FOLGE 16 - Organisation: Wie verwalte ich meinen Kalender?

Michael Seidl: Ahem.

Michael Seidl: Willkommen zu einer neuen Ausgabe des Get Sh*T done in IT Podcast. Mein Name ist Michael Seidl und heute geht es das Thema, wie verwalte ich meinen Kalender. Jetzt ist das aus Organisationen Sicht wahrscheinlich eines der wichtigsten Tools. Neben dem, dass ihr sagt, ihr habt ein zentrales Tool, eine zentrale Ablage von allen euren Tasks und Doings, die ihr machen wollt, ist zumindest für mich der Kalender der Das ist wichtigste Werkzeug, ich nutze, meinen Tag zu planen, zu sehen, was ansteht, was zu tun ist und so weiter. Das heißt, ich versuche so gut wie möglich, den auch wirklich sauber zu planen, richtig zu planen, übersichtlich zu planen, dass auch wirklich da Sachen drinstehen, die deutlich oder klar aussagen, was zu tun ist. Und da gibt es jetzt einige Faktoren und die möchte ich gerne zumindest wie ich nutze heute mit euch besprechen. Eines ist mal das Wichtigste der Buchungstyp. Also wir reden jetzt hier von Microsoft Umgebung natürlich und Outlook und dementsprechend. Und da gibt es ja die unterschiedlichen Buchungstypen. Das heißt ein Kalendereintrag kann als geblockt, out of office oder frei markiert werden. Was ich hier als wichtigste Funktion sehe ist einfach eben nicht diese vier unterschiedlichen, sondern entweder frei oder was anderes. Das bedeutet, wenn eben ein Termin drin steht, der als frei gebucht ist, dann beansprucht das nicht meine Zeit. Und wenn einer als out of office bookt oder, ich weiß die andere Option gerade nicht, geplant ist, dann heißt das, dass diese Zeit so quasi wirklich veranschlagt wird und ich da nichts anderes machen kann. Warum ist das wichtig? Auf der einen Seite nutze ich ein externes Buchungssystem für meine Kunden oder für Interessenten. Das heißt, die können automatisch in meinem Kalender einen Termin buchen. Und da ist es natürlich umso wichtiger, dass der Kalender sauber ist und alles drin steht, weil sonst da Termine daherkommen, die ich vielleicht gar nicht wahrnehmen kann. Das ist jetzt für potenzielle Interessenten wahrscheinlich nicht ganz so förderlich.

Michael Seidl: wenn ich denen einen Termin anbiete, den ich da nicht halten kann. Das heißt, der Kalender muss dementsprechend sauber sein und frei. Und das bedeutet auch, dass zum Beispiel Fahrtzeiten in meinem Kalender stehen. Nicht weil ich nicht weiß, wann ich sonst wegfahren muss, sondern einfach damit eben genau dieser Zeit -Slot für solche Terminbuchungen geblockt ist. Ja, es gibt natürlich Telefonate, die man während der Autofahrt machen kann, aber ich rede jetzt hier wirklich über Kundentermine entweder Richtung Consulting oder Richtung Produktvorstellung und das kann ich während dem Autofahren schwer machen. Das heißt, da buche ich dann Termine selber rein, Telefonate, aber das kann nicht sein. Das heißt, müssen auch Fahrtzeiten von und weg von Kunden oder wo auch immerhin stehen bei mir im Kalender. Und auf der anderen Seite ist es aber auch wichtig, diese frei Funktion zu nutzen, weil es gibt zum Beispiel Termine, Beispiel ist jetzt, vor zwei Wochen waren die Spiegeleltern auf Urlaub und dann steht bei mir im Kalender, dass deren Hund bei uns auf Besuch ist. Das ist jetzt einfach für mich eine Erinnerung, dass ich dann dementsprechend vielleicht, oder dass wir dann andere Dinge vielleicht nicht so einfach machen können, weil wir dann zwei Hunde zu Hause haben, aber dieser Termin, dieser Kalendereintrag steht dann als frei. gebucht im Kalender. Warum ist das wichtig als frei gebucht? Einerseits ist das nichts, was meine Zeit aktiv jetzt veranschlagt und das sind dann meistens auch Ganztagstermine, weil ich zwei Wochen auf Urlaub war. Und auf der anderen Seite, wenn ich den nicht als frei buche, sondern als geblockt oder busy, dann wäre in diesen zwei Wochen mein Kalender unmöglich für Interessenten zu buchen. Die hätten dann da keinen freien Slot, was jetzt wieder nicht gerade positiv ist jetzt für diese Personengruppe, dass die eben keinen freien Slot buchen können. Das ist auch nicht gerade sehr förderlich, dass die sagen, der hat in die Zeit, also warum soll ich da buchen? Also von dem her ist es wichtig, diesen Buchungstyp wirklich sauber zu verwenden und auch dementsprechend wirklich auch zu nutzen und korrekt zu nutzen. Dann sind wir beim nächsten Punkt. Es steht bei mir alles im Kalender.

Michael Seidl: Ja, also was nicht im Kalender steht, und jetzt muss ich aufpassen mit der Formulierung, passiert nicht. Ganz so ist es nicht. Auch ich schaffe es nicht immer hundertprozentig, keine Frage. Geht einmal mehr, einmal weniger gut. Aber mein Ansatz oder mein Plan wäre schon, dass nur das getan wird, was wirklich im Kalender steht. Ja, jetzt haben wir das bei einem von den vorhergehenden Podcasts schon mal gehabt. Da sind natürlich Dinge dazwischen, kommen alles drum und dran. Das mal außen vor. Aber grundsätzlich sind bei mir Doings, Tasks im Kalender geplant. Das bedeutet, dass es bei mir keine extra To -Do -Liste gibt. Auf anderen Seite ja, die gibt es, als zentrale Lösung, wo steht alles drin. Aber wenn daraus sich ein To -Do ergibt, was ich tun muss, dann wird das im Kalender erstellt. Das heißt, da wird geschätzt, wie lange brauche ich. Und dann wird das im Kalender gebucht. Das geht bei mir mittlerweile automatisch, also ich habe mir da mit Asia Automation einen SYNC gebaut. Aber wichtig für mich war, dass ich nicht To -Do und Kalender so quasi prüfen muss, sondern ich möchte wirklich meine Zeit nur im Kalender buchen, planen und auch da drin stehen haben, was zu tun ist. Und das ist der große Vorteil. Ich möchte alles im Kalender haben, weil dann eben dass der einzige Punkt ist, den ich mich kümmern muss. Das heißt da steht drin, was ich morgen von 8 bis 10 mache oder was geplant ist und ich muss mir nicht aus irgendeinem anderen System noch irgendwelche To -Do's dazuholen. Das heißt wirklich die Dinge da auch zeitlich einzuplanen und wenn es nur 5 Minuten Dinge sind oder 15 Minuten Dinge, dann ist das ein 15 Minuten Slot in meinem Kalender. Und da kommen zum nächsten Thema keine To -Do's im Kalender. Ich habe es früher mal gemacht, ich habe es auch schon bei anderen Leuten gesehen, die oben dann so als Ganztageslot 17 To -Do's drin stehen haben, die gemacht werden sollen. Die werden nie abgearbeitet. Wenn die nicht zeitlich eingeplant sind, zeitlich eingetaktet, dann wird diese Liste wahrscheinlich nie weniger, bei mir ist die nie weniger geworden, weil mein Kalender voll war.

Michael Seidl: zusätzlichen Themen einfach keine Zeit. Aber wenn die im Kalender wirklich in einem Zeitslot gebucht sind, geplant sind, dann werden diese Dinge auch abgearbeitet. Und das ist eben genau dieser große Punkt. Die Themen müssen mit Zeitslots gebucht werden. irgendwann, dass Dinge mal länger dauern, dass Dinge mal schneller fertig sind. Alles okay. Dann kann man es verschieben, kann den nächsten Termin verschieben, kann den aktuellen Termin verschieben, weil er länger dauert, was auch immer. Aber was nicht als Slot, als Zeitslot wirklich im Kalender gebucht ist, meine Erfahrung wird dann dementsprechend auch lange nicht umgesetzt. Und macht dann im Prinzip diesen Stress, dass man nie mit Dinge fertig wird, weil man das immer wieder nachzieht und nachzieht und nachzieht. Was auch noch wichtig ist, im besten Fall keine Doppelbuchungen. Ja, ich weiß, ist teilweise schwierig, weil man … Gerade wenn man von anderen Leuten oder von den Vorgesetzten oder was auch immer Terminbuchungen bekommt, lässt es sich vielleicht nicht immer vermeiden. Aber ich versuche schon Doppelbuchungen tunlichst zu vermeiden, Multitasking und drei Sachen auf einmal, das funktioniert einfach nicht. Es ist viel effizienter, Dinge nach der Reihe zu machen. Und wenn mal Doppelbuchungen notwendig sind, weil ich vielleicht einfach den Termin vom Kollegen mitbekommen möchte und vielleicht berat stehen möchte, dass ich das als Erinnerung habe in meinem Kalender, dann muss ich den zumindest farblich irgendwie markieren. Dass ich da nicht aktiv daran teilnehme, sondern dass das nur ein Hinweis ist für ich bin bereit zu helfen oder was auch immer. Das heißt, sucht euch eine Farbe aus für euren Kalender, für die Dinge, wirklich, wo ihr aktiv daran beteiligt seid, wo ihr geblockt seid, wo ihr Doings habt. und macht eine andere Farbe für Dinge, vielleicht einfach nur als Randnotiz, als Information da sind, wo ihr beobachten wollt, so quasi. Das heißt, das Ziel muss wirklich sein, dass ihr auf dem ersten Blick auf euren Kalender seht, wo was frei ist, wo ein freier Slot ist und nicht erst diese Einträge durchklicken müsst. Da müsst ihr das machen, da das, da das, weil das ist mühsam und dann ist dementsprechend auch der

Michael Seidl: die Hemmschwelle umso größer, irgendwas in eurem Kalender zu tun oder zu buchen, wenn ihr da immer wieder lesen müsst, was denn eigentlich da ansteht. Sondern das muss wirklich auf dem ersten Blick farblich oder visuell ersichtlich sein, was so quasi geblockte Zeit ist, was freie Zeit ist, was Pufferzeit ist, was Fahrtzeit ist oder was einfach auch nur Zeit ist als Hinweisnotiz oder Erinnerung in die Richtung, dass ein Kollege oder irgendwas anderes gerade stattfindet. Das sollte ganz, ganz klar ersichtlich sein. Das war es, zumindest so wie ich mir meinen Kalender richte und plane und das funktioniert jetzt eine Weile schon sehr, gut. Eben bei mir hat begonnen mit der Geschichte, dass unter Anführungsstrichen fremde Leute, also Interessenten direkt Buchungen in meinem Kalender machen dürfen für irgendwelche Demos oder Kennenlerntermine und bin da am Anfang auch einige Male auf die Schnauze gefallen. weil dann einfach Terminbuchungen reingekommen sind für Zeiten, eigentlich die Fahrt angestanden ist zu einem Kunden, weil ich diese Fahrt nicht im Kalender hatte. Also eben aus dem Grund sehr, sehr wichtig und eben auch der Punkt, ich will auf einen Blick sehen, was frei ist und was ich noch machen kann und welche Termine ich noch habe, was ich tun muss und was noch frei ist. Das ist das Wichtigste. Und eben diese Hemmschwelle oder diese Schwelle. dass ich nicht weiß, was zu tun ist und Chaos und alles drum und dran so niedrig wie möglich zu heilen. Das war es für diese Woche. Wenn ihr Fragen habt oder einerseits ich hoffe, dass euch das geholfen hat, gebt mir gerne euer Feedback, wie ihr mit eurem Kalender umgeht und welche Tipps vielleicht ihr habt. Ansonsten, wenn ihr Fragen habt für den Podcast, diese bitte entweder per Nachricht oder Sprachnachricht am besten über LinkedIn senden. Dann würde ich mich freuen, eure Fragen demnächst im Podcast zu beantworten. Wir hatten letzte Woche eine Userfrage, die wir eingeschoben haben. Also bitte her mit euren Fragen. Würde mich freuen, wenn die demnächst auch hier im Podcast beantwortet wird. Zum Schluss bleibt mir nur Dankeschön fürs Zuhören. Ich wünsche euch eine produktive Woche und bis zum nächsten Mal. Bye bye.