FOLGE 044 - Organisation: Wie implementiere ich eine Zero Inbox Strategie?

Michael Seidl: Willkommen zu einer neuen Ausgabe des Get Shit, Deinen IT Podcast. Mein Name ist Michael Seidel und das Thema des heutigen Tages der Episode lautet Wie implementiere ich eine Zero Inbox Strategie? Jetzt für die Leute, die es vielleicht noch nicht gehört haben oder sich mit dem Thema beschäftigt haben. Zero Inbox lautet keine gelesenen E-Mails in deiner Inbox, also Zero Inbox. Dass keine E-Mails in deinem Inbox oder in deinem Posteingang sind, das wird eher schwierig, weil dann musst du dich wahrscheinlich eher als digitaler Nomade beweisen. Aber Zero Inbox bedeutet keine gelesenen E-Mails in deiner Inbox, in deinem Posteingang. Das bedeutet auch, dass wenn eine E-Mail gelesen wird, diese sofort bearbeitet wird, diese sofort geantwortet wird, To Do's daraus geschrieben werden und so weiter und so fort. Bedeutet auch, dass man wahrscheinlich dann dementsprechend dieses regelmäßige E-Mail prüfen am Handy, am Notebook, ständig in Outlook switchen. Also wenn wir jetzt davon ausgehen, wir arbeiten im Microsoft-Umfeld, sonst bitte mit anderen Tools ersetzen, dass dieses ständige Checken von E-Mails einfach nicht gemacht wird. Das ist so quasi die Voraussetzung dafür. Oder das nennt man Zero Inbox. Dass man eben seine E-Mails nur an oder zu gewissen Zeiten, zu gewissen Slots am Tag prüft. Und das geht natürlich auch nur dann, wenn E-Mail nicht euer Hauptkommunikationskanal ist. Sprich, wenn ihr nicht im Helpdesk arbeitet oder wenn ihr nicht Wenn ihr im Helptest gearbeitet, dann wäre es wahrscheinlich ratsam, nicht auf Zero Inbox zu setzen. Das ist euer Hauptkommunikationsmerkmal oder in irgendeiner Art und Weise mit der Mailkommunikation wirklich ausschließlich kommuniziert und arbeitet, dann wird es schwierig. Aber ich würde behaupten, für den Rest der 70-80 % die E-Mails als Kommunikationsmittel nehmen, also reinen Informationsaustausch und nicht als Werkzeug für die tägliche Arbeit.

Michael Seidl: kann Serial Inbox genutzt werden. So, das heißt, wir wissen jetzt ungefähr, was Serial Inbox ist, das heißt keine gelesenen E-Mails im Posteingang, ja, und auch keine E-Mails oder gelesenen E-Mails zur Ablage. Das heißt, E-Mail wird gelesen, wird verarbeitet, wird gelöscht. Fertig. Alle Informationen aus der E-Mail sind in einem zentralen Centralen Tool oder Aufgaben Tool gespeichert. Also wie kommen wir dahin? Einerseits das erste ist, nicht in Versuchung zu geraten auf Outlook zu verzichten oder zumindest auf das offene Outlook zu verzichten und alle Themen die uns dazu bewegen Outlook zu öffnen oder anderes E-Mail Programm. woanders abzulegen. Was bei mir immer wieder der Fall ist, dass das Thema ist, ist der Kalender. Mittlerweile geht es ja auch schön im Teams Client, dass ich mir den Kalender relativ einfach anzeigen kann, dass ich auch mit mehreren Kalendern Überlappend machen kann und alles drum und dran. Das heißt, ich habe einen großen Punkt weniger, ständig mein Outlook offen zu haben, weil einen Kalender brauche ich doch sehr, sehr oft. Das ist wirklich Outlook schließen. Und das eben nicht, also Outlook schließen und alle Faktoren, die alle Dinge, euch zu bewegen, das Outlook zu offen zu halten oder da nach was zu suchen, sprich Kalender, sprich irgendwelche E-Mails, die in der Ablage habt, da rauszubekommen. Das heißt, Outlook soll auch kein Ablagesystem sein, sondern wirklich rein zur Kommunikation, zur Informationsübermittlung. Wenn man es jetzt ganz, ganz hoch oder ganz schön ausdrücken wollen, also Informationsübermittlung. Für das soll Outlook da sein und nicht für irgendwas anderes oder euer Posteingang vor allem. Das zweite ist, definiert euch Zeiten am Tag, wo ihr dann wirklich bewusst euren Posteingang prüft und dementsprechend E-Mails verarbeitet. Das bedeutet, das dauert dann auch je nachdem, wie viele E-Mails ihr bekommt, je nachdem,

Michael Seidl: wie vielleicht bei euch auch im Unternehmen die Kommunikationsstrategie

Michael Seidl: maximal alle 24 Stunden bearbeitet, also bis zu maximal 24 Stunden bearbeitet werden darf. Das heißt, wenn ich jemanden eine E-Mail schicke, erwarte ich keine Antwort, bin in 24 Stunden. Wenn ich schneller bekomme oder schneller schreibe, dann schön, danke. Aber grundsätzlich ist E-Mail für mich und so ist wir auch leben kein dringendes Kommunikationsmittel. Da gibt es dann Telefon, da gibt es dann von mir das WhatsApp, da gibt es dann Teams oder Slack oder was auch immer ihr nutzt. Aber E-Mail ist nichts Dringendes. Das heißt, ihr definiert Zeiten, wo ihr euch blockt, in der Früh, bevor die Arbeit losgeht, aufräumen, Mittag vielleicht vor dem Essen oder nach dem Essen und am Abend, bevor sogar der Dienst Schluss ist, dass ihr euch jemals so 10 Minuten Slots einplant, wo ihr euren Posteingang, eure Inbox durchgeht und E-Mails dementsprechend bearbeitet. Und der dritte Punkt von heute ist der, Arbeitungs- Abarbeitungs-Workflow. Also was passiert in diesen zehn Minuten? Was mache ich mit meinen E-Mails? Und ich habe es mir wirklich so angefangen oder auch in letzter Zeit wieder mehr bewusst. Eben dieses Multitasking und 17 Sachen gleichzeitig. Es funktioniert einfach nicht. Ja, also es macht keinen Sinn. Und auch dementsprechend auf meinem Desktop oder auf meinem Wenn ich im Büro sitze, drei Bildschirme in Summe, wirklich nur die Tools offen zu haben, die ich aktuell brauche. Und was ich brauche zur Inbox-Abarbeitung ist meine Inbox, klar, also mein Outlook. wir nutzen Notion im Unternehmen und ich nutze es auch für private Dinge, also für alle meine To-Do's. Das ist meine Single Source of Shit, die wer den Podcast schon länger hört. Ja, wir haben nicht nur das Shit im Titel, sondern auch eine Begrifflichkeit, das heißt, diese Sini Source of Shit, ist alles, was ihr irgendwo zu tun habt. Auch das ist bei mir in Notion. Das heißt, da gibt es quasi auch einen Eingang, wo dann daraus Themen geplant werden. Und diese zwei Themen habe ich offen. Diese zwei Dinge habe ich offen. Mehr nicht. Keine Browser, keine anderen Apps, sondern linke Seite, rechte Seite Outlook, andere Seite Notion, wo ich dann...

Michael Seidl: dementsprechend Themen eintrage, wo ich Projekte aktualisiere, weil irgendeine Information gekommen ist, was auch immer. Das heißt, da ist alles drin. Und dann wird jede E-Mail einfach nach der Reihe durchgegangen. Ich habe auch nicht jetzt von unten nach oben oder von oben nach unten. Das heißt, ich mache es von oben nach unten, sprich die Neueste zuerst, bevor die Alten, also die Alten, weil ja doch vielleicht dann Kommunikation passiert ist. Das heißt, ich habe die Neueste Information ganz oben. kann dementsprechend auf das neueste reagieren und vielleicht dann drunterliegende E-Mails dann gleich mal entfernen. Und dann wird im Prinzip entschieden, das erste, hab ich was zu tun oder ist es rein nur informationsmäßig oder hat es jemand anderes was zu tun? Und dann wird dementsprechend entschieden, wenn jemand anderes zu tun hat, wird weitergeleitet, delegiert. Ich setze mir in so einem Fall aber auch bei mir so quasi ein ein Warten to do, also ein Wait, dass ich warte an dementsprechend Antwort oder Lösung bis dorthin. Das heißt, bei mir ist ein Marker warten bis Freitag, bis das und das erledigt ist. Und da wird auch diese E-Mail so quasi dann in dieses to do oder in dieses Warten to do rein verschoben, damit ich eben nicht dann mit dem Outlook suchen muss, was denn da war. Das heißt, ich schreibe hier wirklich rein, warten bis Feedback zu blabla, dann steht das E-Mail noch drin, also das E-Mail als Attachment hinzugefügt. sollte ich mehr Kontext benötigen dann und dann ist das Warten Tutu auf Freitag gestellt und das E-Mail wird gelöscht. Hab ich was zu tun oder ist es reine Information? Dann ok, passt Information, wenn daraus keine Tutu entsteht, dann E-Mail gelöscht. Wenn ich was zu tun habe, dann ist es dementsprechend die Entscheidung, kann ich es vielleicht sogar in 1, 2, 3 Minuten sofort erledigen. Je nachdem wie viel Zeit ich in meinem E-Mail Zeitfenster habe, ich oder an Zeit zu prüfen habe. Das heißt, kann ich es jetzt schnell erledigen oder dann mache ich es auch sofort. Wenn es länger dauert oder meine Mail-Prüfungszeit überschreitet und ich vielleicht noch sehr viele Mails habe, dann kommt es auf eine To-Do-Liste oder auf eine Inbox-Liste in meine To-Do's.

Michael Seidl: Auch mit der Aktion was zu tun ist, also nicht einfach nur To Do Mail und dann muss ich wieder das E-Mail lesen, sondern der Hauptpunkt ist ja, dass das E-Mail nur einmal lesen muss, einmal verstehen muss und einmal mir die To Do's rausschreibe. Das heißt, wenn ich dann dementsprechend was zu tun habe und was nicht sofort umgesetzt wird, dann kommt es in meine To Do Liste oder in meine Zu Planen Liste. wo aber schon wirklich die Aktion enthalten ist oder definiert ist, was ich tun muss, nicht nochmal die E-Mail zu lesen und zu verstehen. Es wird zwar wahrscheinlich die E-Mail als Attachment angefügt, das habe ich mir einfach so angewöhnt, aber im Titel oben, das heißt in dieser Aktion, in dieser To-Do steht drin, was denn zu tun ist. Und danach wird die E-Mail gelöscht. Sollte es irgendwelche bestehende Projekte oder was behalten, weil wir haben sehr oft Regeltermine bei unseren Kunden und unsere Kunden genießen es sehr, einfach E-Mails weiterzuschicken für den nächsten Termin, für den nächsten Regeltermin, sollte es solche Themen sein, dann werden diese Informationen einfach bei unseren Projekten ergänzt oder hinzugefügt, notiert. Auch das wird dementsprechend gemacht. Das war es im Großen und Ganzen. Und dann ist meine E-Mail-Zeit schon wieder vorbei, mein Outlook wird geschlossen, mein To-Do bleibt meistens offen, weil das ist das, woraus ich wirklich täglich arbeite und regelmäßig meine Informationen so quasi mir rausziehe und auch wieder rückmelde. Das heißt, das ist bei mir meistens offen, in unserem Fall eben dieser Notion-Client. Aber Outlook geht dann wieder zu. Das war's. Das heißt nochmal... Zero Inbox ist eben das Thema eine E-Mail nur einmal zu lesen und dann dementsprechend aus dem Posteingang zu löschen oder generell zu löschen. Zero Inbox bedeutet auch, dass ich Zeit habe, die E-Mail zu bearbeiten, sprich ich habe geplante Slots am Tag. Das können drei sein, das können vielleicht sogar vier sein, dann wird es meines Erachtens schon wieder etwas zu viel. Und wer es ganz hart gemacht, macht vielleicht sogar nur einmal am Tag.

Michael Seidl: mag sicher mit der Art Weise, wie ihr mit kommuniziert oder intern kommuniziert zu tun haben. Aber ich glaube auch, dass es bei uns wahrscheinlich mit einmal am Tag reichen würde. Warum machen wir es nicht? Einfach vielleicht ein bisschen aus... doch vielleicht ein bisschen aus dem Servicegedanken, möchte, gerade wenn Kunden schreibend, dementsprechend schnell zurück antworten. Auch wenn wir die Regel haben oder zumindest intern bei uns warten oder sagen, es ist okay, binnen 24 Stunden zu antworten, ist ja schön, wenn schneller geht. heißt, jetzt Kundenservice getrieben, sage ich jetzt mal, habe ich mich entschieden oder momentan so, dass es dreimal am Tag passiert, also in der Früh, Mittags und Abends, so im Regelfall. Das bedeutet Zero Inbox. Umsetzung Outlook schließend. Themen, euch dazu treiben das Outlook offen zu halten, Kalender, Ablage, Mails oder sonstiges, müssen das Outlook raus. Also für Kalender gibt es mittlerweile diesen neuen Teams client. Für Ablagesthemen war E-Mail noch nie das beste. Das heißt macht das nicht. Dann dementsprechend Zeiten definieren, wann ihr eben die E-Mails prüft. Wie ihr mag und was ich mag, in der Früh, mittags und abends, meistens so 10 Minuten. Und der workflow ist so, dass alles geschlossen wird auf meinem Desktop bis auf mein Notion Tool und mein Outlook. Und dann wird das E-Mail nach der Reihe abgearbeitet. Habe ich was zu tun, kann ich es gleich umsetzen oder kommt in meine To-Do-Liste und wird daraus geplant. Hat jemand anderes was zu tun, wird es dementsprechend weitergeleitet und ich notiere mir quasi ein Warten bis dorthin, wo ich mit einer Erledigung rechne oder wo es vereinbart wurde.

Michael Seidl: Habe ich nichts zu tun, war es einfach nur Information, eventuell Ablage und ansonsten wird die E-Mail gelöscht. Das war es zum Thema, wie implementiere ich eine Zero Inbox Strategie. Ich wünsche euch einen schönen Montag, eine schöne restliche Woche. Bald sind Osterferien, also die, Eltern sind, wissen, was das heißt. Ich wünsche euch eine schöne freie Zeit, schöne Ostern und bis zum nächsten Mal. Bye bye.