FOLGE 032 - Organisation: Wie kann ich meine tägliche Planung verbessern?

Michael Seidl: Willkommen zu einer neuen Ausgabe des Get Shit Done in IT Podcasts. Mein Name ist Michael Seidel und das heutige Thema lautet, wie kann ich meine tägliche Planung verbessern? Jetzt neben dem ganzen One Source of Shit, so quasi alles in einem Tool haben, das haben wir jetzt schon in anderen Podcasts besprochen, einfach wie man dann mit dem ganzen umgeht, das möchte ich heute zumindest von meiner Sicht aus erzählen, was auch mir hilft und was mir gut tut. Der erste Punkt ist hier, was ich immer ganz gerne nutze, den Tag am Vortag planen. Das heißt abends oder vielleicht auch in der Früh, bevor der ganze Trubel losgeht, einfach überlegen, was steht an, was habe ich an offenen Themen mitgenommen vom letzten Tag, was gehört noch so quasi einsortiert in die Titulliste. so eben den Überblick zu haben, was eben ansteht und das dementsprechend einzuplanen. heißt, am Abend davor oder eben in der Früh, bevor der ganze Trubel losgeht, einfach den Überblick und dementsprechend die Timeslots im Kalender planen. Also nicht auf drei Listen verteilt, sondern in einem Tool und besten den Kalender, weil dort einfach auch andere Termine wahrscheinlich stehen und dann ist relativ klar oder einfach ersichtlich, was denn wo frei wird oder frei ist. Das heißt einfach vor dem Staat planen und dementsprechend das im Kalender eintragen. Der zweite Punkt ist die Flexibilität für Unvorhersehbares. Das hätte ich mir zumindest aufgeschrieben und notiert. Im Prinzip mag mal funktionieren, wirklich jede Minute durch zu planen und keine Verzögerung oder man hat keine Verzögerung. Und alles geht sich aus, aber aus Erfahrung heraus ist das relativ unrealistisch. heißt, irgendwo einfach wirklich Pufferzeiten lassen oder auf der anderen Seite wirklich die Themen sehr großzügig planen. Also wenn ich weiß, ich muss hin und hin fahren, die Strecke ist eine halbe Stunde, ich brauche dort zehn Minuten und wieder halbe Stunde zurück, dann ist eine Stunde zehn wahrscheinlich relativ knapp, weil dann darf kein Stau sein, dann muss ich dort beim Arzttermin nicht warten, alles drum und dran.

Michael Seidl: Und dann verschiebt sich schon alles, was danach kommt. Also dementsprechend Pufferzeiten einplanen oder die Themen großzügig planen und nicht auf die Minute genau. Und da kommt vielleicht noch ein Zusatzpunkt dazu. Einfach die Gelassenheit, wenn irgendwas einfach nicht nach Plan verläuft. Also wenn man es jetzt schon geplant hat und dann regelmäßig diese Frustration, es geht nicht auf, sondern lernen daraus, mehr Puffer einzuplanen und einfach vielleicht auch die wichtigsten Themen am Anfang machen. Also es gibt ja Themen, die müssen heute erledigt werden und es gibt Themen, die sollten heute erledigt werden, die können vielleicht noch morgen erledigt werden. Das heißt, diese Themen, die heute erledigt werden müssen, dementsprechend am Anfang planen und eintakten. Auch vielleicht die Themen, die am wenigsten Spaß machen. am Anfang machen, dann muss man sich nicht den ganzen Tag damit beschäftigen und hat da so quasi die Angst vor sich, ich muss das noch machen oder wie auch immer, sondern das gleich am Anfang erledigen, dann gehen die anderen Dinge meistens viel leichter von der Hand. Und der dritte Punkt ist einfach die regelmäßige Überprüfung dieser Themen. Also wirklich, wie gesagt, in der Früh für den Tag planen, am Sonntag vielleicht für die Woche vorausplanen, grob planen. am Monatsende oder Mitte des Monats schon das nächste Monat einfach mal durchgehen und schauen, was für Themen anstehen. Und was da eine Voraussetzung ist, ist dementsprechend diese eine Liste, wo all diese To-Do's beisammen sind. Das gilt im Prinzip als Voraussetzung für die genannten Punkte. Das heißt, es muss eine Liste sein, wo alles drinsteht, was ihr zu tun habt oder was ansteht. Und diese Liste kann auch mal wieder ausgeräumt werden. Sprich, da stehen vielleicht Dinge drin, die seit einem Jahr drin stehen und die dann dementsprechend, also wenn es ein Jahr in einer Liste steht und nicht so wichtig war, dass ihr euch das Thema so quasi anschaut oder kontrolliert, dann ist es wahrscheinlich nicht wichtig. Dann kann das von dieser Liste verschwinden. Oder vielleicht in eine Liste für irgendwann mal, wenn mir langweilig ist, aber nicht auf die Liste, die vielleicht regelmäßig geprüft wird, wo ihr…

Michael Seidl: quasi taktet und schaut, was ist wichtiger. Diese Liste darf ruhig schlank bleiben. Und da ist wirklich ein wichtiger Punkt, diese einerseits schlank zu halten und wirklich regelmäßig zu überprüfen, ob da noch Themen drin sind, die überhaupt noch erledigt werden müssen. Und ich würde echt sagen, wenn da was drauf steht, was ein Jahr lang nicht angegriffen wurde, dann dementsprechend löschen. Das heißt, wie man die tägliche Planung verbessern kann. Einerseits wirklich am Abend davor oder in der Früh, bevor der Trubel losgeht, dementsprechend die Themen planen, eintakten. Die Flexibilität lassen für Unvorhergesehenes. Wenn irgendwo was dazwischenkommt oder gerade auch in der IT läuft vielleicht nicht immer alles nach Planes geben. Systeme machen Probleme, auch immer. Irgendein Security Patch kommt raus und alle Windows-Maschinen können nicht mehr starten. Hatten wir gerade vor zwei Monaten oder drei. Es gibt genug unvorhersehbares. Das einfach mit einplanen, mit einkalkulieren. Das Schöne ist, wenn diese nicht eintreffen, dann hat man auf einmal mehr Zeit für irgendwas anderes zu schaffen oder einfach Feierabend zu machen. Aber ich bin kein Freund davon, wirklich Minute an Minute zu takten. und dann schon nach dem ersten Termin das Chaos zu haben, wenn diese Taktung nicht aufgeht. heißt hier die Flexibilität lassen und natürlich auch die Gelassenheit sollte etwas eben nicht nach Plan laufen, dann für den nächsten Takt planen, nach hinten schieben, aber eben achten, dass zumindest diese wichtigsten Themen, die heute sein müssen, dass die zuerst angegangen werden. Und der dritte Punkt ist eben diese regelmäßige Überprüfung der Liste der Themen, der nicht abgearbeiteten Themen, dass man die eben durchsieht, kontrolliert, grob vorweg plant für Wochen, Monate, vielleicht auch fürs Jahr, dass ich heute schon sage, ich möchte das, keine Ahnung, nächstes Jahr im Q3 umsetzen, grob mal. Das schadet nicht, dass man sich immer wieder ein paar Minuten rausnimmt, einfach den Überblick zu behalten. Und die generelle Voraussetzung dafür ist eine globale, eine große

Michael Seidl: eine einheitliche Liste zu haben, wo alle To Do's draufstehen, die man machen muss. Egal ob privat, egal ob geschäftlich, egal ob von der Firma, vom Angestelltenverhältnis, was auch immer. Es sollte eine Liste geben, wo wirklich alles drauf steht. Das war es für diese Woche schon. Heute kurz und knackig. Ich wünsche euch soweit einen schönen Montag, eine schöne restliche Woche und bis zum nächsten Mal. Bye bye.