FOLGE 2 - Organisation: Wie behalte ich den Überblick über alle Aufgaben?

Michael Seidl: Hallo zu einer neuen Ausgabe des Get Shit Done in IT Podcasts. Heute mit dem Thema Wie behalte ich den Überblick über alle Aufgaben? Ich glaube, das ist ein Thema, was wahrscheinlich viele beschäftigt. Es kommen von allen Ecken irgendwelche Themen rein. E -Mails, Slack, Teams, die Freundin, der Freund, der Mann, die Frau, Kinder. Es geht nicht nur die IT oder den Beruf, sondern auch ums private Umfeld. Und wie man hier ... den Überblick behält. Die relativ einfache und kurze Antwort ist, hab ein System, wo alles drin steht. Und damit das nicht der kürzeste Podcast der Geschichte wird, ja, der zweiten Ausfolge, nicht ganz so viel Geschichte, aber ein bisschen mehr dazu. Jetzt, aber die Antwort bleibt dieselbe, also hab ein Tool, hab einen Bereich, ein... ein Ding oder einen Platz, wo alles drin steht. Gleich vorweg, E -Mail oder den Posteingang ist es definitiv nicht. Da mögen E -Mails reinkommen, wo du deine To -Do's machen kannst. Aber da gab es schon eine andere Folge, die vorhergehende, dass E -Mail kein Ablagesystem oder kein To -Do -Planungssystem ist. Also E -Mail ist es nicht, weil alleine schon das Thema, was dir die Freundin oder Freund heute morgen, bevor du aus der Haus gegangen bist, gesagt hast, was du tun sollst, ihr Bitte machen sollst, steht nicht in deinen E -Mails drin. Es ist ein sehr unzuverlässiger Platz, alles für dich zu behalten. Jetzt ein bisschen zurück, vielleicht auch das selber zu verstehen. Oder ja, selber zu verstehen, wie es einem damit geht. Wenn man nicht den Überblick hat, was zu tun ist, fühlt man sich doch immer ... leicht gestresst und leicht überfordert. Und das ständig. Weil wenn man immer das Gefühl hat, ich habe was vergessen, ich muss noch was tun, ich habe so viel zu tun, ich weiß nicht, wo ich anfangen soll. Jetzt wollen wir nicht gleich vom Burnout reden, ja. Aber aus eigener Erfahrung, es ist definitiv kein schönes Gefühl. Also das, was ich jetzt habe oder wenn ich das, was wir heute in dem Podcast besprechen, selber schaffe und durchführe, das Gefühl ist mir definitiv lieber.

Michael Seidl: Ja, und da geht es jetzt darum einfach nur als Beispiel. Ihr kommt nach Hause und am Eingangsbereich liegt keine Ahnung, die Glühbirne oder ein Hammer und Nagel, der euch jedes Mal, wenn ihr reinkommt, daran erinnert, dass ihr etwas machen sollt. Aber ihr sowieso keine Zeit habt, wenn ihr da vorbeigeht, weil da wahrscheinlich schon, keine Ahnung, die Kinder vielleicht warten, dass sie Zeit mit euch verbringen oder der Partner wartet, dass sie Zeit mit euch verbringt, dass das Essen ansteht. Das heißt... Da liegt was herum, was ich immer wieder an was erinnert zu tun. Aber das zu einer Zeit und an einen Platz, wo es eigentlich keinen Sinn macht, weil ihr da keine Zeit habt. Oder ihr geht in euer Büro, ihr habt Homeoffice, sehr wahrscheinlich, und habt da Zettel herumliegen oder irgendwelche Rechnungen, Broschüren, Unterlagen, was auch immer, die euch ständig daran erinnern und so quasi auf Trab halten, dass ihr da was tun solltet. Nur ihr habt keine Zeit, weil ihr müsst jetzt gerade was am Rechner machen für euren Kunden, für eure Firma, für euch selber irgendwas. Ihr habt jetzt sowieso keine Zeit, aber ihr werdet ständig daran erinnert und geht dann aus der Haus oder geht dann vom Tisch weg und habt noch immer das Gefühl, ja, ich muss da ja noch was machen. Und das geht mit ganz vielen Dingen. Da sind wir jetzt wieder beim letzten Podcast Thema mit den E -Mails. Ihr habt den Posteingang, keine Ahnung. extrem viele ungelesene und gelesene E -Mails, die euch dran erinnern, dass da noch irgendwas zu tun ist. Ihr habt im Slack, im Teams, irgendwelche Nachrichten markiert, damit ihr ja nicht vergesst da irgendwas zu tun und jedes Mal, wenn ihr Teams aufmacht oder Slack oder welchen Messenger auch immer, seht ihr das und seid erinnert, ich muss noch was tun, aber jetzt geht's nicht, weil jetzt habe ich ja ein Meeting. Und genau das Thema geht's. Das wäre das Pendant dazu, ein einheitliches System zu haben, was euch dann daran erinnert, wenn es passt. Das heißt, der erste Schritt ist einmal all diese losen Dinge, all diese Dinge, die irgendwo herumschweben. Euer Posteingang, euer Kopf. Dann noch vielleicht ein kurzes Beispiel. Euer Kopf, euer Gehirn ist nicht dazu gemacht, irgendwelche Dinge sich aufzubehalten.

Michael Seidl: und immer mitzuschleppen. Ja, ich weiß nicht, ich seh das irgendwie wie so ein kleiner Container, wo ihr Sachen drin lagern könnt. Wenn da ständig drin Dinge sind, die ihr euch merkt, weil ihr irgendwann tun müsst, dann ist kein Platz mehr, irgendwas Produktives zu tun. Also euer Hirn kann dann dementsprechend nichts mehr leisten, hat auch nur beschränkte Kapazität. Also euer Kopf ist nicht dazu gedacht, sich Dinge zu... sich Dinge zu merken oder euch aufzumerkten oder zu behalten, die ihr irgendwann mal tun sollt. Bringt das aus eurem Kopf raus, damit euer Kopf Ressourcen hat, zu denken, Dinge umzusetzen und nicht irgendwelche Sachen zu behalten. Euer Kopf ist keine Lagerhalle, euer Kopf oder euer Hirn ist ein Prozessor, der Sachen tun will und nicht keine Festplatte. Das heißt, habt eben einen, bringt all diese Dinge, euer Kopf, euer Posteingang, eure Notizzettel, die irgendwo kleben, eure Post -its, eure, keine Ahnung, eure Slack -Teams -Nachrichten, eure, in -Kundensystem, irgendwelche Nachrichten, was auch immer, bringt das alles in ein zentrales System. Das ist so quasi der Beginn. All das muss gesammelt werden. in ein zentrales System und dann dementsprechend koordiniert, bereinigt, vielleicht stehen auch irgendwo schon doppelt oder dreifach die Dinge drin, bereinigt werden, in ein System gebracht werden, geplant werden, priorisiert. Und dann habt ihr ein einziges System, einen einzigen Platz, wo all diese Dinge drinstehen, die ihr jetzt demnächst irgendwann mal machen müsst. Und der große Vorteil ist jetzt, da ist eben auch dieser Zettel oder dieser Stapel am Papier drinnen, der bis jetzt auf eurem Tisch gelegen ist, der kommt in das System, so quasi vermerkt, ich muss meine Rechnungen bezahlen oder meine Unterlagen durchgehen. Das dauert keine Ahnung 15 Minuten und das plan ich mir für Freitag, Vormittag ein, weil da bin ich im Homeoffice, da habe ich keine Termine.

Michael Seidl: Und dann verschwindet dieser Stapel von eurem Tisch in irgendeine Schublade und kommt erst dann wieder raus, wenn ihr es eben für den Freitag geplant habt. Und dazwischen werdet ihr nicht davon abgelenkt oder gestört, sondern der Stapel kommt erst dann wieder raus, wenn er so quasi bearbeitet wird. Bis dahin müsst ihr nicht dran denken. Und umso mehr ihr dieses System pflegt und diesem System auch vertraut, umso ... entspannter oder umso mehr könnt ihr euch auf andere Dinge konzentrieren und umso weniger werdet ihr abgelenkt. Und das ist eben genau dieser Punkt. Und genau dann weiß ich, was ich tun muss. Und genau wenn ich einen Platz habe, kann ich sagen, einerseits was ist wichtiger, kann das planen und kann eventuell andere Dinge auf einen anderen Tag, Woche, Monat, was auch immer verlegen. Und hab endlich mal das Gefühl, ja ich weiß was heute zu tun ist. Wenn ich es nicht schaffe, muss ich es auf einen anderen Tag legen und kann dann dementsprechend am Abend relaxt, was auch immer tun, ohne ständig daran zu denken, ich muss das noch machen, ich muss dies noch machen oder ich habe irgendwas im Kopf und habe das Gefühl, ich habe es nicht erledigt. Sondern es steht in einem System, wenn es erledigt ist, wird es als erledigt markiert, verschwindet aus dem System oder wird archiviert, was auch immer. Aber es ist nicht in eurem Kopf, es ist nicht in eurem Posteingang, es ist nicht auf eurem Schreibtisch, es ist nicht in eurem Eingangsbereich, der Hammer, die Nägel, es ist nicht eine Teamsnachricht oder was auch immer, sondern es ist in eurem System. Jetzt kann ich euch gerne sagen, was ich nutze, also ich oder wir nutzen Notion für unsere Projekte und auch für unsere To -Do's oder als Second Brain, wie auch immer man dieses System nennt. Hab aber schon, ich glaube, Seit ich das versuche zu leben, und ich meine wirklich versuche, auch mir gelingt das nicht immer, ist das glaube ich das vierte oder fünfte Tool, das ich dazu benutze. Kein Tool wird euch dabei helfen, so quasi die Aufgabe zu tun, dass man alles zusammen trägt und das System auch pflegt. Das müsst ihr noch immer selber machen. Und da ist es kaum nicht egal, wie das Tool heißt. Und ja, es bedeutet Aufwand.

Michael Seidl: Aber es gibt den Spruch, ich weiß nicht genau, wie das Verhältnis genau ist, aber so ähnlich. Zehn Minuten Planung sparen euch zwei Stunden Ausführung. Und jetzt kann ich nicht versprechen, dass das immer genau in diesem Verhältnis passiert. Aber ich kann versprechen oder ich kann mit Sicherheit zumindest von mir sagen, dass jede Minute Planung mir x -fach an Ausführung erspart oder hilft oder mich schneller macht. Das heißt, das System erleichtert nicht nur euren Kopf oder eure Gedanken, weil eben alles in einem Platz ist, sondern es erspart euch auch extrem viel Zeit bei der Durchführung. Weil ihr ja wisst, was jetzt zu tun ist, ihr habt dann alle Informationen an einem Platz und ihr müsst nicht überlegen, was ist denn jetzt am besten zu tun und blablabla und verratet damit Zeit und weil es so langweilig ist, schaue ich jetzt mal wieder auf. auf Instagram oder ich spiele in deinem Handy so zwischendurch, sondern ich kann im Flow bleiben und weiß einfach was zu tun ist. Okay? Das heißt zusammengefasst, sucht euch ein Tool, wie auch immer das heißt, bringt all eure Sachen, all eure losen Sachen, all eure To -Do's, die im Kopf sind, die im Postergang sind, die irgendwo herumliegen, virtuell oder physisch oder digital, virtuell wie auch immer, an ein einen zentralen Platz und versucht dieses System zu leben. Von dort aus eure Doings zu machen und in diesem System kann nicht nur drinstehen, dass ihr jetzt am Wochenende eine Grillparty feiern müsst oder nächste Woche irgendein Konzept in der Firma abgeben müsst. Da drin kann auch stehen, ich möchte irgendwann mal eine Sprache lernen. Das hat zwar vielleicht den Status Anytime oder Backlog oder wie ihr das nennt, aber es steht da drin. Und genau das geht alles darf und muss. Und da aus diesem System wird geplant und die Doings abgearbeitet und alles was daherkommt ab sofort kommt in dieses System. Es muss nicht auf die Minute sein. Ich habe es im letzten Podcast gesagt mit den E -Mails. Das heißt ich prüfe einfach ein, zwei, drei mal am Tag meine E -Mails je nachdem wie ihr das wollt und wenn sich daraus Aufgaben ergeben die nicht sofort erledigt werden können, kommen die in dieses System. Das ist es.

Michael Seidl: Also zusammengefasst, ein System, eine Lösung finden, alles da rein geben und von dort aus arbeiten und alles was in Zukunft reinkommt in dieses System, in diese Lösung rein und von da aus arbeiten. Probiert es aus, aus meiner Erfahrung kann ich sagen, es hilft extrem. Ich schaffe es nicht ständig, aber ich weiß, wie es sich anfühlt, wenn ich es schaffe. Und das hilft mir auch mal wieder, das System so quasi wieder zu bereinigen, wenn ich mal ein bisschen abdrifte. Also es funktioniert wirklich und es ist eine Erleichterung. Und ich würde euch raten, wenn ihr... Das ist ein riesen... Riesenpunkt. Es gibt viele kleine Dinge, produktiver zu werden, die dann so im Prozentbereich sind, es zu verbessern. Aber eine Single Source of Shit, werden wir jetzt schon beim Podcasttitel bleiben, hilft extrem, die Produktivität zu steigern und auch euer Gehirn zu entlasten, einfach eure Konzentration zu verbessern. Das ist ein riesen Unterschied. Also sucht euch ein System, bringt alles rein und lasst mich gerne wissen, wie es euch damit geht. Am besten über LinkedIn. Da könnt ihr mir eine Nachricht schreiben, eine Sprache hinterlassen. Ihr könnt mir da auch Fragen schicken. Wenn ihr welche habt für den Podcast, die wir hier behandeln sollen, würde ich gerne eure Fragen beantworten. Also gerne über LinkedIn zu mir kommen. Und zum Schluss bleibt mir nur zu sagen, bleibt produktiv. Danke fürs Zuhören und bis zum nächsten Mal. Bye bye.