir eine Nachricht schicken, eine Textnachricht oder eine Sprachnachricht und dann ist vielleicht deine Frage demnächst im Podcast. Dankeschön und ciao ciao.