FOLGE 18 - Organisation: Wie kann ich die Planung und Bearbeitung von ToDos beschleunigen

Michael Seidl: Willkommen zu einer neuen Ausgabe des Get Shit Done in IT Podcasts. Mein Name ist Michael Seidel und heute geht es das Thema Das ist ja ein bisschen...

Michael Seidl: Willkommen zu einer neuen Ausgabe des Get Sh*t done in IT Podcasts. Mein Name ist Michael Seidl und heute stellen wir die Frage, wie kann ich die Planung und Bearbeitung meiner To Do's beschleunigen? Jetzt haben wir beim letzten Mal schon das Thema gehabt mit der Priorisierung und streifen das Thema immer wieder. Aber für mich haben sich ein paar Dinge herausgestellt, die auch wirklich dann bei der Umsetzung oder auch bei der Planung von den Themen mich sehr wichtig sind und mir helfen das dementsprechend auch zu beschleunigen. Jetzt haben wir hier vier Punkte heute, die ich gerne durchgehen möchte und meine Erfahrung einfach schildern möchte. Der erste Punkt wäre ganz klar die Voraussetzung, dass alle To -Do's, die gemacht werden sollen, die geplant werden sollen, in einem einheitlichen System, in einem einheitlichen Topf liegen. Ich weiß, ich habe es wahrscheinlich schon ein, zwei Mal in den vergangenen Podcasts erwähnt, aber das ist das essentielle System, dass ich habe, ich habe alle meine To -Do's in einem einheitlichen Topf und so einerseits tue ich mir natürlich bei der Planung viel, leichter, weil ich genau weiß, wenn dieser Topf leer ist, ist alles verplant und geregelt und passt. Natürlich sehe ich, wenn alles in einem Topf liegt oder System, sehe ich auch viel besser Abhängigkeiten oder Zusammenhänge, die ich erkennen kann. Ich kann sehen, vielleicht gewisse To Do's zusammenhängen. Vielleicht gehören die zu einem, ich weiß Projekt ist jetzt immer so ein grauenhaftes Wort, ich jetzt mal. Aber vielleicht hängen die einfach zu einem Thema zusammen. Und das kann ich nur sehen, wenn ich alles auf einem Blick in einem Topf habe, dann sehe ich, dass To Do's oder Dinge, die ich erledigen muss, zusammenhängen. oder dass sie Abhängigkeiten voneinander haben. Das heißt, ich muss vielleicht zuerst eine Aufgabe erledigen, bevor ich überhaupt mit der anderen beginnen kann. Und wenn ich das sehe und das dementsprechend auch planen kann, habe ich natürlich hier eine viel, viel bessere Effizienz und Durchsetzungskraft. Der zweite Punkt ist, auch da sind wir noch immer bei der Planung. Es wird sich rausstellen, jetzt schon mal als Spoiler, es sind mehr Tipps in der Planung als in der Umsetzung.

Michael Seidl: Das heißt, zweiter Punkt ist in der Planung gleich die Aktion setzen. Das heißt jetzt nicht irgendwie to do's irgendwo hinschieben und ich überlege mir dann schon was zu tun ist und alles drum und dran, sondern wirklich bei der Planung schon die Aktion setzen, die gemacht werden muss. Warum? Erstens muss ich nicht dann noch einmal machen, sondern ich habe es einmal, überlege ich mir immer was zu tun ist und nicht erst dann, wenn es zu tun ist. Und zweitens kann ich auch nur so richtig planen, wie viel Zeit ich dafür veranschlage, was ich machen muss. Dauert es eine halbe Stunde, dauert es Stunde, dauert es einen halben Tag? Ist es etwas, wo ich wirklich was tue oder ist es etwas, wo ich vielleicht nur mir Gedanken mache? Also wirklich diese Planung, welche Aktion ist zu machen und eventuell auch das in unterschiedlichen Aktionen aufteilen. Dass man sagt, zuerst nachdenken, überlegen. Jetzt, aktuelles Beispiel, ich habe jetzt für Herbst ein paar Webcasts geplant. Das heißt, ich musste mir zuerst mal die Themen überlegen, über was rede ich denn in diesem Webcast, bevor ich dann überhaupt in die Produktion gehen kann, in die Planung und alles drum und dran. Also das sind alles mehrere Schritte, die wirklich dann Schritt für Schritt und auch abhängig voneinander geplant werden müssen und sollen. Das heißt, wirklich bei der Planung, überlegen und auch dementsprechend daraus dann die Zeit Slots realistisch planen. Der dritte Punkt ist, wenn ich dann eben mir überlege bei der Planung, ja wir sind noch immer bei der Planung, wenn ich mir dann wirklich überlege bei der Planung was ist denn zu tun, dann kann ich das dementsprechend auch zeitlich planen oder auch ortsunabhängig oder abhängig planen oder oder oder je nachdem welches Equipment ich gerade habe oder ich benötige. Das ist ja auch ganz wichtig. Klassiker, wenn ich ein paar Telefonate machen muss, dann würde sich das anbieten, dass ich das in einer Autofahrt mache. kann die produktiv genutzt werden. Auf der anderen Seite ein Remote Call oder Remote Termin mit einem

Michael Seidl: Kunden ist wahrscheinlich schlecht während der Autofahrt oder im Flugzeug in der Zeit oder im Zug. Zug geht es vielleicht noch, kommt auf die Strecke drauf an. Aber auch das sollte man immer wieder im Hinterkopf behalten. Brauche ich irgendein Equipment, einen Access -Tocken? Weil ich jetzt gerade im Kopf habe, einen Kunden habe ich zum Beispiel einen Hardware -Tocken. Das heißt, wenn ich plane, dass ich für den etwas tue, muss der dabei sein. Ich habe ihn meistens dabei, aber… Das sind einfach Themen. Gibt es Unterlagen, die bei mir herumliegen, die ich mitnehmen muss? Brauche ich irgendein gewisses Gerät dementsprechend? Darum eben wirklich der Punkt, einen Schritt davor, planen, was ist zu tun und auch wirklich dann planen die Umgebung. Wenn es jetzt rein die Überlegung geht, zum Beispiel nochmal zurück zum Webcast, dann kann das auch im Café bei mir im Ort sein. Dann muss ich nicht unbedingt im Büro sitzen. Da Andere Seite, wenn ich dann wirklich die Podcast produziere oder mir dann eben ansehe, wie das auf LinkedIn live funktioniert und alles drum und dran, dann sollte ich zumindest mein Notebook mit dabei haben oder am Arbeitsplatz sitzen, damit ich das dementsprechend umsetzen kann oder mir ansehen kann. Das heißt wirklich bei der Planung überlegen, was braucht ihr am Equipment, welche Umgebung ist die richtige und was kann ich da tun? Oder wenn ihr zum Beispiel jetzt Reisezeiten habt, plant euch da solche Nachdenk -Doing, sag ich jetzt mal ein. Weil meistens dann eh Equipment schwer ist, wenn man irgendwo ein und aussteigen muss und wieder umsteigen und alles drum und dran. heißt, so plane ich zum Beispiel meine Reisezeiten mit solchen Themen. Natürlich gibt es auch Reisezeiten, wo ich einfach nichts mache und mir einfach nur Musik habe. Also keine Sorge, ich arbeite nicht rund die Uhr. Aber einfach zu zeigen oder zu erklären, dass hier das Verständnis da ist, die Doings wirklich so zu planen, wo sie hingehören. Und jetzt sind wir bei der Ausführung. Man schon, wir hatten jetzt drei Punkte bei der Planung, jetzt der letzte Punkt bei der Ausführung. Das ist relativ simpel durchziehen. Das heißt, wenn ihr irgendein Doing geplant habt, dann hattet ihr das wahrscheinlich einen Grund, warum ihr das an dem Tag gelegt habt, warum ihr das in die Zeit gelegt habt. Jetzt sind wir wieder beim vorhergehenden Podcast gewesen mit der Priorisierung und vielleicht Dinge zuerst machen, die weniger Spaß machen.

Michael Seidl: Aber Voraussetzung ist dann dementsprechend auch, dass ihr das Ding einfach durchzieht und dann nicht wieder zu überlegen anfängt, brauche ich das oder will ich das oder sollte ich was anderes tun. Natürlich können sich Dinge ändern. Ja, natürlich kann es sein, dass irgendwas vielleicht nicht mehr notwendig ist, dann weg damit und was anderes. Aber es geht eher die Disziplin, das auch wirklich durchzuziehen. Das heißt, ihr habt jetzt eine Stunde geplant für, keine Ahnung, Remoteinsatz beim Kunden für ein Thema, das… absolut langweilig ist, egal, es gehört gemacht, es wurde dem Kunden versprochen oder eurem Kollegen oder was auch immer, da erwartet sich das an diesem Tag, zu dieser Zeit. Das heißt, das wird durchgezogen. Keine Ablenkung wieder machen und wie gesagt nach der Priorisierung vom letzten Mal durchaus Themen zuerst angehen, die weniger Spaß machen. Dafür machen die anderen Dinge natürlich Spaß. Aber wenn ihr am Anfang schon anfängt vom Tag, irgendwelche Themen rauszuschieben oder in die Länge zu ziehen, weil es keinen Spaß machen, es wird nicht besser. Also die Dinge gehören erledigt. Also wenn die schon bei euch auf dem Tisch liegen, bei euch im Kalender stehen, dass ihr sie erledigen müsst, weil ihr das vorher schon festgelegt habt, weil ihr es nicht delegieren könnt, dann zieht es durch und macht es. Okay, so blöd es klingt. Ich habe da auch kein Geheimrezept oder irgendwas. Wir haben einmal Dinge Spaß machen, die sonst keinen Spaß machen, sondern die gehören einfach erledigt und es gibt solche Dinge. Bei mir ist es klassisch die Buchhaltung einmal im Monat, wobei ich zum Glück eine nette Steuerberaterin habe, die mir viel Arbeit abnimmt. Aber nichtsdestotrotz muss ich mir die Belege zusammensuchen, die Zahlungen zuweisen, drum und dran, Beschreibungen pflegen, wie ich weiß. Auch das ist circa eine halbe Stunde, im Monat. Also ich würde viel, viel lieber andere Dinge machen, das können Sie mir glauben, aber es muss erledigt werden. Von dem her einfach durchziehen, Augen zu und durch und bin dann jedes Mal wieder froh, wenn es erledigt ist und ich einen Monat eine Ruhe habe. vielleicht einfach diese Aussicht im Kopf oder die das sehen, wenn es erledigt ist, dann gibt es ein gutes Gefühl, dann ist man erleichtert, wenn ihr das im Hinterkopf habt.

Michael Seidl: hilft das vielleicht schon bei der Umsetzung. Aber der vierte und einfache Hinweis, durchziehen. Mehr gibt es nicht. Jetzt sind wir beim Ende angelangt. Man hat es gesehen, wir hatten jetzt 4 Punkte, 3 davon in der Planung und es gibt ein Sprichwort und bitte jetzt nicht auf diese Zeiten oder Minuten festlegen, aber es gibt so den Spruch, sinngemäß 10 Minuten in der Planung ersparen 1 Stunde in der Ausführung. Das mag jetzt das Verhältnis immer wieder unterschiedlich sein oder auch vielleicht nicht korrekt sein. Nichtsdestotrotz bin ich der Meinung, dass eine gute Planung und dementsprechende Aktionensätze und alles drum und dran sehr, sehr viel Zeit in der tatsächlichen Ausführung dann hilft oder erspart. Wenn ich das irgendwie wo reingebe, muss ich mir dann wieder Gedanken machen über das Thema zum zweiten, zum dritten, zum vierten Mal. Das kostet alles nur Zeit. Das heißt, wirklich ein bisschen mehr in die Planung stecken, nicht übertreiben. Vom Planen werden keine To -do's erledigt. Das heißt, was geplant wird, auch umgesetzt werden. Also nicht glauben, dass durch die Planung alles erledigt ist. Aber wenn man ein bisschen mehr in die Planung setzt, diese vier Schritte oder die drei in der Planung beherzigt, die ich jetzt genannt habe, dann spart das extrem viel Zeit bei der Ausführung. Probiert es aus, lasst mich wissen, wie euer Feedback ist. Vielleicht habt ihr noch andere Tipps. Wenn ihr Fragen für einen der nächsten Podcasts habt, würde ich mich sehr freuen, ich diese beantworten darf oder zumindest probiere zu beantworten. Eure Fragen, dann bitte am besten per LinkedIn entweder als Textnachricht oder als Sprachnachricht mir auf LinkedIn senden und dann würde ich mich freuen, diese in den nächsten Podcast zu beantworten. In diesem Sinne, bleibt mir nur zu sagen, wünsche euch eine schöne Woche, bleibt produktiv und bis zum nächsten Mal. Bye Bye.