FOLGE 034 - Organisation: Wie definiere ich Prioritäten?

Michael Seidl: Willkommen zu einer neuen Ausgabe des Get Shit, dann ein IT-Podcast. Mein Name ist Michael Seidel und die Frage, die wir uns heute stellen, ist, wie definiere ich die Prioritäten? Jetzt haben wir immer wieder in den Folgen darüber gesprochen, dass wir alle Themen sogar sammeln, alles in einem System und dann entscheiden können, was wichtig ist, was wir machen sollen und so weiter und so fort und das dementsprechend dann planen. Und da müssen wir natürlich unterscheiden. Ich gehe mal davon aus, es geht vielen so, dass man wahrscheinlich mehr to do's hat als Zeit. Das heißt, wir müssen uns Prioritäten schaffen und nach diesen Prioritäten dementsprechend abarbeiten und was natürlich Prior 1 hat oder am wichtigsten ist und dringend dementsprechend sofort erledigen und da uns nach unten durcharbeiten. Das natürlich immer wieder bewerten. Das kann sich natürlich ändern. Es gibt da vielleicht teilweise etwas am Stritten oder weil es zu einfach ist. Ich mag es ganz gern. Es gibt hier dieses Eisenhower Prinzip, das ist zumindest laut Wikipedia nicht mit den früheren Präsidenten in Verbindung zu bringen, zumindest nicht nachweisbar, aber der Name bleibt. Und da unterscheidet man in vier Kategorien, also A, B, C, D. Das ist so ein Viereck mit jeweils zwei Quadranten oben, unten oder links oder rechts, wie man es sehen will. Und ganz links oben ist so quasi alles, was dringend und wichtig ist. Dann rechts ist dann alles, was wichtig, aber nicht dringend ist. Die zweite Zeile links ist dann was dringend ist, aber nicht wichtig. Und alles andere dann ist nicht dringend, nicht wichtig. Und das ist dann... Buchstabe D, also A, B, C, D, Prio 1 bis 4, quasi funktioniert das. das Prinzip sagt aus, alles was dringend und wichtig ist, muss man sofort selbst erledigen. alles was wichtig oder nicht wichtig, aber nicht dringend ist, terminieren und selbst erledigen. Natürlich alles was wichtig ist, zumindest das Prinzip hier, sollte man selber erledigen, aber eben das Ganze terminieren, weil es nicht wichtig ist.

Michael Seidl: Dann die dritte Stufe ist so quasi nicht wichtig, aber dringend, das heißt an kompetente Mitarbeiter delegieren oder generell delegieren und alles, was nicht dringend und nicht wichtig ist, ich glaube, werdet es wissen, brauchen wir nicht tun. Also wir haben es in der letzten Episode erwähnt, das kann man eventuell in einen Punkt für irgendwann mal geben oder in eine Liste und das mal neu bewerten. Aber jetzt momentan besteht da kein Bedarf, dass wir uns das länger ansehen oder länger uns damit aufhalten. Jetzt ist immer wieder die Frage, was ist denn wichtig und was ist denn dringend? Natürlich, wenn wir jetzt in der IT bleiben, dringend ist das alles, was momentan vielleicht irgendwie für Systemstillstände sorgt. Das ist wahrscheinlich auch wichtig. Das heißt, es ist einerseits dringend, dass es schnell wieder funktioniert und andererseits wichtig, damit die Leute wieder arbeiten können. Ich habe es aber jetzt selber, ich habe es in der letzten Episode erwähnt, dass ich Weihnachten rum immer so quasi eine Bereinigung mache und alles mal überblicke. Da hatte ich ein Beispiel, das ganz gut in diese Thematik gepasst hat. Das heißt, wollte oder vielleicht hat es mich mitbekommen, ich hatte im letzten Quartal ein paar LinkedIn Live Events. die ich dann jetzt im neuen Jahr fortsetzen möchte. Das bedeutet aber einiges an Zeit, sprich ich muss mir den Content überlegen. Ich muss den Content bauen. Geht es jetzt am Automater, einfach so Showcases zu zeigen. Und ich muss dann dementsprechend die Videos aufnehmen, schneiden, produzieren und so weiter und so fort. Also das ist schon Arbeit. Das wären jetzt, glaube ich, fünf Videos gewesen, jeweils Deutsch und Englisch. Das ist in Summe wahrscheinlich... zwei bis drei Tage Arbeit. Grundsätzlich gibt mir für das kein Geld. Das ist im Prinzip jetzt, sagen wir mal, Marketing. Aber ich muss halt auch Geld verdienen. Das ging es jetzt zu planen. Natürlich wollte ich es sofort am Anfang des Jahres machen. Dann gibt es ein paar Konferenzen, dann gibt es ein paar das und dort. Irgendwie bin ich dann so in Ende Jänner, Anfang Februar geschlittert. Und dann wollte ich es doch früher machen. Aber

Michael Seidl: hat mich dann erinnert, dass es ja noch mehr gibt und unter anderem gibt es ein Kundenprojekt, das im Jänner fertig werden muss. So, und jetzt ist die Frage. Jetzt habe ich ein Kundenprojekt, das muss im Jänner fertig werden. Das ist noch nicht geplant. Und es gibt diese Videoserie, die jetzt aus der Sicht vielleicht auch wichtig ist. Aber aus dem Sinn nicht dringend, weil es ist wahrscheinlich egal, ob es im Jänner, im Februar, März oder April rausgeht. Natürlich möchte ich es sofort, aber ist jetzt wahrscheinlich nicht so... Bringend. Beide sind natürlich wichtig, weil das andere bringt, ist natürlich meine Dienstleistung oder unsere Dienstleistung. Das andere bringt uns potenzielle Kunden. Also beide sind nicht unbedingt unwichtig. Das heißt aber, das andere war, muss bis Ende jener abgeschlossen werden. Da gibt es keine Argumentation, keinen Herungenbeschieber. Das muss fertig werden. Und somit würde ich sagen, ist dieses Thema dringend vom Zeitlichen natürliche, weil bis Ende Jänner und wichtig ist beides. Das heißt, wir fallen hier in den ersten Quadranten, das heißt in A, das heißt sofort selbst erledigen. Gut, das sofort geht nicht, weil jetzt haben wir gerade Feiertage. Aber das bedeutet sofort planen und die Umsetzung planen und dann das Thema gehen. Und erst wenn das geplant ist, sehe ich, welche Ressourcen dann quasi noch über sind im Jänner Februar, je nachdem. Und dann kann ich dementsprechend das zweite Thema planen, diese LinkedIn Lives. Und ich finde doch, dass macht es so einfach oder das ist die Einfachheit oder das Schöne an diesem Prinzip, weil es so einfach funktioniert. Sprich, man definiert grundsätzlich eben zwischen dringend und wichtig, wenn beides eingetroffen ist, jetzt sofort drum kümmern, auch wenn es nur die Planung ist und so weiter und abgestuft. Es gibt auf Wikipedia oder im Internet ein gutes Beispiel mit diesen Quadranten. Das kann man sich ansehen. Natürlich muss man ein bisschen ins Gefühl kommen mit was ist denn wichtig, was ist denn dringend.

Michael Seidl: Aber dringend ist natürlich immer wieder die zeitliche Komponente. Und wenn ich bis Ende Jena mit irgendwas fertig werden muss, dann sollte ich mir auch spätestens Ende Dezember diese Planung überlegen, wann ich diese Themen umsetze. Und somit ist das mal dringend und dann kommt der Rest. Und was mir hier auch immer wieder hilft, gerade bei diesem großen Kehrhaus, wo man alles sieht und in erster Linie auch alles für wichtig und ganz dringend hält. oder zumindest für wichtig ist dann einfach zu entscheiden. Einerseits eben wie viel Zeit brauche ich für das Thema? Und dann ganz, ganz einfach meinen Kalender zu sehen. Und wenn jetzt das heißt, das erste habe ja zu planen und ich sehe, dass da hier nur noch keine Ahnung oder reden wir vom ersten Quartal und ich sehe, dass ich vielleicht in Summe noch 10, 15 Tage offen habe, die ungeplant sind. dann ergibt sich diese Priorität relativ rasch, weil dann habe ich nur noch diese 15 Tage zum Planen. Mir hilft das sehr, wenn ich wirklich sehe, ich habe nur 15 Tage und habe Doings für 30, sage ich jetzt mal, die ich gerne machen möchte oder die ich auch vielleicht für wichtig empfinde, dann lässt sich daraus schnell auch diese weitere Prioritäten ableiten. Wenn ich nur 15 Tage habe, was Will ich da reinbringen, ist wirklich so wichtig, dass es in diesen 15 Tagen gemacht werden muss? Und das hilft schon, weil wenn ich diesen Zeitbereich nicht sehe, dann ist automatisch alles wichtig. Dann muss ich alles umsetzen. Und da kommt auch dann dieser ganze Stress und Überforderung vielleicht auch zustande, weil man sich zu viel aufheizt oder aufhetzt. dass man mit den Themen nicht vorankommt und dann vielleicht sogar mehrere Themen nicht abschließt, anstatt dass man ein paar Themen ordentlich abschließt. Das heißt wirklich auch bei der Planung sehen oder eben grob planen, was brauche ich denn an Zeit für dieses Thema und eben zu sehen, wo kann ich es reindrücken oder in welchem Zeitfenster und dann ergibt sich diese Priorität relativ einfach von selbst. Da muss man sich wirklich hinsetzen und entscheiden.

Michael Seidl: Das mache ich, das mache ich nicht, das mache ich auch nicht, das mache ich. Und das immer wieder im Hinterkopf behalten. heißt, wir haben heute zwei Themen. Einerseits schaut euch dieses Eisenhauer Prinzip an. Ich würde es gar nicht komplizierter machen. Also mir hilft es, zumindest grob, dass ich einfach entscheide, ist es wichtig und dringend oder was muss früher erledigt werden von der zeitlichen Komponente und danach eben das Wichtige. und so weiter und so fort und eben auch bei der Planung dann dementsprechend die verfügbare Zeit im Blick behalten. Sprich, wenn ich Doings für 30 Tage habe, aber nur ein Zeitfenster von 15 Tagen, dann geht sich definitiv das nicht aus. Jetzt können wir mit Überstunden reden und Effektivität, was auch immer, aber es wird sich nicht ausgehen. Das heißt, ich muss hier diese 30 Tage an To Do's runterbrechen auf vielleicht 10 Tage, wenn ein bisschen Luft und paar Tage für unvorhersehbar sollten noch übrig bleiben. Das heißt, ich kann in 15 Tagen nur Doings für 10 Tage unterbringen und das im Hinterkopf behalten und dann ist die Planung oder dann ergeben sich schnell Prioritäten. Dann kann man ausfüllen und sagen, okay, das mache ich vielleicht später, das mache ich später und dann bleiben wirklich nur noch die wichtigen Themen über. Ich hoffe, euch hat es geholfen. Das ist jetzt die Episode am 30.12., das heißt, ein Tag vor Silvester oder vor Neujahr, zwei Nächte vor Neujahr, je nachdem. Das heißt, ich wünsche euch an dieser Stelle Dankeschön fürs Zuhören natürlich im vergangenen Jahr der letzten 30-plus Episoden. Es geht im neuen Jahr weiter, keine Sorge. wünsche euch an dieser Stelle ein frohes neues Jahr und man hört sich hoffentlich im nächsten Jahr. Danke fürs Zuhören und bye bye.