FOLGE 020 - Organisation: Wie sieht mein "Single Source of Sh*t" aus?

Michael Seidl: Willkommen zu einer neuen Ausgabe des Get Sh*t done in IT Podcasts. Mein Name ist Michael Seidl und heute haben wir die Frage, wie sieht mein Single Source auf Shit aus? Ich habe es in den vergangenen Episoden immer mal wieder erwähnt, kam jetzt die Frage auf. Ich bin ein Verfechter, dass all die To -Do's, die einem so reinflattern über welche Kanäle auch immer, irgendwo in einem zentralen System abgelegt werden. wurde das manchmal passend zum Podcasttitler Single Source of Shit betitelt und da kam eben die Frage rein, wie denn das bei mir aussieht und wie denn das funktioniert. Eins vorweg, ich werde zwar jetzt oder sagen, wie ich das technisch auch löse, möchte aber trotzdem darauf hinweisen, dass nicht das Tool dementsprechend die Lösung dafür ist. Also das hat sich bei mir einfach ergeben. Vielleicht zur Erklärung, was ich darunter verstehe. bemühe mich und das sage ich ganz offen, auch bei mir funktioniert es nicht immer. Auch jetzt gerade liegt ein Post -it auf meinem Tisch, der nicht da in diesem Single Source of Shit drin ist. Ich versuche so gut es geht und es funktioniert zum Glück immer besser und sehr gut, dass ich einen zentralen Platz habe für meine To -Do's, für meine Sachen, die ich erledigen muss. Egal ob privat oder geschäftlich, alles. Das ist bei mir momentan und das jetzt seit fast zwei Jahren mache ich das alles in Notion. Das ist ein Cloud -Dienst, mit dem man Datenbanken, To -Do's, Tasks, alles Mögliche machen kann. Also OneNote auf Steroiden. Ich war lange OneNote -Fan, viele Jahrzehnte für Notiz und alles drum und dann. habe aber unterschiedlichste Systeme wie Microsoft To Do, wie in so einem Apple -System hatte ich mal andere Dinge für die To Do Planung, aber mich hat immer gestört, dass das nicht kombinierbar war. Das heißt, ich hatte auf einer Seite in OneNote meine Notizen und vielleicht auch so Projekte, sage ich jetzt mal, ja, und in irgendwelchen anderen Tools meine einzelnen To Do's und das hat irgendwie nie zusammengepasst.

Michael Seidl: funktioniert zumindest für mich mit Notion sehr, gut. Das ist der technische Hinweis. Das Tool an sich löst nicht den Workflow, löst nicht das Problem. Es geht wirklich zu verinnerlichen, dass man einen einzigen Platz hat, einen zentralen Platz hat, seine To -Do's zu verwalten, zu managen, zu planen. abzuschließen und so weiter. Das ist quasi das Wichtigste. Das Tool dahinter ist dann im Prinzip nur die Zugabe, aber es geht wirklich in erster Linie darum, diesen Vorteil zu sehen und daraus zu lernen, dass es wirklich Sinn macht, einen einzigen Platz zu haben, wo alles besammen ist. Und das ist jetzt auch gleich der Hinweis, E -Mail ist es nicht. Ich habe es, ich, schon mal in einem anderen Podcast erwähnt. Es ist nicht E -Mail, es ist nicht euer Posteingang oder irgendwelche Unterordnungen in eurer E -Mail. wo ihr eure To Do's plant. E -mail ist ein Ablagesystem, E -mail ist ein Kommunikationssystem, na, Entschuldigung, E -mail ist kein Ablagesystem. E -mail ist ein Kommunikationssystem, aber kein To Do und kein Ablagesystem. Das heißt, wie sieht das jetzt für mich aus? Das heißt, es gibt eine Inbox, sag ich jetzt mal, ja, also einen, wenn wir es jetzt physisch nennen, einen Blatt, einen Korb, wo alle meine Dinge reinkommen. Natürlich sind das im realen Leben mehrere Inboxes. heißt, meine E -Mails kommen in meine E -Mail -Inbox. Man bekommt ab und an noch Briefe, meistens Rechnungen. Da gibt es bei mir im Büro einen Platz, der aber nicht einsehbar ist, sondern der ist versteckt, wo so quasi diese Dinge abgelegt werden. Und dann gibt es technisch oder virtuell eben in Notion eine Inbox, wo alle meine To -do's reinkommen, die mir so einfallen. Das heißt, ich habe auf meinem Handy zum Beispiel, weil das ist doch gerade wenn ich unterwegs bin, schnellsten greifbar eine Link zu diesem Notion Inbox, das ist im Prinzip eine Tabelle technisch gesehen in Notion, wo ich mir diese Dinge aufschreibe, wo wenn mir irgendwas einfällt, was ich sagen möchte, möchte ich machen, kommt das da rein.

Michael Seidl: Wenn ich vielleicht irgendwie einen interessanten Titel lese, auf LinkedIn oder was auch immer, kann ich das direkt da reinsharen. ich benutze ein iPhone, da geht das ganz gut mit Widgets und Sharing und alles drum und dran, dass das da drin landet. Oder wenn ich am Computer sitze, dann ist meistens ein Tab offen, wo diese Inbox hinterlegt ist, in Notion eben, und dann schreibe ich das da rein. Das heißt, wenn mir was in den Kopf kommt, wenn ich eine Idee habe, kommt das zuerst mal da rein. Und dann gibt es, mal geplant, mal ungeplant, einfach Zeiten, wo dann diese Inboxen geleert werden. Sowohl die E -Mail, das hatten wir in einem Podcast schon, dass ich sage, E -Mail Inbox wird nur ein-, zwei-, dreimal am Tag durchstöbert und geleert und abgearbeitet. Genauso die Briefe, also diese physische Inbox reicht meistens einmal in der Woche, so viel kommt da nicht. Das reicht meistens am Freitag. Da habe ich meistens zu den klassischen Bürotag. Also dann gehe ich diese Zettel durch und diese virtuelle Inbox eben in Notion. Und was heißt das? Das heißt, ich sehe mir diese To Do's an, diese Dinge, die da reingekommen sind. wenn es kommt darauf an, wie viel Zeit ich gerade habe, aber wenn es in ein, zwei bis fünf Minuten erledigt werden kann, wird das Thema erledigt. Das heißt, wenn es jetzt darum geht, ich habe eine Rechnung bekommen, dann wird die schnell eingescannt im Buchhaltungssystem abgelegt und zur Zahlung markiert und fertig. Das dauert eine Minute. Im Großen und Ganzen, das wird sofort gemacht und ist das erledigt. Alles, dann so quasi durch den Raster fällt, das heißt, was nicht in fünf Minuten erledigt ist, muss dementsprechend geplant werden. Das heißt, entweder ich muss es bereits zeitlich irgendwo einplanen. Ich weiß schon, das muss bis dort und dort fertig sein. Das heißt, es wird eingeplant an dem Tag in meinem Kalender. Also nicht das To -do irgendwo mit einem Datum versehen und ich muss dann wieder extra wo nachsehen, sondern das steht dann in meinem Kalender drin. Es kann auch sein, dass das vielleicht einfach nur ein Hinweis ist für irgendwann später. Das dann gibt es so einen Sunday -Orden oder irgendwann. Das heißt, da stehen dann vielleicht Dinge drin, die

Michael Seidl: vielleicht interessant sind, aber nicht jetzt, die ich vielleicht irgendwann mal mehr ansehen möchte oder einfach als Ablage so quasi behalten möchte. Und es gibt natürlich auch Dinge, wo jemand anderem helfen muss, das heißt auch da wäre so quasi der erste Punkt delegieren oder gleich nachfragen, die nächsten Schritte planen, setzen und das dann machen. Und wenn man jetzt eben in die Planung geht, egal ob es jetzt in delegieren geht, nachfragen oder was auch immer, ist es für mich ganz, ganz wichtig, gleich den Schritt zu planen. Wenn wir jetzt bei der Rechnung bleiben, dann kommt die vielleicht elektronisch rein, dann ist der nächste Schritt Rechnung scannen, Rechnung zahlen. Das heißt wirklich hier diese Schritte planen und nicht einfach die Rechnung stur irgendwo hinschreiben für zwei Wochen und das einplanen, weil dann muss ich mir in zwei Wochen erst wieder Gedanken machen, was muss ich denn mit diesem Dokument tun. Das heißt wirklich, wenn es in die Planung geht, die Schritte definieren, die Schritte festlegen und daraus dann eben planen. Und das ist für mich im Prinzip die Inbox und die ist zumindest der Wunsch, sehr oft auch schon Realität, nicht immer, dass die am Freitag alles leer ist. Sowohl meine Mail -Inbox, wie auch meine virtuelle Inbox, wie auch meine physische Inbox. Das heißt, am Freitag möchte ich das gegen Mittag. dass so quasi gelehrt ist, frei ist und... einfach wieder sauber ist für die kommende Woche, für die kommenden Zeit. Wie gesagt, wir oder ich nutze sehr stark Notion dafür. Muss nicht sein, jeder kann sich sein eigenes Tool suchen. Wen das interessiert, kann sich das gerne mal ansehen. Aber wichtiger finde ich neben der Auswahl des Tools, also definitiv ist das eine niedrige Priorität, welches Tool ich verwende.

Michael Seidl: viel, viel wichtiger ist eben wirklich dieser Ansatz, dass alles in ein System kommt, dass alles zentral abgelegt ist oder zumindest auf das reduziert, soweit ich es kann. Wie gesagt, ich habe drei Inboxen, physisch, mail und virtuell, aber dass wirklich dann alles andere da reinkommt und so wie es jetzt momentan ist, wo dann Zettel irgendwie herumliegen, dass dann halt das auch aufgeräumt wird oder vielleicht, am Abend sogar schon wieder in diese virtuelle Inbox kommt. Aber so sieht bei mir so quasi dieser zentrale Ablagepunkt aus. Wer sich mehr erwartet hat, sorry, es ist nicht sehr aufregend, sehr spannend, sondern es geht einfach wirklich den Gedanken, dass man alles an einem Platz hat und daraus einfach viel, leichter planen kann und viel, leichter den Überblick behält. Das war's für diese Woche. Wem es gefallen hat, bitte eure Fragen entweder auf LinkedIn als Textnachricht oder als Sprachnachricht bitte mir zukommen lassen und wir haben eure Fragen demnächst in einer der Episoden. Ansonsten wünsche ich eine schöne Woche und bis zum nächsten Mal. Bye bye.