FOLGE 037 - Organisation: Wie kann ich den Onboarding-Prozess für neue IT-Mitarbeiter optimieren?

Michael Seidl: Willkommen zu einer neuen Ausgabe des Get the Shit Done in IT Podcasts. Mein Name ist Michael Seidel und das Thema der heutigen Episode ist, wie kann ich den Anbaudenprozess für neue IT Mitarbeiter optimieren. Das ist für die Mitarbeiter ein Austritt eines meiner Lieblingsthemen. muss man automatisieren, wie sehr viel bei unseren Kunden. Aber heute geht es nicht so sehr die Automatisierung, sondern wirklich die Organisation im Hintergrund. Und alles drunter habe ich auf die IT heruntergebrochen. Das andere Thema gibt es vielleicht in einer anderen Folge. Und habe mir drei Punkte überlegt. Auch das, was ich bei Kunden sehe, wenn da neue Mitarbeiter kommen, ich mir denke, hätte man vielleicht anders machen können. Und darum jetzt mal meine drei Punkte, die ich da sehen würde. Das Erste ist natürlich einen strukturierten Umbrodingplan zu erstellen. Was meine ich damit? Relativ simpel. Natürlich die Hardware, entsprechend seine ganze Ägypne sollte bereitstehen. Das sind eher die allgemeinen Dinge. Sein Platz sollte bereit sein, aber vor allem sollte man also achten, es ein geplanter Ablauf wie denn der erste Tag, vielleicht auch die erste Woche ablaufen soll. Sprich, er kümmert sich ihn, er holt ihn ab. Wer zeigt ihm gewissen Dinge, was er zu tun hat und alles drum und dran. Auch wenn er der IT ist, ist er Lehrling, ist er fertig ausgebildet, weiß er, was er zu tun hat. Das spielt natürlich mit, aber dennoch würde ich behaupten, sich wirklich bewusst Zeit nehmen, eine Person an dem Tag. Am ersten zumindest. Je nach Firmengröße gibt es vielleicht dann so andere Onboardings, die dann von daher gestaltet werden. Dann muss er natürlich geplant werden, aber grundsätzlich würde ich wirklich sagen, Bewusstsein nehmen an dem Tag, ja, es wird wahrscheinlich stressig sein, weil es genug andere Dinge zu tun gibt. Aber aus Erfahrung heraus macht es schon einen guten Eindruck, wenn sich einer, mit dem Zeit nimmt, sich das Equipment ansieht, sich darum kümmert und das auch wirklich vielleicht jemand ist, der ein Ansprechpartner auch für ihn ist. Nicht nur eine abteilungsfremde Person, sondern wirklich...

Michael Seidl: sein Teamreiter, sein Teammitglied, was auch immer, dass sich der wirklich zeitend sich und ihm sogar beim Onboarding hilft oder beim ersten Tag. Und natürlich von Anfang an sollte klar sein, was denn seine Aufgaben sind. Nicht nur ja, bisschen da, bisschen dort, wird schon was finden, sondern wirklich ihm und das beginnt wahrscheinlich auch die Planung oder die Arbeit schon ein paar Tage oder Wochen vorher. sondern wirklich überlegen, wer ihm dann die Hand nimmt, wer ihm denn neue Dinge zeigt, die internen Strukturen, Abläufe, drum und dran, und wer ihm auch sagt, wie gewisse Dinge ablaufen oder dann auch bei Fragen hilft. Das heißt, sollte wirklich geplant sein, welche Themengebiete er sich ansehen sollte, kurzfristig vielleicht auch langfristig. Das heißt, kurzfristig vielleicht im Helftest raushelfen, langfristig soll er sich vielleicht gewisse Infos über Themen ansehen und diese dann zu betreuen. Aber das sollte vielleicht sogar schon beim Bewerbungsgespräch, spätestens am ersten Tag klar sein, welche Aufgaben er hat, was er übernehmen soll und alles drunter. Ja, auch natürlich mit dem Hintergedanken, vielleicht wird es nichts, weil es nicht funktioniert, weil er sich was anderes vorgestellt hat. Nicht mal abwarten und schauen, wie er tut, sondern wirklich mit einem Plan, weil ich schon finde, dass man dementsprechend auch als Mitarbeiter, wenn man dann ins Unternehmen kommt, weiß, was einen erwartet und auf was man sich einstellen kann. Vielleicht will man sich auch schon vorbereiten für gewisse Themen. Das sollte schon klar sein, vielleicht auch kommuniziert sein. Dementsprechend, was ich selber gelebt habe oder lebe und auch immer wieder sehe, was hilft, ist wirklich einen Mentor an die Seite zu stellen. Das heißt eine Person, die den Mitarbeiter an die Hand nimmt, die bereitsteht, die Ressourcen hat und auch sich nehmen darf, ihm zu helfen, Fragen zu beantworten, ihm neue Dinge zu zeigen. Also nicht so nebenbei fragen, wer gerade Zeit hat, was auch immer, sondern wirklich eine Person an die Hand zu geben. Der muss jetzt nicht ständig Händchen halten und kann selber nichts mehr arbeiten, aber der wirklich bewusst sich Zeit nehmen darf, jeweils halber Tag pro Woche so verteilt oder was auch immer, und der wirklich als Mentor, als Ansprechperson den neuen Mitarbeitern zur Seite steht.

Michael Seidl: Ich habe das schon gesehen, in der IT und vielleicht auch gerade noch in der Dienstleistung. Ich glaube, es gibt sowohl für interne als für externe IT. Es gibt viele Systeme, gibt viele Dinge, man noch nicht weiß, viele Strukturen, viele Abläufe, was auch immer. technische Fragen. Wenn der in den Bereichen, in er arbeiten soll, noch nicht 100 % technisch fit ist, gibt es auch da Fragen. Da sollte wirklich jemand da sein. der sein Ansprechpartner ist, vielleicht nicht alles beantworten kann, der aber sagen kann, zu wem gehst du, der das klären kann, der das planen kann oder der das selber quasi für ihn fragen könnte. Das heißt hier wirklich jemand an die Seite stellen, einen Mentor, der ihn quasi im ersten halben Jahr, Jahr oder was auch immer begleitet. Und der dritte Punkt ist natürlich dann dementsprechend regelmäßiges Feedback. Das heißt natürlich planen oder natürlich immer wieder mit dem neuen Kollegen fragen, wie geht es dir, was läuft. Das wahrscheinlich nicht jeden Tag machen, vielleicht einmal in der Woche, alle zwei Wochen. Kann man da wahrscheinlich mit Dauer der Zugehörigkeit dementsprechend diesen Rhythmus verlängern. Aber wirklich die Leute so quasi fragen, also nicht nur fragen, wie geht es dir, brauchst du irgendwas, aber du sollst eh grundsätzlich der Mentor machen. Aber eben auch, wie war für dich das On-Body, wie geht es dir, wie, wie, wie... War es problemlos, war reibungslos, würdest du sagen, war für dich okay? Das heißt, dass man grundsätzlich diesen Prozess hinterfragt und den dementsprechend immer wieder mal anpasst, wie denn neue Kollegen so quasi angebildet werden. Und das vierten Punkt und on top, aber das ist wahrscheinlich dann definitiv mal Thema für eine andere Episode, ist das Ganze natürlich automatisieren. Das Mentor-Wesen und alles drum und dran kann man nicht automatisieren. Aber dementsprechend dieser Prozess, so quasi mit Informationen legen, mit Hardware vorbereiten, mit Equipment vorbereiten, das lässt sich dementsprechend automatisieren und das hilft auch dementsprechend fürs Onboarding. Weil dann ist dementsprechend auch Niederschreiben dieses Prozesses, also nicht automatisieren, sondern dementsprechend vorher niederschreiben, sollte eben jemand andere aus der Abteilung dieses Onboarding machen, dass der eben dementsprechend diesen Leitfaden hat und wie gesagt, on top kann man das Ganze dann dementsprechend automatisieren.

Michael Seidl: Das war es für diese Woche. Das heißt noch mal zusammengefasst, einerseits vorher natürlich klar machen, strukturiertes On-Boiling-Equipment und was ist denn seine Aufgabe. Zweiter Punkt, ich würde empfehlen, Ihnen einen Mentor an die Seite zu stellen, also sprich eine Ansprechperson, die Ihnen helfen kann oder dementsprechend helfen kann, eine Lösung zu finden und ein regelmäßiges Feedback, gerade am Anfang vielleicht in einem kleineren Intervall. auf diesen Prozess hin. Wie war für ihn das Onboarding? Wie hat er sich gefühlt? sein Feedback kann sich eher was besseres oder was anderes vorstellen und dass man dementsprechend dieses Onboarding von neuen Kollegen verbessern oder immer wieder auf Stand halten kann. Das war es von meiner Seite gerne von euch, das Feedback dazu. Ansonsten wünsche ich euch eine schöne Woche. Bleibt produktiv und bis zum nächsten Mal. Bye Bye.