FOLGE 029 - Organisation: Warum sind Meetings oft Zeitverschwendung?

Michael Seidl: Willkommen zu einer neuen Ausgabe des Get Shit on an IT Podcast. Mein Name ist Michael Seidel und heute geht es die Frage, warum sind Meetings oft Zeitverschwendung und natürlich, wie wir das Ganze etwas entgegenwirken können. Das heißt, jeder kennt, glaube ich, die Aussage, das war ein Meeting, das hätte eine E-Mail sein können. Man sitzt in Meetings, wo man nicht weiß, warum. Man kommt in Meetings, wo man nicht weiß, was es geht, usw. usf. Und ich habe mir heute einfach mal drei Themen einfallen lassen, die eben helfen sollen, solche Meetings einerseits als Veranstalter, andererseits auch als Teilnehmer effizienter zu gestalten. Das heißt, das erste Thema ist, die erste Frage, wie kann ich den Meetings effizienter gestalten? Und für mich ganz klar ist und man sagt es auch relativ einfach, ganz klar bei einer Mieting Aussendung, also wenn ihr dementsprechend die seit die Mietings ausschreiben, dass das Thema natürlich klären, das heißt, was geht es in diesem Mieting? Was soll grundsätzlich auch das Outcome sein oder das Ergebnis? Das sollte ganz klar vor dem Termin in der Einladung, besten im Teams Appointment oder in der persönlichen Einladung im Termin stehen oder ihr habt vielleicht irgendwo ein anderes System, wo das Ganze dann dokumentiert wird. Aber das soll vorab vor dem Termin ganz, ganz klar sein. Also was ist das Thema und was soll dementsprechend das Outcome sein, das Ergebnis? Natürlich auch nur Personen einladen, die da auch wirklich beitragen können. und nicht jetzt irgendeine Person einladen, damit die so quasi mithören können, was da gesprochen wird, weil das kann man später im Outcome und in der Zusammenfassung auch lesen. Also in einen Termin gehen, nur damit ich mitbekomme, was es geht, ist meinsacht eine riesige Zeitverschwendung, sondern das kann man dann dementsprechend in der Aussendung nachlesen, das dauert wahrscheinlich dann zwei, drei Minuten und man muss sich nicht eine Stunde oder mehr in ein Meeting setzen, ihren Thema mitzubekommen und die Diskussion darüber. Das heißt,

Michael Seidl: Themen vorher definieren, das Outcome, das Ergebnis definieren, grundsätzlich nur Personen einladen, die wirklich aktiv an diesem Outcome, an diesem Thema mitarbeiten können. Das gilt einerseits für den Einladenden, aber auch als Eingeladener kann man das grundsätzlich oder durchaus fordern, wenn ein Termin kommt. dass man doch bitte klarmacht, welche Aufgabe ich habe, welche Input ich liefern soll, welche Vorarbeiten ich vielleicht liefern muss, darauf basierend. Das heißt, wenn ihr Termine bekommt und vorweg, ja, das mag vielleicht nicht immer ganz so einfach sein mit Vorgesetzten und alles drum und dran, aber man kann es ja mal leicht im Team-Meeting oder im 1 zu 1 mal ansprechen. Das heißt, wirklich Meetings fordern. an den Antragsteller, was ist meine Rolle, was ist zu tun und was ist dementsprechend die Aufgabe, die ich tun muss und das Outcome, zu dem ich beitragen kann. Das sollte vor dem Termin definitiv klarstellen. Der zweite Punkt, welche Alternativen gibt es zu Meetings? Wir haben es am Anfang schon erwähnt. Meetings, die hätten ein E-Mail sein können. Nur jetzt vielleicht Informationen zu verteilen, eine neue Unternehmensanweisung, irgendwelche Neuigkeiten, das kann auch dementsprechend ein E-Mail sein, eine Teamsnachricht, ein Intranet-Blogpost, was auch immer ihr zur Kommunikation verwendet, in der Hoffnung, dass ihr was habt für die Kommunikation, also auch für so große Kommunikation, also Intranet-Like. Aber dazu muss man nicht zwingend oder wahrscheinlich sehr selten wirklich ein Meeting abhalten, wo Leute eine Stunde drin sitzen und sich einfach nur berieseln lassen. Also ich glaube, wir haben alle besseres zu tun und wichtigere Dinge zu tun, als nur irgendwo zu sitzen und zu lauschen, der was sagen will. Das kann man vielleicht bei der Weihnachtsfeier machen, aber ich glaube, in der produktiven Arbeitszeit hat das meines Erachtens keinen Platz.

Michael Seidl: Das heißt, das kann man schön per Mail ausziehen, per Teams-Update, per Internet-Post, per Video-Call vielleicht, also per aufgezeichneten Video, dass sich die Leute ansehen können in einer Leerlaufzeit. Vielleicht gibt es auch einen Unternehmenspodcast, wo solche Informationen sogar sich rausgetragen werden. Das heißt, durchaus Alternativen suchen zu einem Meeting und vielleicht auch von der anderen Seite. Das natürlich auch fordern als Mitarbeiter, dass es gewisse Themen vielleicht nicht unbedingt jedes Mal ein Meeting gebraucht. Und die Teilnahme priorisieren. Ich kenne viele, die in Doppel- Dreifachmeetings teilweise drin sind, weil es da was zu tun gibt, da was zu tun gibt. Da spielen die anderen Themen ein bisschen mit rein, aber eben auch wirklich selber überlegen und auch vielleicht den Mut haben zu hinterfragen, braucht ihr mich wirklich in diesem Termin. Muss ich hier wirklich aktiv die ganze Stunde, zwei Stunden dabei sein oder holte mich einfach zu einem gewissen Punkt dann dazu, ich rede zehn Minuten was und bin wieder weg. Also ich kann den Input liefern und bin dann dementsprechend wieder weg und kann mich auf mein Tagesgeschäft kümmern oder mein aktuelles Projekt. Also durchaus als eingeladener. vorsichtigen Frage stellen. Das kommt natürlich auf die Position und dementsprechend aufs Umfeld an. Ich kann zum Kunden wahrscheinlich auch schwer sagen, ich will bei dem Meeting nicht dabei sein, wenn es eher einen beruft. Also das muss man natürlich im Hinterkopf behalten. Aber durchaus in freundlicher Form oder durchaus die Frage stellen, was ist denn meine Rolle? Wenn das nicht betitelt werden kann, dann halt die Frage stellen, warum muss ich dann bei dem Meeting dabei sein? Und ein extra Punkt ist mir noch eingefallen, so quasi 3 plus 1. Was immer wieder passiert, es gibt kein Gesetz, kein Regel, keine Verordnung, nichts bekannt, nichts gesehen, nichts gehört, noch nie gehört, dass ein Meeting mindestens eine Stunde dauern muss oder zwei Stunden oder was auch immer. Es ist zwar jetzt von, wenn wir jetzt in der Microsoft-Welt leben,

Michael Seidl: Sobald ich einen Termin reinstelle, er mal eine halbe Stunde und die Schritte zum Vergrößern und Verlängern sind auch so im Halb-Stunden-Takt. Das ist aber keine Regel, keine Vorgabe, dass das wirklich so sein muss. Das heißt, man kann auch Meetings machen, die vielleicht einfach nur 10 Minuten sind, 15 Minuten, 20 Minuten, 5 Minuten, keine Ahnung. Es gibt keine Regel, kein Muss, dass ein Meeting eine Stunde Dauern muss, einen halben Tag dauern muss, einen Tag dauern muss. Also wirklich überlegen eben, noch einmal zurück zum ersten Punkt, klarstellen der Aussendende, was geht es, was soll der Outcome sein? Und dann kann man auch relativ gut abschätzen, wie lange dieses Meeting dauern soll. Wenn diese Punkte alle vorbereitet sind, weil dann muss ich nicht das im Termin machen, sondern dann ist das als Vorbereitung zu sehen. Und dann kann man das dementsprechend dieses Meeting kurz machen. Keine Regel, kein Murphy's Law oder was auch immer besagt, dass Meetings genau immer eine Stunde sein müssen. Genau immer zwei Stunden oder vier Stunden oder was auch immer. Kurze, knackige Meetings dürfen auch mal zehn Minuten, zwölf Minuten, also kann ganz utopisch sein, das ist alles okay. Vielleicht auch aus der Erfahrung heraus, wenn ein Meeting so auf zwei Stunden angesetzt ist, haben alle irgendwie so den inneren Drang, dass man auch sich zwei Stunden Zeit lässt. Und wenn man nur 15 Minuten hat, dann kommt man auf den Punkt und versucht in den 15 Minuten eine Lösung zu finden und versucht das nicht auf zwei Stunden zu strecken. Kann auch mal sein, dass man sich vielleicht in der Mittagspause in der Kantine trifft, eine Abstimmung. Ist auch genauso okay. Aber da wirklich den Punkt, Meetings, es gibt keine Regel, kein Gesetz, dass ein Meeting eine Stunde, zwei, drei oder vier oder was auch immer dauern muss. Das heißt zusammengefasst. Themen vordefinieren, nur Personen einladen, die natürlich auch dementsprechend dazu beitragen können. Alternativ die Information raus tragen per E-Mail, per Teams, per interner Podcast, per Videorecording, per Internet, per was auch immer. Und klarstellen, wer denn wirklich zum Termin kommen muss und das überlegen, ob wirklich jede Person hier was beitragen kann. Und das Plus zum Schluss.

Michael Seidl: Es gibt kein Gesetz, keine Regel, dass Meetings Stunde, zwei, vier, was auch immer, dauern müssen. Macht wirklich nur Termine, Zeit slots, die ihr wirklich braucht. Vielleicht auch bewusst etwas knapper, weil ihr vielleicht wisst, dass das extra geschoben wird. Also für Small Talk und Sonstiges könnt ihr ja die Mittagspause benutzen, ihr die Kaffeemaschine benutzen, was auch immer. Aber ich würde sagen Meetings, wo mehrere Leute so quasi ihre Zeit opfern. sollte man auf ein Minimum beschränken von der Zeit her. Das macht dementsprechend Meetings viel effektiver und weniger zur Zeitverschwendung. Lasst gerne eure Tipps da und kommentiert, was ihr noch an Verbesserungsvorschlägen habt für Meetings oder was ihr macht. Ansonsten wünsche ich euch einen schönen Montag, eine schöne restliche Woche und bis zum nächsten Mal. Bye bye.