FOLGE 033 - Organisation: Wie nutze ich die ruhigere Zeit in der IT?

Michael Seidl: Willkommen zu einer neuen Ausgabe des Get Shit Done in IT Podcast. Mein Name ist noch immer Michael Seidel und heute, einen Tag vor Weihnachten, stellen wir uns die Frage, wie nutzt man denn die ruhige Zeit in der IT? Also natürlich für diejenigen, sich Urlaub nehmen, die dürfen auch gerne Urlaub machen, aber so wie oder für diejenigen, die IT ist ja meistens so, So die Weihnachtszeit in der IT wieder auch sehr oft genutzt für Migrationen, für Umstellungen, für Down Times. Alles drum und dran. Also, vielleicht dann eher an die Leute, die keinen Urlaub haben, die keine Projekte haben, aber dennoch so quasi bereit sind und einfach diese Zeit nutzen wollen, aufzuräumen, abzuarbeiten, sich Zeit zu nehmen für Projekte oder für Sachen, die sie sonst in der ... im stressigen Alltag nicht haben. Und da möchte ich auch über meine Erfahrung erzählen oder das, wie ich die Zeit meistens nutze. Auch ich, zumindest vor unseren Kindern, hatte eigentlich selten Urlaub in der Zeit, weil ich ihm genau das genutzt habe, Dinge wieder zu ordnen, voranzutreiben, andere Themen voranzutreiben, Überblick zu verschaffen unter uns. Jetzt mit Kindern sieht es ein bisschen anders aus. Aber dennoch nicht komplett Urlaub, also auch ich nutze diese Zeit. Und darüber möchte ich heute kurz sprechen. Das ist was ich wirklich jedes Jahr mache diese Zeit und ich schaffe es fast auch nur die Jahreszeit herum, dass ich alle meine To-do's, die nicht erledigt sind natürlich, überfliege, sammle, wieder Orten reinbringe. und da einfach wieder die Ordnung reinbringen. Das heißt, erstens einen Überblick verschaffen. Auch wenn es viel ist, wirklich alles in euer, jetzt auch wirklich, euer System bringen. Das heißt, muss alles so quasi in einem System, in einer Software, in einer Liste, einem, was auch immer ihr nutzt, da sein, damit ihr euch einen Überblick verschaffen könnt. Ja, also dieses...

Michael Seidl: Single Source of Shit, was ich immer wieder erwähne. Das eine Tool, wo alle eure To-Do's, alle eure offenen To-Do's enthalten sind, was ihr noch machen müsst, das muss jetzt rausgekramt werden. Und das hier jetzt noch mal, bevor ihr überhaupt versucht, da eine Ordnung reinzubringen, jetzt mal alles, was irgendwo noch herumfleucht und kreucht, irgendwelche Notizbücher, irgendwelche Post-its, irgendwelche Rechnungen, irgendwelche Zettel, irgendwelche Nachrichten von WhatsApp. Teams, noch was auch immer. E-Mails werden jetzt so quasi mal in das System geschrieben, was denn zu machen ist. Das heißt, dann ist alles andere weg. Alle E-Mails sind bearbeitet, alle Zettel sind vom Tisch weg, alle Posted sind weg, alle Nachrichten sind gelesen in WhatsApp, Teams, in Slack, in was auch immer. Das heißt, alles kommt in euer System. Und dann heißt es, mal einen Überblick verschaffen. Das heißt, einmal schauen, was für Themen sind da vielleicht mal grob. kategorisieren, es privat, ist es beruflich. Ist es privat, betrifft es vielleicht die Familie oder euch selbst im Beruf so in grob Projekten einteilen oder irgendwie, dass man ungefähr mal weiß oder ungefähr mal kategorisiert, in welchen Kategorien, in welchen Bereichen fallend ist es to do's. Grob. Also nicht zu viel, weil das nächste was wird und ich glaube, das ist eben wichtig, dass man es zuvor grob mal überfliegt. und eingliedert oder einteilt, dass man dann sagen, alles raus, wir nicht mehr brauchen. Also wenn da Punkte drinstehen, die vom letzten Jahr schon mitgezogen wurden oder vielleicht sogar vor zwei Jahren schon mit dargestanden sind, dann ist vielleicht das ein Kriterium, dass das Ding einfach nicht wichtig ist. ähm, wenn es zwei Jahre lang gebraucht hat, nicht wichtig war oder nicht interessant war oder nicht notwendig war umzusetzen, dann wird es aus kommendes Jahr nicht wichtig sein. Also solche Dinge durchaus mal ausmisten. Das heißt wirklich löschen oder wenn es vielleicht nicht ganz sicher ist zumindest in einen Ordner oder so kategorisieren für irgendwann mal. Dass das so quasi im wöchentlichen, vielleicht täglichen Planungsstep

Michael Seidl: so wie ich es mal erzählt habe in einer der Folgen, nicht auftaucht, sondern dass das wirklich weg ist vom Schuss oder weg von der Prioliste, sondern wirklich ganz, ganz weit hinten, wo man dann vielleicht alle halbe Jahr mal reinschaut, was denn da drin steht und vielleicht mal wieder was rauskramt. Oder im besten Fall einfach löschen. Das heißt, zuerst mal alles ins System bringen, dann das System mal radikal ausmisten und löschen. Dann ist vielleicht schon mal die Hälfte weg, dann kann man sich besseren Überblick verschaffen. Und dann gilt es wirklich auch wieder zu priorisieren. Also auch wirklich vielleicht Themen, die immer wieder so mitgeschwommen sind, aber eh noch nicht umgesetzt, aber vielleicht trotzdem wichtig oder was auch immer markiert, einfach mal alles auf Null zurücksetzen und neu bewerten, was denn jetzt wirklich am wichtigsten ist im nächsten Jahr, in nächsten Woche, im nächsten Monat, vielleicht in der ersten Jännerwoche. Das heißt auch da vielleicht kleinere Themen, die man immer so vorhin sich hergeschoben hat, weil eh während dem Tagesbetrieb keine Zeit war. Auch für das kann man jetzt diese Zeit nutzen. Aber vorweg mal, das heißt jetzt wieder zuerst alles sammeln, ausmisten und dann wieder neu bewerten, was ist denn wirklich wichtig, was muss ich erledigen, was ist zu tun und was ist vielleicht gar nicht mehr so wichtig in diesen Dingen. Vielleicht kann auch was von diesen Themen in die irgendwann Liste. oder vielleicht gleich gelöscht werden noch mal. Das heißt eben, mit dem Überblick noch mal bewerten, noch mal planen und dann eben wirklich entscheiden, was ist wichtig, wie lange gebraucht, was kann ich, also wie lange gebraucht und dann kann ich es einplanen. Jetzt schon, also grob. Also ich sage, ich habe irgendein Projekt, weil wir es gerade hatten bei einem unserer Kunden, AD Domain Forest Level Heben. Der hatte noch 2,12 und das sind Themen, das plane ich jetzt im Jahr noch nicht auf Dienstag den 2.3., keine Ahnung ob das Dienstag ist. Aber da kann ich sagen, das will ich für das Monat Februar haben oder für das Monat März. Und dann plane ich das zumindest mal in Slot ein, dass ich vielleicht Mitte Februar dann in die Detailplanung gehe. So kann ich das machen. Und den März blockiere ich schon mal, weil ich glaube, das kostet mich keine Ahnung.

Michael Seidl: In Summe 7, 8, 9 Tage in allem Drum und Dran. Und so geht grobe Planung. Und so kann man dementsprechend dann diese Zeit nutzen, einfach wieder den Überblick zu behalten. Und warum ich das wirklich auch jedes Jahr mache und zum Teil auch gerne mache, auch wenn es anstrengend ist, weil einfach nachher das Gefühl da ist, dass so quasi wieder alles sortiert ist. Alles ist kontrolliert, alles ist geplant, alles ist im Flow. fällt es kein besseres Wort ein, auch wenn ich das Wort nicht ganz so mag. Aber alles ist wieder so geplant, ist, alle Wege, alle Doings sind so quasi unter Kontrolle, dass das ist besser. Das heißt, alles ist wieder unter Kontrolle. Und wenn ihr das sogar noch vor Weihnachten schafft, dann habt ihr Weihnachten, und das ist jetzt kein blödes Gerede, sondern dann habt ihr wirklich ein viel besseres und, weiß nicht... angenehmeres Gefühl. Also ich weiß vor zwei Jahren noch, wie ich es gemacht habe. Ich weiß noch, welches Lied ich gehört habe zu der Zeit. Ich weiß noch, das war am 24. am Vormittag, wo ich das gemacht habe. Damals habe ich auch mit Notion angefangen. Das war die Zeit. Und ich kann mich an den Tag Echten noch immer erinnern, wie schön das war. Ja, und es klingt kitschig, aber es ist so. Also wie schön das war, wie alles so quasi wieder unter Kontrolle war. Alles war geplant oder zumindest grob geplant, alles war unter Kontrolle. Dementsprechend waren umso schöner dann ab Mittag so quasi Familie und alles drum und dran, diese Weihnachtszeit auch dementsprechend zu genießen, einfach kein Gedanke mehr an diese Dinge verschwendet wurde. zusätzlich, also neben dem ganzen alles in einem System ausmisten, wieder planen, wieder gratin, wieder die Kontrolle haben, ist dann natürlich die Zeit auch da für Themen, die ihr unterm Jahr einfach keine Zeit habt, keine Ressourcen. Das heißt vielleicht einfach irgendwas Spaßiges mal machen. Natürlich müsst ihr mit eurem Arbeitgeben alles abklären, das ist jetzt vielleicht bei mir als Selbstständige etwas einfacher. Aber ich habe selten Kundenprojekte in dieser Zeit.

Michael Seidl: Wir haben zwar hier und da mal Kontrolle, weil wir jetzt ein paar Co-Lives hatten, aber keine wirklichen Termine. Das heißt, ich habe wirklich Zeit, auch mal so längere Slots, andere Themen zu machen. Und genau das ist auch das Schöne. Das heißt vielleicht mal was, was nicht unbedingt den Geschäft oder der Firma nutzt, sondern was einfach vielleicht auch Spaß macht. Ist wahrscheinlich auch für die Arbeitgeber mal einen gewissen Ausmaß erträglich zu ertragen, wenn man sich mal ... was anderes ein bisschen kümmern. Also ich gehe jetzt nicht davon aus, Häusel bauen, wenn ich in der IT arbeite, sondern einfach mal andere Projekte, andere Themen. Vielleicht wollt ihr euch irgendwas lernen, das ist perfekt. Oder auch wirklich Projekte angehen, starten, wo ihr sonst eh keine Zeit habt, wo ihr keine Slots habt. Jetzt habt ihr paar Tage hintereinander Zeit, wirklich acht Stunden oder mehr, je nachdem, wo ihr diese Themen angehen könnt. Nutzt das dementsprechend. Und das wäre für mich so quasi oder so verbringe ich die Weihnachtstage zumindest, was jetzt arbeitbedingt angeht. Und eins zum Schluss vielleicht, weil zum Jahresschluss dann immer so diese Vorsätze fürs neue Jahr und alles, alles, alles starten. Ich persönlich halte nicht viel von Jahresvorsätzen. Ja, es mag vielleicht den manchen helfen, so quasi im neuen Jahr mache ich das und das. Ich bin eher so der Meinung, wenn ich ... etwas schaffen möchte, dann starte ich jetzt und warte nicht bis irgendwie im Datum sich eine Zahl ändert. Das ist jetzt keine Episode zu Neujahrs-Vorsätzen, das wäre vielleicht am Anfang interessanter gewesen als Einleitung für die Podcast-Folge, sondern wirklich wie man diese ruhigere Zeit nutzt, so quasi wieder die Kontrolle über die ganzen To-Do's zu bekommen und eure Projekte. Ich hoffe euch hat's geholfen. Da wir heute den 23.12. haben, wünsche ich allen, und das ist überhaupt nicht im deutschen Bereich, wir zuhören, die feiern alle Weihnachten, wünsche ich alle frohes Fest und eine schöne Zeit mit eurer Familie. Nächste Woche gibt es ja noch die Neujahrsfolge, das heißt, die Neujahrswünsche kommen dann nächste Woche. Also wie gesagt, frohe Weihnachten, schöne Zeit mit eurer Familie und wir hören uns nächstes Mal. Und wenn ihr Fragen habt für den Podcast, bitte gerne zu mir, dann ist eure Frage mal...

Michael Seidl: Thema in einer der nächsten Folgen. Dankeschön, noch mal frohe Weihnachten und bis zum nächsten Mal. Bye bye!