FOLGE 031 - Organisation: Wie erreiche ich Zero Inbox?

Michael Seidl: Willkommen zu einer neuen Ausgabe des Get Shit Done in IT Podcast. Mein Name ist Michael Seidel und das heutige Thema, die heutige Frage lautet, wie komme ich zu Zero Inbox? Wir hatten das in einer der ersten Folgen schon mal das Thema, wie man denn grundsätzlich mit der Flut an E-Mails umgeht. Da haben wir das schon einmal erwähnt gehabt. Und es ist natürlich die Frage, wenn ich das noch nicht tue oder das System noch nicht nutze oder so danach arbeite, wie komme ich denn dahin? Wie bleibe ich dabei und was habe ich denn für einen Vorteil? Das möchte ich heute besprechen, weil ich da letzte Woche auch gerade eine Frage bekommen habe. Darum macht man das relativ aktuell. Wir fangen an mit was ist denn überhaupt CEO Inbox? Und die Idee dahinter ist, dass in eurer Inbox oder in euren Inboxes, also in den Posteingängen, gelesene E-Mail ist. Es werden immer ungelesene E-Mails in eurer Inbox sein, sonst ist ja kein Posteingang. Aber das Ziel ist, wenn ihr dort eine E-Mail liest, dass diese dann auch sofort verwertet wird und somit aus eurem Posteingang verschwindet, was dementsprechend auch impliziert oder mit einschließt. dass ihr nur dann E-Mails lest, wenn ihr diese auch wirklich fertig lesen könnt und dementsprechend Aktionen planen könnt. Das heißt, nicht während der Autofahrt am Handy, nicht während dem Kindergarten warten am Handy oder Sonstiges macht meistens wenig Sinn. Das heißt, das ist Zero Inbox, dass ich grundsätzlich keine gelesenen E-Mails in meinen Posteingang oder in meinen Posteingängen aufbewahre, sondern E-Mail lesen, abarbeiten, fertig. Da kommen wir dann ein bisschen später noch dazu. Jetzt ist natürlich oder bei denen, es noch nicht nutzen oder vielleicht gerade nicht so dahinter sind und den Faden vielleicht verloren haben, wie komme ich denn da wieder hin zu Zero Inbox? Und ich glaube, dass was keiner hören möchte, aber was wahrscheinlich die einzige Lösung sein wird.

Michael Seidl: ist einmal Augen zu und durch. Das heißt einmal euren Posteingang oder eure Posteingänge alle E-Mails, zumindest die gelesenen, durcharbeiten oder am besten vielleicht wirklich alle, so am Freitagnachmittag, wo vielleicht die Chance auch gering ist, dass noch was nachkommt oder Samstag, Sonntag kann man sich ja auch mal hinsetzen, ist ja auch nicht so schlimm. Einmal hinsetzen und wirklich all diese E-Mails durcharbeiten. Das soll entweder löschen, weil eh schon erledigt, oder irgendwo ablegen, weil es vielleicht noch Informationen enthält, oder antworten und umsetzen, oder was auch immer das Ziel soll sein, dass diese Liste leer ist. Wichtig ist dann, wenn ich dann einmal da bin, dass ich dementsprechend auch den Workflow, den Prozess weiterlebe, damit ich auch dort bleibe. Weil wenn ich das einmal mache... und dann wieder so weiter tue wie bisher, dann ist es relativ schwierig das System zu behalten oder in dem System zu bleiben, weil dann ist jedes Mal dieser Schritt so groß, wenn ich hunderte von E-Mails immer wieder durchgehen muss, zum einmal wieder bereinigen, dass es einfach wahrscheinlich auf Dauer nicht funktionieren wird. Das heißt, wenn ich dann mich da hinsetze und das einmal so quasi abarbeite und bei Null angelangt bin, dann sollte man dementsprechend das System auch so beibehalten. Und das lautet dass man E-Mails einerseits nur einmal liest, also nicht immer wieder überfliegen oder im Posteingang lassen und mach ich später, blabla, sondern eine E-Mail nur einmal liest, dementsprechend die Aktion, die daraus sich ergibt, macht, sprich entweder einfach Informationen zur Kenntnis nehmen, löschen. Information gehört jemand anderen, weiterschieben. Ich muss etwas machen. entweder sofort tun, wenn es kurz geht, wie antworten oder was auch immer oder dementsprechend ablegen und das To-Do für irgendwann mal anders planen oder delegieren dementsprechend und dann dementsprechend das E-Mail aus dem Posteingang entfernen. Das ist eigentlich alles. Und man sieht schon, man braucht dementsprechend Zeit, das zu tun. Und das ist genau der Punkt, dass man eben nicht ständig am Posteingang oder an den Posteingängen hängt.

Michael Seidl: sondern sich hier wirklich Slots am Tag aussucht oder plant, wo man E-Mails abarbeitet. Ja, jetzt andere Richtung. Ihr geht ja auch nicht ständig zu eurem Postkasten raus und schaut nach, ob neue Briefe da sind. Also bei uns zum Beispiel hier im Land, wir bekommen dreimal in der Woche Post. Ich glaube Montag, Mittwoch, Freitag. Macht wahrscheinlich wenig Sinn, wenn ich dann Dienstag oder Donnerstag rausgehe und mir den Postkasten prüfe, ob was Neues drin ist. Und genauso sehe ich es mit dem Mail-Eingang. Mails ist grundsätzlich keine dringende Kommunikation. Für das gibt es Teams, Chats oder Telefonanrufe. Das heißt, ich versuche, und ich betone hier versuche, weil auch ich schaffe es natürlich nicht immer und nicht jeden Tag, aber ich bin relativ nah dran, sage ich jetzt mal. Also ich versuche persönlich maximal dreimal am Tag meine Posteingänge zu prüfen. Meistens in der Früh, meistens Mittag, meistens am Abend, wenn ich dann so quasi mit der Arbeit abschließe und da eben dann wirklich meine E-Mails lese, verstehe und dementsprechend die Aktionen plane. Und alles andere dazwischen, sprich schnell am Handy E-Mails checken, schnell während Meetings E-Mails checken, schnell während, keine Ahnung, ganz, ganz schlimm während der Autofahrt E-Mails checken. Nein, ja, natürlich. kommt es auch mir immer wieder unter oder es kommt vor, weil ich vielleicht auf irgendwas warte, was auch immer. Aber der größteils ist wirklich so, dass ich mir diese drei Slots habe und da eben dann mir die Zeit nehme, das dementsprechend zu bearbeiten und die E-Mails zu löschen. Das heißt, das Ziel ist dann wirklich, dass mein Posteingang dann wieder bei Null steht. Bei Null gelesenen, bei Null einkommenden. Natürlich kann es sein, dass während der Zeit E-Mails reinkommen, wenn ich gerade abarbeite. dann werden die entweder gleich mitgenommen oder ich habe die Zeit nicht, dann werden die im nächsten Slot dann mitgearbeitet oder abgearbeitet. Aber das Ziel soll sein, dass ich eine E-Mail nur einmal lese und dementsprechend dann die Aktionen setze. Und wenn ich das E-Mail nicht drin lasse, immer wieder drüber flieg, weil ich was anderes lese, mir die E-Mail als Information im Posteingang lasse und dann immer wieder reinschauen muss, weil ich

Michael Seidl: dann werde ich dementsprechend abgelenkt. Das Ziel soll wirklich sein, E-Mail lesen, verarbeiten, löschen oder zumindest ins Archiv legen, also raus aus dem Posteingang. Und da sind wir schon beim Thema, warum soll man das machen? Wie gesagt, E-Mail ist für mein Verständnis und für, würde ich auch jetzt global sehen oder übergreifend nicht nur für mich, sondern es ist ein Kommunikationssystem. Ihr hebt auch nicht ständig am Handy ab und schaut, ob euch irgendwer anruft oder was auch immer. Also E-Mail ist Kommunikation und da sollte ich auch so steuern oder so planen, dass ich diese Kommunikation dann zulasse, wenn ich auch dementsprechend die Zeit habe, es auch zu bearbeiten. Und genau aus dem sollte ich auch keine Informationen im Posteingang oder generell in Outlook oder auch im E-Mail-Programm lassen, weil ich dann auch dazu genötigt bin, hier immer wieder nach den Informationen zu suchen. Das heißt, ich bin wieder gezwungen, das Outlook zu öffnen, den Posteingang zu sehen, werde abgelenkt, weil ich die neuen E-Mails dann zufälligerweise lesen muss, weil ich es überfliege, weil ich was suche. Und bin dann wieder abgelenkt und bin vielleicht sogar von dem ganzen Thema abgelenkt, was ich eigentlich machen wollte. Das heißt, das ist extrem. Und der zweite Punkt ist auch, es ist extrem. Befreiend klingt so komisch, aber es ist extrem doch befreiend zu wissen, dass in dem Posteingang nichts mehr drin ist, ich tun muss, was ich abarbeiten muss, was mich vielleicht noch beschäftigt oder was auch immer. Das heißt, wenn ich dann am Ende des Tages oder noch besser am Ende der Woche weiß, meine Posteingänge sind leer, alles was da drin war an To-Do's ist abgearbeitet, geplant, eingekippt, was auch immer, ist das auch relativ befreiendes und beruhigendes Gefühl, wenn ich weiß, da ist nichts drin. Und wenn ich eben auch nicht jedes E-Mail doppelt und dreifach lesen muss, weil ich es beim ersten Mal am Handy gelesen habe, da hatte ich keine Zeit, dann habe ich es beim Autofahren vielleicht gelesen, da hatte ich keine Zeit und dann muss ich es nochmal im Büro lesen, damit ich es dann wirklich mal verstehe, dann habe ich ein E-Mail dreimal angegriffen. Das heißt, das spart mir auch extrem viel Zeit, wirklich diese Slots zu machen, E-Mail abzuarbeiten, fertig. Also das sind meine Gründe.

Michael Seidl: oder meine Vorschläge, meine Ratschläge, auch das, ich selber im Großen und Ganzen lebe, versuche zu leben, aber wo ich weiß, das funktioniert für mich. Das heißt, einerseits einmal abarbeiten, also wenn ihr das noch nicht lebt, einmal die ganze Liste abarbeiten, To-do's planen und so weiter. Das Ziel soll sein, die Inbox ist leer und dann eben drei Slots oder so viele Slots, wie ihr das braucht, können auch mehr sein, können auch weniger sein, wenn ihr es ganz extrem macht. kommt vielleicht auch bisschen darauf an, wie denn bei euch die Kommunikation und was denn alles bei Mail daherkommt, passiert. Eins zwischendurch für den Service Desk wird das wahrscheinlich nicht funktionieren. Also wenn ihr jetzt im Service Desk arbeitet und eurem Vorgesetzten sagt, ich checke jetzt die Service Desk Mails nur dreimal am Tag, wird er wahrscheinlich nicht glücklich sein. Also hier sind schon ausgenommen Leute, die über E-Mail so quasi ihre Hauptarbeit leisten. Wie Service Desk, wie Kundensupport, sowas in die Richtung. Also ich spreche hier von der klassischen Kommunikations-E-Mail, nicht der Arbeits- also nicht das Werkzeug. Wie gesagt, Service Desk ist auf E-Mails angewiesen. Wie gesagt, da bitte geht es nicht. Also nicht dann am Montag zum Chef gehen oder morgen am Dienstag und sagen, der Seidelmichel hat es gesagt, ich brauche es nur einmal, nur dreimal am Tag prüfen, wird nicht funktionieren. Das heißt, Slots einbuchen, wo ihr E-Mails prüft, dann wirklich Verstehen, Lesen, Abarbeiten, raus aus der Inbox und fertig. Und dann werdet ihr sehen, dass euch das einerseits viel Zeit erspart und auch dementsprechend viel Ablenkung erspart. Das war's für diese Woche. Wenn ihr Fragen habt, bitte gerne diese mir Social Media, sprich LinkedIn am besten, entweder bei Sprachnachricht oder bei Textnachricht schicken. Ansonsten wünsche ich euch noch einen schönen Montag, eine schöne Restwoche, bleibt produktiv und bis zum nächsten Mal. Bye bye.