FOLGE 17 - Organisation: Wie priorisiere ich meine Aufgaben effizient

Michael Seidl: Hallo zu einer neuen Ausgabe des Get Shit On IT Podcasts. Mein Name ist Michael Seidel und heute haben wir das Thema, wie priorisiere ich meine Aufgaben effizient. Jetzt gibt es da zu dem Thema ja unzählige Theorien, Methoden, Wege, wie ich denn so meine To -Do's am besten priorisiere, wie ich herausfinde, was ich als nächstes machen muss, was auch immer. Ich zähle jetzt einfach ein paar auf, also Eat the Frog, 8020, Eisenhower, Pomodoro und wie sie alle heißen. Und was alle Systeme, glaube ich, gemeinsam haben, dass sie vielleicht einfach auch verwirren können, wenn ich immer wieder irgendwas wechsle und was Neues probiere und dann bin ich sicher, soll ich es so machen, soll ich es das machen. Was mir hilft und wo ich auch finde, was das Intuitivste ist. ist die sogenannte Eisenhauer Matrix. Die wollen wir uns heute ein bisschen ansehen und ich finde es auch relativ simpel und einfach. Man muss jetzt da nichts großartig lesen und sich wo einlernen, sondern es ist relativ einfach erklärt. Die Eisenhauer Matrix ist ein Bild von vier Quadranten, zwei oben, zwei unten oder zwei links, zwei rechts, je nachdem. Und nachdem kann man dann seine To Do's einstufen zwischen wichtig und dringend. Wichtig, aber nicht dringend, dringend, aber nicht wichtig und nicht dringend, nicht wichtig. Und das sind genau diese vier Dinge, nachdem es zu zu priorisieren gibt oder zu klassifizieren. Und je nachdem, in welches dieser vier Felder die die Doings so quasi fallen, dementsprechend werden sie höher priorisiert oder weniger hoch priorisiert oder vielleicht auch sogar gelöscht, weil welches To do, was nicht dringend nicht wichtig ist. Warum sollte man das umsetzen? Gegen Frage. da einfach überlegen. Und Voraussetzung für das Ganze ist natürlich, und wer diesen Podcast nicht zum ersten Mal hört, dass man alle seine To -Do's irgendwo gebündelt hat. Das ist definitiv die Voraussetzung, weil ich kann nichts priorisieren oder zumindest nichts sinnvoll priorisieren, was ich nicht zentral irgendwo mir einen Überblick verschaffen kann.

Michael Seidl: Wenn ich in 17 Systeme nachsehen muss, was ich denn alles machen muss oder tun sollte, dann wird es mir einfach einen Überblick zu verschaffen. Das bedeutet, zuerst ein zentrales System mit allen To -Do's schaffen, allen Dingen, die erledigt werden müssen und die noch nicht geplant sind. Und dann kann ich mich hinsetzen und über diese drüber sehen und kontrollieren und was als nächstes zu tun ist. Und ich mache das immer so im kleinen Bereich so wöchentlich, dann etwas ausgereifter im Bereich einmal im Monat und dann ganz groß so circa einmal jedes halbe Jahr, wo ich wirklich alles durchgehe und wieder aufräume und Projekte mir kontrolliere und was auch immer. Aber jetzt bleiben wir bei den regelmäßigen oder bei diesen kleinen Schritten. Das heißt, nehmen wir mal das Beispiel. Ihr wollt Montagvormittag oder vielleicht Sonntag am Abend. eure nächste Woche planen, was denn alles ansteht und was zu erledigen ist. Jetzt habt ihr eine Liste mit allen euren To Do's und stuft die eben dementsprechend ein. Und vielleicht auch, das richtig bewerten zu können, was wir am Anfang immer schwer gefallen hat, was ist denn wichtig, was ist dringend, jetzt planen wir eine Woche vorab und wir reden jetzt nicht nur von beruflichen Dingen, sondern auch von privaten Dingen, erledigt werden müssen, weil Zeit haben wir trotzdem immer nur dieselbe und müssen jetzt entscheiden, was denn wir mit unserer Zeit anfangen. Jetzt gehen wir davon aus, eine Woche, wir gehen nicht davon aus, wir wissen es, eine Woche hat sieben Tage, wir schlafen, keine Ahnung, sechs, acht Stunden am Tag, sprich es bleiben 16 Stunden übrig und das ist unser Potenzial. Das heißt, wir haben siebenmal 16 Stunden Zeit, irgendwas zu tun. unter Anführungsstrichen, irgendwas Produktives zu tun. Jetzt können wir das natürlich abrechnen mit, ich schlafe länger, ich habe keine Ahnung, private Zeit wollte ich anders verplanen. Aber wichtig ist, dass man einfach weiß, wie viel Zeit man dementsprechend für diese Dinge, die da jetzt auf dem Tisch liegen oder irgendwie am Bildschirm stehen, in der nächsten Woche Zeit hat. Und daraus lässt sich dann relativ leicht oder zumindest leichter ableiten, was denn dringend und was denn wichtig ist. Es ist definitiv

Michael Seidl: Also für die Leute, in der IT arbeiten, im Consulting oder intern, natürlich Ausfälle, Probleme natürlich immer dringend. Das heißt, das muss dementsprechend immer noch vorgereiht werden. Das heißt, ein Security -Vorfall ist definitiv dringend. Da hilft jede Matrix nicht. Also das ist dringend, das gehört gelöst. Ein Stillstand bei einem eurer Kunden ist dringend, das gehört gemacht. Keine Ahnung, das Budget ist bis nächste Woche fällig, bis Freitag, das ist dringend. Das heißt, das muss in den ganz linken oberen Quadranten wichtig und dringend. Ein anderes Thema vielleicht, Security -Konzept für nächstes Jahr oder irgendwie Security -Maßnahmen setzen oder euer Konzept überarbeiten, was auch immer, mag wichtig sein, aber definitiv oder… Zumindest aus jetziger Sicht nicht dringend, weil diese Abgabefrist noch bis Ende des Jahres gilt. Das heißt, das ist vielleicht wichtig, aber nicht dringend. Das heißt, das gehört zumindest auf einen anderen Platz und daraus dann eben dementsprechend geplant. Und dann gibt es natürlich die dringenden Themen, aber nicht wichtig. Das heißt, was da reinfällt, dass man sagt, vielleicht bis in zwei Wochen muss irgendwas abgegeben werden. Das ist dementsprechend zu planen und alles, dann in nicht dringend nicht wichtig fällt, kann man sich überlegen, ob das nicht einfach gelöscht werden kann. Wenn irgendwas nicht wichtig ist und nicht dringend, dann ist die Frage, warum das überhaupt in den To Do's ist. Ja, es gibt Themen, die vielleicht da drin liegen als Erinnerung oder die möchte man irgendwann mal machen. Dann würde ich es halt auch vielleicht irgendwie auf einen Termin auf keine Ahnung, in einem halben Jahr legen, dass man es erst dann wieder bewertet und nicht jede Woche oder jedes Monat. Aber man kann sich auch überlegen, wenn das öfter in nicht dringend nicht wichtig landet, ob man das Ding nicht einfach löscht. Weil dann kann es ja nicht so wichtig oder nicht so dringend sein, dass man sich damit beschäftigt. Und eigentlich ist das der ganze Trick oder ganze Magie hinter dem Ganzen.

Michael Seidl: Das heißt, ich habe am Anfang gesagt, diese ganzen Methoden und alles drum und dran können verwirrend sein, aber ich bin trotzdem der Meinung, diese Eisenhower -Matrix, wie man es halt nennt, ist aber auch intuitiv. Also was ist dringend, was ist wichtig, was ist weniger wichtig, was ist weniger dringend und das auch dementsprechend in dem Kontext zu haben mit der Zeit, die einem zur Verfügung steht. Weil wenn man sich das vor Augen hält, dass ich am nächsten Tag nur acht Stunden habe, dann ist das Wort dringend schon ganz anders, weil ich habe dann nur acht Stunden und was muss in diesen acht Stunden, was muss da erledigt sein? Das ist dringend. Und wenn dann auch noch was Wichtiges dabei ist, dann ist das das erste, was zu tun ist. Und dementsprechend kann man dann seine Dinge und seine Doings nach diesem Plan legen. Was es dann noch gibt, das geht dann schon sehr ins Detail, würde ich sagen, aber das hilft mir doch. Mit was fängt man denn an? Wenn man jetzt einen Tag hat mit To -Do's und Themen, was macht man denn als erstes? Und da gibt es diese Aussage, eat the frog, aber im Prinzip heißt es nichts anderes als das zu erledigen, was einem am wenigsten Spaß macht. Weil dann ist das vom Tisch, ist das erledigt und man hat viel, viel mehr Freude auf die anderen Dinge, diese zu erledigen. Anstatt andersherum, wenn man das immer wieder rausschiebt, erstens verlierst du… Zeit und Effizienz mit, okay, ich mach's später, ich lese mich wieder in was anderes ein. Ich habe keine Lust. Du verlierst einfach Zeit und Effizienz. Aber wenn du sofort das Thema erledigst, keine Ahnung, Gespräch mit dem Vorgesetzten oder den Kunden anrufen, weil es Probleme letzte Woche gab und es gibt ein Krisengespräch, das ist nichts, was irgendjemand gerne macht, würde ich jetzt mal behaupten. Aber wenn ihr das sofort am Anfang von eurer… Zeit von eurem Tag erledigt, dann ist das einfach raus aus dem Thema. Dann ist euer Kopf frei, dann ist das Thema erledigt und die anderen Dinge gehen viel, viel leichter. Aber das sind dann so die Feinheiten. Das Wichtigste, würde ich wirklich sagen, ist einerseits, dass ihr eine zentrale Ablage habt. Das ist essentiell, weil ich kann nichts bewerten, über was ich mir keinen Überblick verschaffen kann. Das heißt, ich muss irgendwie meine Themen, meine Doings

Michael Seidl: visuell erfassen können auf einem Blick oder auf einem Blatt Papier, auf einem Bildschirmseite, wie auch immer oder in einem Tool zumindest, damit ich das dann dementsprechend bewerten kann. Und dann eben wirklich nach der Methode dringend wichtig zuerst, wichtig, nicht dringend, nicht dringend wichtig und alles was dann in das nicht wichtig, nicht dringend reinfällt, entweder wirklich gleich löschen oder zumindest frühestens mal wieder einen halben Jahr drüber sehen und neu bewerten. Wenn es dann noch immer nicht wichtig, noch immer nicht dringend ist, dann will ich es eher mal löschen. Und so einfach, und das geht auch rasch, also wenn man es dann ein paar Mal gemacht hat und das auch immer wieder im Hinterkopf behält, dass man nur, keine Ahnung, acht, 16 oder 24 Stunden am Tag hat, dann ist es viel, leichter zu bewerten, was denn wirklich dringend ist und was nicht. Und so könnt ihr dann dementsprechend euren Tag planen, eure Woche planen, euren Monat, eure Jahre, was auch immer, mit diesem einfachen Trick. Oder mit dieser einfachen Methode. Dann hoffe ich, dass euch das geholfen hat. Ich würde vorschlagen, was mir geholfen hat, einfach probieren, ein paar Wochen lang, paar Tage lang, je nachdem, wie oft ihr das macht, dass ihr wirklich auch seht, dass das funktionieren kann, wenn man es wirklich bewusst probiert. Ihr könnt auch gerne mal googeln, diese Eisenhower -Matrix, es sicher Leute, die das besser erklären können als ich. Dass man das auch visuell sieht, diese vier Quadrate. Aber ich würde euch das echt empfehlen nach dieser Methode, weil ich finde, das ist auch intuitiv. Man muss jetzt nicht großartig was lernen oder was Neues verstehen, sondern das ist eigentlich intuitiv. Was ist dringend, was ist wichtig und das wird erledigt. Somit bleibt mir nichts anderes mehr zu sagen als Dankeschön fürs Zuhören diese Woche. Ich hoffe es hat euch gefallen. Gebt mir gerne Feedback. Wenn ihr Fragen habt für den Podcast, bitte auch gerne als Nachricht oder Sprachnachricht mir am besten auf LinkedIn zukommen lassen. Und ansonsten wünsche ich euch eine schöne Woche. Bleibt produktiv und bis zum nächsten Mal. Bye bye.