FOLGE 039 - Organisation: Wie bleibe ich motiviert bei langen Projekten?

Michael Seidl: Willkommen zu einer neuen Ausgabe des Get Shit Done in IT Podcasts. Mein Name ist Michael Seidel und das heutige Thema lautet, wie bleibe ich motiviert bei langen Projekten? Jetzt ist das, meistens sind immer so kurzfristige Dinge, die sind relativ rasch überschaubar und können wir wahrscheinlich auch mit absehbarer Zeit abschließen und sehen vielleicht auch schon das Ziel. Auf der anderen Seite gibt es aber natürlich gröbere Projekte, die vielleicht ein halbes Jahr dauern, ein Jahr dauern. Und das kann schon frustrierend sein, wenn man ewig an etwas arbeitet und man sieht einfach kein Ende oder kein Licht am Ende des Tunnels oder einfach es ist kein Ende in Sicht, wann sind wir fertig, was auch immer. Und da ein paar Tipps, die mir helfen, eben da vielleicht einfach die Motivation zu behalten und den Überblick zu behalten. Und der erste Punkt ist ganz klar, kleine Schritte planen oder in Unterprojekten planen, in kleine Schritte planen, in Tasks planen, in Ebenen, in Phasen, was auch immer planen. Das hilft extrem einerseits natürlich auch bei der Ressourcenplanung. Das heißt, wenn ich jetzt ein Riesenprojekt habe, wie alle meine Server von 2016 auf 2025 heben, das sagt mir jetzt mal nichts. Das erste wäre wahrscheinlich jetzt mal herauszufinden. wie viele Server geht es denn? Also der erste Schritt wäre mal so quasi die Erfassung, die Ist-Stand-Erfassung. Da muss ich es wahrscheinlich einteilen in Server mit dritten Bittersoftware drauf, wo die eben nur Standardfunktionen haben. Die Standardfunktion lässt sich wahrscheinlich relativ rasch hochziehen, jetzt mit Ausnahme vielleicht von Domain-Controllern, wenn wir jetzt ins Technische gehen. Da muss man vielleicht ein bisschen Acht geben. Und sonst kann man das so Schritt für Schritt planen und da wirklich eben die kleinen Schritte hinschreiben. Bei Trittsystemen dann vielleicht mal mit den Trittanbietern quatschen, ist es supported, welche Schritte sind notwendig, müssen vielleicht neue Lizenzen, neue Software, was auch immer kaufen oder anschaffen. Das heißt, das einfach wirklich niederschreiben, auch in einer Chronologie. Was ist denn nach der Reihe zu tun und zu machen?

Michael Seidl: Einerseits hilft es natürlich bei der Organisation, bei der Planung, der Umsetzung. Und es kommt zum zweiten Punkt, ich sehe einfach kleine Erfolge. Das heißt, wenn ich diese Schritte plane, dann kann ich die nach der Reihe so quasi abhaken und sehe, dass von meinem Projekt, von 50 Tasks vielleicht 10 bereits erledigt sind. Nächste Woche sind es 12 oder 13. Ich sehe diese kleinen Schritte, diese kleinen Erfolge und das hilft extrem bei der Motivation. Das heißt, wenn ich das ohne dem Ding mache und immer wieder habe ich im Kopf, was zu tun ist, ich weiß es eh, dann arbeite ich ein halbes Jahr an diesem Projekt und weiß eigentlich nicht, wo ich stehe. Ja, vielleicht in meinem Kopf. Ich habe noch ein Passeur, aber wenn das nicht zu Papier gebracht ist oder digitales Papier. Dann ist dieser Status, dieser Blick auf das Projekt einfach nicht möglich. Und dann ist es auch schwierig, vielleicht dem Vorgesetzten zu präsentieren. Dann muss ich das vielleicht auch jedes Mal dann zusammen schreiben, wenn der ein Projektstatus sehen möchte. Und auf der anderen Seite kann ich ihm diese Schritte zeigen und hat eine Live-Ansicht und kann mit ihm sagen, wir haben die Hälfte erledigt, ist hier niedergeschrieben, der ist auch glücklich und du selber hast dementsprechend den Überblick und siehst, ja es geht etwas weiter und ich sehe das. Bei größeren bin ich auch ein Freund, dass man das so quasi in Phasen plant oder unterteilt. Ein Beispiel jetzt vielleicht bei uns aus der Automatisierung immer wieder ist so sehr oft so User- und Offboarding-Automatisieren. Und ich habe da immer ganz gerne Phasen, wo ich sage, am ersten Schritt mache ich jetzt mal einfach das, was jetzt auch gemacht wird, also manuell, und das automatisieren wir. Vielleicht mal mit kleineren Anpassungen, aber nicht gleich das hochtrabende All-in-one mit Schleifchen oben drauf und was auch immer Lösung, sondern einfach mal als Werkzeug für die IT. Vielleicht zur Erklärung, User-Onboarding ist meistens so bei den Kunden. Die IT bekommt im besten Fall die Information, dass neue Mitarbeiter kommen und müssen sich dann am alles andere kümmern, den User zu erstellen, die Rechte.

Michael Seidl: was ein Hardware braucht, Ausstattung, was auch immer. Das ist natürlich langfristig gesehen, dass wir das schöner machen wollen und eher die Verantwortung an die HR geben oder an die Vorgesetzten. Aber das werden wir nicht in einem Auffass erledigen können. Das heißt, der erste Schritt oder die erste Phase wäre dann, bestehenden Prozess so zu nehmen, wie er ist, vielleicht mit kleineren Adaptierungen, aber mal als Werkzeug für die IT. Das heißt, wir bleiben bei dem selben Ablauf. Aber die IT hat dann was an der Hand, wo sie das zumindest automatisiert machen kann. Und von dieser Phase kann man dann in den nächsten Schritt gehen, eben dann die HR einzubinden, dass die vielleicht schon was ausfüllen kann, oder dass man die Vorgesetzten mit einbindet. Man muss natürlich auch das Rollenkonzept alles bauen. Das sind viele Schritte, aber das ist wirklich Phase oder Schritt für Schritt in den Phasen unterteilt, dass man das eben dementsprechend so plant und dementsprechend auch umsetzt. Das heißt, man sieht dann wirklich kleine Schritte, kleine Teilprojekte, die abgeschlossen werden, kann sich auch Feedback holen dementsprechend und kann das in die nächsten Phasen, in den nächsten Schritten dementsprechend gleich einbinden. Nächster Punkt ist auch diese kleinen Erfolge feiern. Ist wahrscheinlich schwierig, jetzt Projektabschluss essen, was man meistens bei größeren Projekten macht oder irgendwie eine Feier oder was auch immer, aber einfach visualisieren und einfach, keine Ahnung, beim Guten Morgen-Kaffee mit dem Team zusammenstehen, kurz drüber quatschen, ja, wir haben das und das abgeschlossen. Und dass man das auch dementsprechend würdigt und dementsprechend auch nach außen trägt, oder visualisiert, sage ich jetzt mal. Und das auch helfen kann, und das ist bei der Vorbereitung zu tun, dass man so quasi den Grund oder die Schmerzen, die man durch dieses Projekt lösen möchte, die Probleme, dementsprechend auch irgendwo niederschreibt, im besten beim Projekt, bei der Beschreibung, warum tun wir das, was ist das Ziel, was erhoffen wir uns damit und was erleichtern wir damit. Und das eben auch wirklich niederzuschreiben und vielleicht auch das regelmäßig immer wieder sich durchzulesen. Weil das hilft dann schon, dass man sich immer wieder vor Augen führt, warum machen wir denn das und was haben wir denn dann danach. Und so banal es klingt, das vergisst man im täglichen

Michael Seidl: Stress und 17.000 anderen Dingen, vergisst man das einfach zu leicht. Und dass man sich das auch wieder vor Augen führt, okay, das Ziel wird sein, dass wir uns durch den automatischen User eintritt, auch wenn es jetzt mühsam ist, später dann viel Zeit ersparen, weil wir es an die HR oder an die Manager ausgliedern. Das heißt, wir haben diesen Task nicht mehr bei uns. Ja, die Umsetzung oder vielleicht auch diese Definition. diesen Prozess umzusetzen und zu definieren mit den anderen Abteilungen, mühsam sein, mag dauern, definitiv. Aber es hilft uns, dass wir das selber nicht mehr machen müssen, es spart uns Zeit und Ressourcen. Wenn man das wirklich eben niederschreibt, dann ist das schon einiges wert, wenn man sich das dann immer wieder vor Augen führen kann oder einfach mal durchlesen kann. Was mir jetzt noch zum Schluss einfällt, was ich auf Vorschau zum Teil benannt habe, eben in Phasen machen und vielleicht nicht gleich so quasi die Eier legen, wollen mich Sau macht. Ich hoffe, das versteht jeder. Aber dass man nicht gleich das Non plus Ult umsetzen möchte, sondern wirklich eben Schritt für Schritt oder in Teilprojekten dementsprechend Themen umsetzt. Wenn wir jetzt wieder beim User-Onboarding bleiben, es wäre eine Illusion und es ist auch relativ frustrierend. Wenn ich von der Ist-Situation so quasi die IT ist froh, wenn sie zumindest die Info bekommt, wenn neue Mitarbeiter kommen und die Realität ist, er steht vor der Tür und wir brauchen jetzt was. Wenn ich vor einem Schlag von dem so quasi dahin gehen will, dass sich nur noch die HR drum kümmert und die IT damit nichts mehr zu tun hat. Das ist einfach zwei, drei Schritte übersprungen. Das heißt auch hier die Zielsetzung und das Endergebnis dementsprechend realistisch planen und dementsprechend die Projekte realistisch abstecken, was denn die Ziele sind und was denn am ersten Schritt oder im ersten Teilprojekt sein soll. Wie gesagt, funktioniert. Wir haben es immer wieder mal probiert, wirklich von 0 auf 100, so quasi, was ich jetzt beschrieben habe, bei Kunden zu machen. Es hat nicht funktioniert. Weil einfach am Anfang so viel zu tun ist, was einfach übersehen wird von vielen Kunden und die dann einfach frustriert sind.

Michael Seidl: Weil eigentlich nur gearbeitet wird, aber kein Resultat gesehen wird. Das heißt, in kleinen Schritten, man sieht auch relativ rasch ein Resultat, wie wir es vorher benannt haben. Die IT hat ein Werkzeug, um eben den User dann automatisch mal zu erstellen. Der nächste Schritt ist dann eben das in andere Abteilungen zu bringen. Aber das wäre so der erste Schritt. Das heißt, relativ wenig Aufwand habe ich ein Ergebnis. Wenn ich wirklich gleich von 0 auf 100 gehen möchte, dann arbeite ich, arbeite ich, arbeite ich, habe Rückschläge, arbeite ich, arbeite ich, habe halbes Jahr reingebuttert und sehe keinen Erfolg. Und das ist dementsprechend frustrierend und so scheitern dementsprechend auch Projekte. Und so fällt dementsprechend auch die Motivation an den Leuten, irgendwas umzusetzen. Das heißt, in kleinen Schritten denken, in kleinen Teilbereichen, wirklich mal so, und auch wenn ich diesen Begriff hasse, aber passt leider, diese Low-Hanging Fruit. Das heißt einfach mal den ersten Schritt wagen, auch dementsprechend ein Ergebnis zu sehen. Und so Wenn so dementsprechend die Projekte aufgesetzt sind oder geplant sind, fällt es auch viel, viel leichter, dementsprechend motiviert zu sein, für die Kollegen motiviert zu sein, für einen selbst, für das ganze Team und ist auch dementsprechend ein, vielleicht nicht Garant, aber es erhöht die Garantie, dass dementsprechend die Projekte erfolgreich sind. Okay, das sind so meine Hinweise oder meine Vorschläge eben so lange Projekte auch motiviert zu bleiben. Wenn ihr Fragen habt für eine der nächsten Episoden, die Sie mir gerne auf LinkedIn, entweder bei Textnachricht oder Sprachnachricht zukommen lassen. Und ansonsten wünsche ich euch eine schöne Woche. Bleibt produktiv und bis zum nächsten Mal. Bye bye.