FOLGE 022 - Organisation: Welche Aufgaben lassen sich im täglichen IT Alltag automatisieren

Michael Seidl: Willkommen zu einer neuen Ausgabe des Get Shit Done in IT Podcasts. Mein Name ist Michael Seidel und heute haben wir das Thema, welche Aufgaben lassen sich im täglichen IT Alltag automatisieren. Eins vorweg bitte Entschuldigung, meine Stimme ist noch etwas angeschlagen vom letzten Wochenende und nein, das hat nichts mit Bier oder irgendwas zu tun, sondern ich war auf einer Konferenz und hatte dann zwei Tage Schulung und mit Fliegen. ist irgendwie meine Stimme beleidigt. Also wenn es sich ein bisschen anders anhört, liegt es an dem. Aber es wird schon besser dennoch und demnach gibt es heute die Podcast-Folge. Also welche Aufgaben lassen sich im täglichen IT-Alltag automatisieren? Jetzt mag der eine oder andere ja vielleicht mitbekommen haben, dass ich nicht ganz so ungern automatisiere und damit im Prinzip auch mein Geld verdiene. Wobei wir heute wirklich über Dinge sprechen wollen oder ich über meine Dinge sprechen wollen, die mir in meiner täglichen Arbeit helfen. Also nicht jetzt was wir für andere Firmen machen oder andere IT Abteilungen, sondern wirklich Automatisierungen, die mir helfen, etwas produktiver zu sein. Ein Punkt oder der erste ist ein ganz einfacher, ganz kleiner oder ganz einfach zu nutzen. was mir doch einiges an Zeit spart und getippe und vielleicht auch wo ich irgendwas falsch machen könnte und zwar geht es darum Outlook Aktionen oder Outlook Mail Aktionen oder diese Quick Actions oben an der Taskleiste. Mag jetzt einfach klingen und der was vielleicht die anderen Folgen schon gehört hat, ich bin ein Verfechter von leeren Posteingängen und Ich habe dann aufgezählt oder damals erklärt, wie ich das nutze, so quasi entscheiden, was ist zu tun, was ist mit der Mail zu tun und dementsprechend die Aktionen zu machen. Da nutze ich sehr, oft diese Mail-Aktionen. Und zwei oder drei Beispiele, ich habe, die ich sehr gerne nutze, ist eines, ganz klassisch dann und archivieren. Also wirklich, den Häkchen so quasi als gelesen markieren, verschieben ins Archiv und fertig. Das sind E-Mails.

Michael Seidl: die ich gelesen habe, wo ich keine Doings habe oder wo ich Doings dann dementsprechend in meinem Tool geplant habe und somit diese E-Mail nicht mehr benötige. Das ist auf einen Klick gelesen, verschoben und dementsprechend weg aus meinem Eingang. Und eines der zweitmeisten Aktionen, die ich ganz gerne nutze, jetzt vielleicht, was muss ich überlegen, warum, sind Rechnungen verschieben an unser Rechnungssystem. Das heißt, ich bekomme dementsprechend Rechnungen für unterschiedliche Softwareprodukte oder Dienstleistungen oder ganz klassisch Taxi, Flug, was auch immer. Und wir haben ein Rechnungssystem, was dementsprechend Mails, Rechnungen per E-Mails lesen kann oder empfangen kann. Und da gibt es klassisch einen Button oben, der Invoicing heißt und der macht nichts anderes als das E-Mail weiterleiten an die richtige Adresse, mir aber die E-Mail noch offen lässt, damit ich eventuelle Anhänge oder sonstiges entfernen kann, ich nicht brauche und dementsprechend dann die richtige Adresse weiterleite und diese E-Mail auch wirklich gleich löscht. Also die wird nicht ins Archiv verschoben, sondern gelöscht, weil warum muss ich mir das E-Mail aufheben, wenn es eh dementsprechend in der Rechnungs-App ist. Also das sind eigentlich meine meisten zwei Aktionen, die wir oder die ich in meinem Outlook-Line nutze. Ein Punkt noch. Der nächste Punkt ist, ich habe mir einen Kalendersync im Power Automate gebaut. Ja, nicht im PowerShell, sondern im Power Automate. Das ging relativ einfach und ich wollte es einfach mal probieren und das funktioniert ganz gut. Und zwar geht es darum Kalendersyncs. Ich habe einen privaten und einen Firmenkalender und lasse aber Buchungen auf meinen Firmenkalender zu. und möchte dort auch meine Verfügbarkeit anzeigen, ohne meine Privatkalender irgendjemanden frei zu geben. Das heißt, es existiert ein Power Automate, was mir Termine von meinem Privatkalender, die dementsprechend abwesend gebucht sind, also nicht frei, sondern die wirklich Zeit beanspruchen, die dementsprechend mit Power Automate vom privaten Kalender zumindest als geblockte Zeit in meinem Firmenkalender gebucht werden oder kontrolliert werden, synchronisiert werden.

Michael Seidl: Das hilft mir doch, weil gerade das war immer sehr aufwendig, sehr umständlich, das eben gleichzuhalten. Vor allem, wenn sich dann Termine verschieben, ändern musst du das auf beiden Seiten machen. Das hilft mir schon sehr, hier dementsprechend die Arbeitslast oder die, ja, diese

Michael Seidl: diese unnötige Arbeit so quasi zu erleichtern und dementsprechend auch nicht mehr machen zu müssen. Und der dritte Punkt, das mag jetzt ein bisschen nicht ganz so mehr trivial sein, aber auch ein Thema, das vielleicht auch anders lösbar ist. Ich erzähle ja immer von diesem Single Source of Shit, also beim letzten oder vorletzten Podcast glaube ich, habe ich es erwähnt, dass ich hier Notion nutze für meine ganze Zudu-Planung und alles drum und dran. Und hier gibt's ein PowerShell-Sync, also ein PowerShell-Script, was in Azure Automation läuft, was mir diese To-Do's, das ist jetzt auch wieder der Punkt, den ich erwähnt habe, ich möchte To-Do's in meinem Kalender stehen haben. Das heißt, es gibt ein PowerShell-Script in Azure Automation, was mir aus diesen To-Do's einen Kalendereintrag macht. Das heißt, ich habe auch das dementsprechend dann im Kalender stehen und muss nicht in meiner To-Do-Liste nachsehen, sondern sie ist als Blocker im Kalender und ist dort ersichtlich. Da vielleicht als Information dazu. Es gibt dann bei jedem To-Do so quasi einen Datum-Speaker bis wann muss das erledigt werden. Und dann gibt es unten so eine Drop-Down-Liste, in welchem Planungsmodus so quasi ich mich befinde. Das heißt soll er sich die ersten Slots aussuchen, die möglich sind bis zu diesem Datum. Das heißt so best effort oder ich weiß nicht mehr wie ich das genannt habe gerade. Das heißt dann wird der erste Slot gebucht. wo eben diese zwei Stunden frei sind. Und dann gibt es den zweiten, einen Plan, das heißt Plan genau an diesem Tag, ich ignoriere alle anderen Zeiten und ich schiebe mir das dann dorthin wo ich es brauche. Und so quasi letzte Möglichkeit ist dann das, geh bis zum Enddatum, bis es erledigt werden und geh von da zurück, so quasi wo die erste Slot ist, die für diesen Task frei ist. Was läuft? alle 15 Minuten. Das heißt, ich plane regelmäßig in Notion meine Themen, schätze ungefähr, wie lange sie brauchen, sage, bis wann müssen sie erledigt sein, starte dann quasi diese Planungstyp, also sofort, also so schnell es geht, ganz zum Schluss oder bewusst an diesem Tag, weil ich weiß, da sitze ich im Zug und genau da möchte ich es machen. Das Wichtigste der wird automatisch in meinen Kalender reingetragen.

Michael Seidl: mit der Verlinkung zurück ins Notion und auch das wird dementsprechend auf Sync gehalten. Sprich verschiebe ich den Termin in meinem Kalender, wird das dementsprechend der Task in Notion aktualisiert und verschiebe ich den Task in Notion, wird er dementsprechend im Kalender verschoben. Also meistens passiert es dann eh so, dass sobald sie im Kalender sind, ich dort so quasi in die Planung gehe und verschiebe und verlängere, verkürze, an andere Tage verschiebe und so weiter. Das wären meine drei relativ einfachen Dinge oder Automatismen, die ich im täglichen Leben nutze. Also wie gesagt nicht das, wir für unsere Kunden machen, sondern wirklich das, wo ich glaube, dass jeder von euch draußen das dementsprechend auch relativ rasch umsetzen kann und nutzen kann oder zumindest als Idee sieht, was denn alles möglich ist. Mich würde jetzt echt interessieren, was ihr so draußen im täglichen IT-Alltag so quasi an Automatisierungen habt und was ihr da nutzt. Schreibt es mir gerne dementsprechend in auf LinkedIn oder unter diesen unter den Posts der Videos. Oder gerne auch per Mail sollte alles in den Podcast Beschreibung dementsprechend hinterlegt sein. Und zum Schluss wünsche ich eine schöne Woche. Bleibt produktiv und bis zum nächsten Mal. Bye bye.