FOLGE 038 - Organisation: Wie steigere ich meine Konzentration im Arbeitsalltag?

Michael Seidl: Willkommen zu einer neuen Ausgabe des Get Shit Done in IT Podcast. Mein Name ist Michael Seidel und die Frage, mit der wir uns heute beschäftigen, lautet, wie steigere ich meine Konzentration im Arbeitsalltag? Ich habe dazu einige Ideen oder zumindest Ratschläge. Wir hatten auch mal ein passendes oder ähnliches Thema vor ein paar Episoden Richtung Homeoffice. Und das bringt mich zum ersten Punkt. den richtigen Platz. Es ist natürlich einfach, wenn man im Homeoffice arbeitet und im besten Fall auch noch ein eigenes Zimmer hat, wo man die Tür zu machen kann, dann ist schon mal eine große Möglichkeit an Ablenkungen, die man vermeiden kann, da. kann man die Tür zu machen, kann keiner rein oder sollte keiner reinkommen. Jeder, Kinder hat, weiß, dass das nicht immer so funktioniert. Aber grundsätzlich, wenn dann sogar die Tür zu ist. dann ist es relativ einfach. Es ist natürlich anders, wenn man ins Büro fährt oder wenn man im Büro ist. Das ist eigentlich auch der Vorteil, dass man da mit den Kollegen quatschen kann, sich austauschen kann, was auch immer, bringt natürlich dann auch dementsprechend Ablenkungen mit sich. Das heißt, richtige Platz, die richtige Umgebung hilft in dem Punkt schon, dass man vielleicht sagt, man hat Kopfhörer, wenn man sich konzentrieren möchte, man kann vielleicht auch in irgendeiner Art Weise mit dem Büro platt eine Abstimmung finden, je nachdem wie das funktioniert oder das darf. Aber ich würde doch vorschlagen, sich Kopfhörer zuzulegen, natürlich wenn es erlaubt ist. Ich gehe mal jetzt davon aus, dass wir im Jahr 2025 die, wie soll ich sagen, vielleicht die altbackenen vorgesetzten Chefs nicht mehr ganz so massiv sind, die es dann auch erlauben, mal Kopfhörer zu tragen. Natürlich, wenn es die Arbeit erlaubt. Also wer im Helptest sitzt und vielleicht wirklich Kundenkontakt hat, damit Kopfhörer drum läuft, ist wahrscheinlich das Falsche. Kann ich verstehen. Aber alle anderen, es Prinzip rein wirklich ums Abarbeiten geht oder ums Umsetzen, spricht nichts dagegen. Meines Erachtens einfach mal Kopfhörer zu nutzen, weil dann kann man sich konzentrieren, dann hat man keine Ablenkung von anderen Geräuschen, was auch immer.

Michael Seidl: Vielleicht habt ihr dort auch mal die Möglichkeit, eine Tür zuzumachen. Was ich auch immer wieder sehe, gerade so in Großraumbüros oder auch mit Kollegen, die herumsitzen, dass man dann auch im Kalender einen Blocker reingibt, Fokuszeit. Dass die Kollegen auch dementsprechend wissen, Teams auf stumm schalten, alle anderen Sachen auf stumm schalten. Dass auch die Kollegen wissen, okay, Fokuszeit, Kopfhörer auf. Da ist Ruhe, da wird nichts herumgeschrien oder rübergefragt über den Tisch oder über Monitor. Da wird nicht per Teams angejettet. Gut, der sollte eh dann auf nicht stören sein. Da wird nicht zur Person gegangen und so quasi gestört. Und auch das, glaube ich, sollten jetzt relativ moderne Chefs oder Vorgesetzte auch akzeptieren, dass die Kollegen sich durchaus mal so ein, zwei, drei Stunden je nach dem einfach mal so eine Fokuszeit nehmen dürfen, wo sie auf Deutsch ihre Ruhe haben. Das sollte meines Erachtens drin sein und hilft meines Erachtens oder meiner Erfahrung nach extrem bei der Fokussierung und Konzentration, dass das besser funktioniert. Wer damit vielleicht selbst Probleme hat, da kommt der zweite Punkt. Das Ganze nennt sich die Pomodoro-Technik, kommt aus dem Italenischen für Tomate. Hat nur damit was zu tun, dass damals der Erfinder einfach eine Eieruhr hatte in Tomatenform und sich damit die Zeit gestoppt hat. Und funktionieren tut es wie folgt, dass man sich einfach selbst ein bisschen überlistet, selbst dazu zwingt, wirklich eine gewisse Zeit lang fokussiert zu arbeiten. Also nicht das Handy in die Hand zu nehmen, nicht Outlook zu öffnen, nicht Teams zu öffnen, nicht andere Dinge, sondern wirklich sie ist fokussiert. Themen abarbeitet. Und das in so kleinen Blöcken, so 20, 30 Minuten und dann wieder 5 Minuten Pause, also 5 Minuten wieder ablenken, so quasi, und dann wieder weitermachen, so in Schichtbetrieb oder in so Instanzen. Und da hilft meines Erachtens wirklich eben, zuvor aufzuschreiben, was für Themen müssen denn umgesetzt werden. Das bietet sich so in kleinen Schritten an, dass man wirklich so kleine Schritte immer wieder hinschreibt, was muss denn getan werden.

Michael Seidl: und sich dann wirklich diese Stoppuhr macht, das kann man jetzt am Handy machen, man jetzt, von mir könnte ich auch eine Eieruhr hinstellen, ganz egal, dass man dann wirklich diese 20 Minuten, 30 Minuten fokussiert arbeitet. Das heißt, man hat dann diesen digitalen oder echten Zettel vor sich, wo diese To-Do's draufstehen, am Schirm oder am Rechner natürlich nur die Programme offen, die man zur Erledigung dieser Aufgabe braucht, sonst nix. Alles stumm, vielleicht auch diese Fokuszzeit eintragen. Wenn es geht, ist natürlich schwierig den ganzen Tag vielleicht, wenn es geht, auch diese Fokuszzeit. Kopfhörer auf und dann wirklich diese 20 Minuten mal fokussiert nur an diesem Thema oder diesen Themenarbeiten. Und wenn dann quasi dieser Timer abläuft, dann fünf Minuten Pause machen, ablenken lassen, dann von mir aus aufs Handy schauen, Instagram, was auch immer Reels von Freunden ansehen, die ihr geschickt bekommen habt. und dann wieder von vorne wieder 20 Minuten. Und das hilft extrem bei Leuten, die sich einfach schwer tun zu konzentrieren. Also wo es nicht daran scheitert, dass die Umgebung vielleicht nicht passt, sondern die eben vielleicht einfach ständig das Handy in der Hand haben, weil ja irgendwie ein Reel dahergekommen ist oder die in Outlook schauen, weil E-Mails dahergekommen sind, Teams, was auch immer, die sich einfach sehr leicht ablenken lassen. Ja, das heißt wirklich, vorherschreiben, was gemacht werden soll und dann so in 20, 30 Minuten blöcken, einfach wirklich gezielt konzentrieren. Und damit lernt man eigentlich wieder, dass konzentriert sein. Ablenkungen, natürlich können es passieren, wenn jetzt Kollegen kommen, was auch immer, oder wenn das Telefon läutet. Aber es geht da eher darum, also das hilft extrem bei Leuten oder bei Menschen, die eben wirklich Probleme haben sich länger. als ein paar Minuten zu konzentrieren und sich eben immer wieder durch irgendwelche Sachen ablenken lassen und somit einfach nicht in die Konzentration oder in die Produktivität kommen. Also das hilft extrem, wenn man das macht, dann lernt man so quasi wieder die Konzentration und dann braucht man wahrscheinlich auch diese R-Uhr oder diese Stoppuhr oder was auch immer weniger oder man kann diese Zeitblöcke erweitern, das heißt dann statt 20, 30 Minuten dann vielleicht 40, 50 Minuten.

Michael Seidl: Und da ist dann eh schon der Punkt, wo man dann einfach eine Pause machen sollte, Kaffee trinken, Kaffee holen, mit den Kollegen quatschen, weil eben einfach auch die Konzentration nicht so lange aufrecht erhalten werden kann. Aber dann lernt man das dadurch. Das Ganze nennt sich Pomodore-Technik. Wer das noch weiter googeln möchte oder sich ansehen möchte, wie gesagt, kommt vom Italienischen der Tomate, weil eben das damals jemand entwickelt hat oder entwickelt. wahrscheinlich niedergeschrieben hat, der als Eieruhr eine Tomaten-ähnliche oder keine Eieruhr hatte, sondern eine Tomaten-Uhr in dem Sinn. Und der dritte Punkt ist ganz klar Ablenkungen wirklich weggeben. Da ist das erste natürlich das Handy. Das heißt, wenn schon da sein muss, weil man vielleicht auf irgendeinen Anruf wartet oder weil die Freundin schreibt oder was auch immer, dann zumindest Ich kann zumindest vom iPhone sprechen. denke, Android hat dasselbe dann zu einem Nicht-Stören-Modus rein oder kann man auch sagen, was stören darf. Ich würde auf jeden Fall vorschlagen, dass wahrscheinlich Instagram, Facebook, TikTok, was auch immer nicht zu diesen Apps gehört, die während der Arbeit stören dürfen. Das heißt, ganzen Push-Notifizierungen abschalten oder zumindest so einstellen, dass während der Arbeit oder während dieser Arbeitszeit oder dieser Fokuszeit diese Ablenkungen nicht daherkommen. Das gilt natürlich dann dementsprechend auch für die Smartwatches, die das Ganze dann spiegeln, also auch die dementsprechend in den Modus setzen. Das heißt, Handywerk, Outlook zu oder E-Mail-Programm zu, Teams minimieren und sonstige Dinge. Ich habe immer ganz gern einen relativ aufgeräumten Schreibtisch, weil ich da einfach dann keine Dinge sehe, die ich vielleicht auch noch tun sollte. Ich hatte vor kurzem jetzt bei mir zu Hause im Homeoffice. Ich habe gerne, wer mich am Video sieht, hinter mir so Lego-Dinge stehen. habe da einige bei mir im Büro stehen und mein größerer meinte, wollte ein kleines Lego zerlegen und wieder zusammenbauen. Das hat er nach zwei Minuten damit aufgegeben. Ich hatte am Tisch einen Haufen Legosteine liegen und das hat mich jetzt eine Woche beschäftigt. Ich habe es immer wieder gesehen und habe immer wieder daran gedacht, ich sollte das wieder bauen, damit ich es endlich wieder zurückstellen kann. Und das lenkt einfach ab, so kleine Dinge.

Michael Seidl: Schaut, dass auf eurem Tisch oder in eurem Blickfeld, wo ihr arbeitet, keine Dinge herumliegen, die euch an irgendwelche Dinge erinnern, die ihr machen sollt. Sondern das kommt in euer System, da steht es drin, da kann es geplant werden. Aber lasst solche Dinge nicht auf eurem Tisch liegen und eurem Blickfeld irgendwo sein. Daher solltet ihr schauen, relativ sauberen Arbeitsplatz. Auch wenn das alles schon gut funktioniert und alles drum und dran, kommt zum Schluss doch immer wieder einfach Pausen machen. Kaffee holen, Tee holen, was auch immer ihr gerne trinkt, mit Kollegen quatschen, mit der Freundin telefonieren, mit der Familie, keine Ahnung, einfach immer wieder kurz ein paar Pausen machen, ein paar Minuten vielleicht kurz im Büro herumspazieren, was auch immer. Das hilft, dann einfach wieder als Ausgleich zur Konzentrationsphase, da eben den Ausgleich zu finden. Das war es soweit für diese Woche. Wenn ihr Fragen habt, bitte diese gerne mir auf LinkedIn zukommen lassen per Text oder per Sprachnachricht. Würde ich mich freuen, dem entsprechend eure Fragen im nächsten Podcast zu beantworten oder zu behandeln. Und somit wünsche ich euch einen schönen Montag, schöne restliche Woche, bleibt produktiv und bye bye.