FOLGE 035 - Organisation: Wie behalte ich die Übersicht meiner Doings

Michael Seidl: Willkommen zu einer neuen Ausgabe des Get Shit On An IT Podcast. Mein Name ist Michael Seidel und das Thema oder die Frage des heutigen Podcasts oder der heutigen Episode lautet, wie behalte ich die Übersicht meiner Doings? Und das ist jetzt vielleicht zu der dritten inoffiziellen Teil einer Serie, die eigentlich nie geplant war, aber sich eigentlich so ergeben hat. Das heißt, die letzten zwei Folgen ging es ja darum, wie nutze ich die ruhigere Zeit und wie kann ich dann Prioritäten definieren. Das ist alles rund die Zeit, wo wir vielleicht etwas ruhiger sind, wo wir unsere Doings wieder planen können, durchsehen können und alles drum und dran. Das haben wir alles schön gemacht in den letzten Tagen, Wochen über die Feiertage. Heute oder morgen, je nachdem, ihr die Folge hört, ist quasi wieder der Start der normalen Zeit, der 6., 7. Jänner. wo dann wieder alle ins Büro fahren und wo dann die hektische Zeit wieder losgeht. Das heißt, jetzt haben wir in den letzten zwei Wochen so quasi in der Theorie unsere Doings, unsere Projekte, unsere Prioritäten, alles geplant, alles aufgeschrieben, alles sauber, alles tippi toppi. Und jetzt müssen wir das Ganze eben in real life so quasi schaffen und beibehalten. Und da gibt es jetzt ein paar Themen und ein paar Punkte, die mir eben helfen. über die ich sprechen möchte und hoffentlich euch hilft so quasi das System, das ich jetzt über die letzten zwei Wochen aufgebaut habe oder wieder bereinigt habe, auch so weiter zu behalten. Das eine ist definitiv die regelmäßige Durchsicht. Das heißt wirklich, das, was ihr jetzt in den letzten zwei Wochen gemacht habt, vielleicht hoffentlich, wirklich regelmäßig zu machen, damit kein großes Chaos entsteht oder kein größeres. sondern wirklich immer wieder regelmäßig drüberschauen oder im besten Fall auch gar keinen Chaos entstehen lassen. Das bedeutet einerseits der wichtigste Punkt jetzt gerade, wenn ihr jetzt die zwei Wochen Urlaub hattet, geht wahrscheinlich euer Posteingang über und wir erinnern uns an die Regel. Wir nehmen uns wirklich Zeit, diese E-Mails abzuarbeiten und nicht so schnell zwischendurch, weil das bringt meistens nichts, sondern wirklich uns bewusst hinsetzen. Vielleicht habt ihr das sogar schon am Vortag gemacht oder

Michael Seidl: geht eine Stunde früher ins Büro, je nachdem wie das bei euch abläuft, wo ihr wirklich euch bewusst hinsetzt und euren Posteingang durchgeht. Und da wirklich wieder an die Regel denken, E-Mail lesen, E-Mail verstehen, habe ich doings, dann kann ich es gleich machen, dann mache ich es gleich, dauert es länger, dann in meinen Inbox oder in die Planung kann ich es jemand anderen geben, dann delegieren, weg aus dem Posteingang. Also wirklich einmal lesen, entscheiden, Schritte setzen und raus aus dem Posteingang. Und auch da kann es natürlich jetzt mit den Feiertagen und alles drum und dran etwas Chaos sein, weil da vielleicht nicht nur eine E-Mail drin ist, sondern ist eine ganze Konversation. Gibt jetzt technische Hilfsmittel, dass Outlook diese E-Mails so quasi bündelt und euch anzeigt oder ihr macht das selber, je nachdem. Also ihr müsst euch wirklich Zeit nehmen, diese E-Mails durchzulesen. Und das kommen wir nicht rum. Das heißt, nehmt euch wirklich Zeit, die E-Mails durchzulesen, das abzuarbeiten. Alles drum und dran. Wenn es nicht schafft, dann blockt einen weiteren Slot für eure E-Mails, aber bleibt wirklich dran und schaut, dass da kein Chaos mehr entsteht. Gerade nach so zwei Wochen Feiertagen. Die Kollegen waren vielleicht im Büro, andere Firmen, Kunden, Departments, Abteilungen waren im Büro und haben euch E-Mails geschickt, Aufgaben zugeordnet, was auch immer. Das heißt, diese gehören abgearbeitet, das mag am Anfang oder gerade nach so einer Zeit, wie auch nach dem Urlaub. etwas überfordernd wirken, aber die Regel gilt oder es ist das selbe Prinzip, Zeit nehmen, ein bisschen mehr wahrscheinlich und nach der Reihe abarbeiten. Wirklich entscheiden, was ist zu tun und die E-Mail oder die Konversation raus aus der Inbox. Das ist der erste Punkt. Dann dementsprechend sollte in was anderes hergekommen sein, ähnliche Messages, Teams, Slack, Cisco, was auch immer ihr nutzt, da mal drüber fliegen, schauen, was es zu tun gibt. nach das dementsprechend einordnen und zumindest in eure To-Do-Eingangsbox, damit ihr das im Laufe des Tages oder der Woche planen könnt. Das ist das ganz, ganz wichtig. Die massenen E-Mails zuerst mal abarbeiten, damit man wieder so quasi auf Stand ist. Im besten Fall habt ihr am ersten Arbeitstag keine Projekte, keine Termine, sondern könnt vielleicht hoffentlich ruhig in den Tag starten oder in das neue Jahr starten.

Michael Seidl: und nehmt euch da wirklich diese Zeit und quasi das System, das ihr jetzt geschaffen habt über die Feiertage, dass das nicht am ersten Tag gleich wieder in Chaos aufgeht. Ein zweiter Punkt ist dann ein regelmäßiger Durchsicht, sprich wirklich dranbleiben. Wenn irgendwelche Themen reinkommen, das sind eure quasi globale Inbox von euren To-Do's und die regelmäßig am besten am Abend oder spätestens am Ende der Woche, meistens am Freitag, so quasi diese losen Enden, diese losen To-do's wieder einplanen, wieder in Projekte, in Termine, in Weiterleiten, Delegieren, was auch immer, also alles, was irgendwo herumschwirrt, wirklich sofort wieder einplanen und einordnen. Dieses Chaos, diese losen Teile gar nicht zu groß werden lassen. Weil das ist dann meistens die Hürde, dass es dann einfach umso schwieriger wird oder umso aussichtsloser oder die Hürde umso größer wird. Das heißt, diese Hürde, dieses Chaos gar nicht erst groß werden lassen, sondern wirklich eben immer abarbeiten, immer nachplanen, immer einordnen, wo diese Doings hingehören und somit wirklich sicherstellen, dass das Chaos einfach nicht zu groß wird. Dritter Punkt, im wirklich anderen System so quasi glauben, also wer es gemacht hat, der hat ja hoffentlich auch dieses schöne Gefühl gehabt, einfach so quasi sich alles unter Kontrolle zu haben. Und wenn ihr daran bleibt, dann bleibt das Gefühl. Also wenn ihr im E-Mails gleich abarbeitet, wenn ihr diese losen Enden, losen gleich mal abarbeitet und das Chaos nicht zu groß werden lässt oder lasst. dann bleibt auch dieses Gefühl, alles unter Kontrolle zu haben. Und das macht es dann auch leichter, sich an diese Regeln zu halten. Das heißt, für den ersten Arbeitstag nach dem großen Urlaub würde ich wirklich empfehlen, einerseits bewusst etwas mehr Zeit für die E-Mails zu planen, weil eben aus Erfahrung, da der Posteingang wahrscheinlich übergehen wird mit E-Mails, wirklich regelmäßige Durchsicht eurer To-Do's.

Michael Seidl: sprich täglich, spätestens wöchentlich, euer Chaos quasi zu bereinigen und alles in eine eindeutige Liste zu bringen oder einzige Liste zu bringen oder ein einziges System und eben wirklich dieses Gefühl auch zu behalten, dass das Ding funktioniert und Vertrauen in das System finden. Das heißt, wenn man das eben dementsprechend hat, dieses Vertrauen, dann ist es auch dementsprechend leichter, es weiter zu fühlen und weiter zu bedienen. Es mag jemanden, also diese Technik, wie gesagt, ich habe das nicht erfunden, sondern das mag dem einen oder anderen vielleicht bekannt vorkommen. Wenn nicht, dann würde ich euch das Buch GTD empfehlen, also Getting Things Done. Und wer jetzt eine Ähnlichkeit mit dem Podcasttitel sieht, das ist reiner Zufall. Nee, also es gibt ein Buch Getting Things Done. Ich glaube, es gibt zwei oder drei Ausführungen oder Versionen von David Allen. im Prinzip passieren diese Themen auf seinem System. Das, was ich hier erzähle, nicht neu erfunden oder von mir erfunden, sondern von mir gelebt, mir erprobt, mir genutzt und dementsprechend für gut befunden. Und darum erzähle ich das. Wer tiefer in diese Thematik einsteigen möchte, GTD oder Getting Things Done von David Allen, Buch. Sehr zu empfehlen. Da steht das alles vielleicht noch etwas ausführlicher drin, was ich euch in den letzten zwei, drei Episoden hier erzählt habe oder was auch immer wieder Teil dieses Podcasts ist. Ich lebe sehr stark danach und ich versuche es zumindest natürlich mit Anpassungen ein bisschen, wie es auch für mich passt. Aber dennoch ist die Basis dieses GTD von David Allen, also wer mehr erfahren möchte, wer tiefer einsteigen möchte, bitte gerne dieses Buch kaufen. Ich werde es in den Show Notes verlinken, wenn ihr wollt. heißt, dann könnt ihr es hier gleich finden. Also wer tiefer einsteigen möchte, bitte dieses Buch zulegen. Ansonsten wünsche ich einen ruhigen und produktiven Start ins neue Jahr. Dankeschön fürs erste Jahr zuhören. Wir starten in das zweite Jahr quasi.

Michael Seidl: Dieses Podcast, danke schön fürs Zuhören. Wenn ihr Fragen habt, bitte diese gerne mir zukommen lassen. Dann werden wir die in den nächsten Episoden beantworten. Ich werde versuchen, zu beantworten. wird dieses Jahr wahrscheinlich, ich bin gerade dabei, Leute zu finden und das Konzept zu erstellen, wahrscheinlich einmal im Monat eine Folge geben, wo wir jemanden als Gast im Podcast haben. Da wird es was geben. Aber dazu ... wenn es soweit ist. Ich wünsche euch wie gesagt einen guten Start ins neue Jahr, bleibt produktiv und bis zum nächsten Mal. Bye Bye.