FOLGE 049 - Organisation: Warum sollte man SSOS nutzen?

Michael Seidl: Willkommen zu einer neuen Ausgabe des Get Shit, done in IT Podcast. Mein Name ist Michael Seidl und wir haben mal wieder ein Dreierblock. Ich habe einerseits immer mal wieder Feedback bekommen, dass doch Themen vielleicht ein bisschen detaillierter ausgearbeitet werden sollen. Längere Episoden und so weiter. Also detaillierter ausarbeiten gerne, längere Episoden wahrscheinlich nicht. Weil ich mag selber so kurze Podcasts und das ist auch das, was zeitlich bei mir einfach funktioniert. Das heißt, wir werden wahrscheinlich immer in dem Zeitfenster bleiben von 10 bis 15 Minuten. Aber man kann ja ein Thema tiefer betrachten oder ins Detail gehen und dann einfach mehrere Episoden daraus machen. Das haben wir das letzte Mal gehabt beim MVP-Thema. Und das werden wir jetzt heute wieder machen. Es sind aktuell drei Episoden, vielleicht jetzt eine vierte, wenn es dementsprechend länger wird. Aber das Thema heute ist, warum sollte man denn das System des Singlesource of Shit nutzen. Und unter Anführungsstrichen ist es deshalb, weil ich es einfach so genannt habe, weil es zum Podcast passt. Entstanden ist es damals, der Podcast ist grundsätzlich entstanden aus einem Vortrag, den ich gemacht habe zu dem Thema, wo der einfach auf diesen Tech-Konferenzen ganz gut angekommen ist und daraus ist eben der Podcast entstanden. Und damals habe ich es eben Single Source of Shit genannt, weil es für den Vortrag ganz gut passend war. Das fühlt man jetzt so weiter, im Prinzip geht es darum, dass ich ein Ablagesystem habe, ein Planungssystem, ein System, ein...

Michael Seidl: ein eine Liste, wie auch immer, ob es dann physisch oder digital ist, sei dahingestellt, wahrscheinlich digital, physisch, mit Notizblöcken stelle ich mir wahrscheinlich das Ganze schwierig vor. Das heißt, ich gehe schon davon aus, dass das Ganze irgendwie digital sein wird. Das heißt, die Idee dahinter ist, dass man ein Tool hat, wo alle Dinge so quasi erfasst werden. Und eins vorweg, ist definitiv nicht Outlook. Bitte jetzt nicht glauben, ihr könnt da Outlook nutzen, wo alles drin steht, das Thema ist, ich habe ein zentrales System, wo alle To-Do's, alle Wünsche, alle Doings, alles was ihr tun sollt. Das betrifft jetzt nicht nur das berufliche. sondern dementsprechend auch das private, das heißt alles was irgendwie zu tun ist, was anfällt, was geplant werden muss, was erledigt werden muss, soll in dieses System rein und daraus dementsprechend dann planen und so weiter verteilen. Die Idee dahinter ist eben eine zentrale Ablage zu haben, eben auch dementsprechend daraus die Planung zu machen, abschätzen zu können, was hat auf andere Dinge Auswirkungen, alles drum und dran. Das heißt, ein Punkt ist die zentrale Ablage, ein Einstiegspunkt, ein zentraler Knotenpunkt, wo all diese Dinge liegen, wo all diese Doings liegen und wo daraus dann dementsprechend Themen geplant werden, alles drum und dran. große Vorteil ist eben diese Übersicht. Das heißt, ich habe auf einem Blick, unter Anführungsstrichen, wahrscheinlich werden es mehrere Blicke sein, weil wahrscheinlich mehr als zwei oder drei Dinge drin stehen. Aber ich habe ein System, wo alles drin steht. Ich muss nicht auf meinem Tisch herum suchen nach irgendwelchen Post-its. Ich muss nicht in meinem Auto suchen nach irgendwelchen Mails, die ich zu tun habe.

Michael Seidl: Ich muss nicht in irgendeinen Notizblöcken suchen, weil ich da auch was aufgeschrieben habe. Oder dann noch irgendwo, keine Ahnung, auf anderen Zetteln oder anderen Tools. Die Idee ist wirklich, diese Übersicht zu haben, dass alles, was anfällt, in einer Liste in einem Tool ist. Das ist der große Vorteil. Und warum das Ganze so wichtig ist, weil einfach dementsprechend daraus Klarheit entsteht. Wer das so noch nicht nutzt oder vielleicht auch schon nutzt, weiß vielleicht, wahrscheinlich werden beide Seiten das Problem kennen. Man hat irgendwie das Gefühl, ich habe so viel zu tun und ich weiß nicht, wo ich anfangen soll und ich habe den ganzen Tag gearbeitet und weiß zum Schluss nicht, was ich getan habe. Und habe so das Gefühl, ich habe nichts weitergebracht. Und alles steht. bis über Kopf und ich weiß nicht wohin und alles drum und dran. Ganz vorweg geht auch mir so. Nur weil ich jetzt hier sitze und das groß runter predige, bin ich nicht davon gefreut, dass es auch bei mir so passiert. Also keine Sorge. wird natürlich besser, aber auch das kann passieren. Aber grundsätzlich dieses Gefühl, also quasi nicht zu wissen, wo man anfängt im Kopf 17 Dinge zu haben, die zu tun sind, die in Box voll, irgendwelche Post-its auf dem Schreibtisch und dann nicht wissen, was zu tun ist, wo man anfängt. Und genau aus dem Grund ist es so wichtig, dass all das in ein System kommt. Viele Leute schaffen das schon. haben die in den Kern mit Microsoft To Do, mit Planner, mit anderen Tools. Ich habe schon wahrscheinlich ein, zwei Mal erwähnt, wir selber nutzen Notion oder ich selber nutze Notion für das, habe mir da was gebaut.

Michael Seidl: wo viele dennoch scheitern und auch da gehöre ich immer mal wieder dazu, mittlerweile weniger, aber ich gehöre immer mal wieder dazu.

Michael Seidl:

Michael Seidl: So, jetzt gab es kurzen Aussitzer bei der Aufzeichnung. Ich werde es aber einfach schneiden versuchen. Das heißt, man wird das merken, weil ich es jetzt erwähne, aber wahrscheinlich auch in der Audiospur. das Gefühl eben am Ende des Tages nicht zu wissen, was man getan hat oder eben überfordert zu sein, weil Post-its herumliegen, weil der Inbox voll ist, irgendwo gibt es eine Liste, was ihr tun sollt und alles drum und dran. Das überfordert einfach. Der große Vorteil ist eben diese Übersicht und Klarheit, wenn alles in einem System ist. Viele Leute schaffen das auch schon. Viele Leute, und da gehöre auch ich immer mal wieder dazu, ist einfach sogar diese Inbox. Viele Leute behalten sich nach wie vor die E-Mails in der Inbox und sagen, das muss ich noch tun und das mache ich schon und haben separat eine Liste, wo eben alles andere drin steht. Auch wenn es nur zwei Listen sind oder zwei Bereiche sind, wo die zu tun stehen, auch das funktioniert einfach nicht sehr gut. Das heißt auch da ist diese... diese Überzeugung und auch der Dritte in den Arsch an sich selber, oder der Dritte in den eigenen Arsch, dass man eben auch dementsprechend die Inbox abarbeitet und das zuerst, wir haben es in anderen Folgen auch schon behandelt, wenn schnell geht natürlich selber, aber sonst die Doings aus der Inbox auch in diese Liste einträgt und daraus dann quasi diese Punkte macht. Also in meinem Fall, wenn ich jetzt ein bisschen konkreter mache, ich habe wirklich eben meine Notion-Liste oder meine Notion-Tabelle. Da habe ich sogar ein kleines Formular, wo ich alle Doings so quasi mal schnell erfassen kann. Also ich will mir jetzt nicht, wenn mir schnell was in den Kopf kommt, kann es auch sein, dass ich mal aufschreibe und das am Ende des Tages erfasse. Aber ich will Dinge schnell irgendwo nieder schreiben, mir später dann vielleicht Gedanken machen, wo gehört es denn hin, was sind genau das Doing? Das heißt, ich habe mein System

Michael Seidl: gemacht und ein kleines Formular, wo ich schnell Dinge erfassen kann. Und am Ende des Tages werden aus diesen meiner zentralen Inbox so quasi, ja also nicht nur Mails, sondern alle Dinge, Doings, aus denen werden so quasi, werden wirkliche Doings, Aktionen. Das heißt, da setze ich mich dann 5 Minuten, 10 Minuten hin und gehe diese Inbox durch und gehe auch meine Mail Inbox durch und schreibe dementsprechend Aktionen daraus und die kommen in meine Liste. Und das ist dementsprechend das Ergebnis und das ist auch der Grund, warum man das machen sollte. Das heißt, einerseits ist diese Single Source of Shit meine zentrale Ableitung von allen Dingen, privat oder geschäftlich. Es bietet viel viel mehr Übersicht oder viel bessere Übersicht und Klarheit dementsprechend. Wir haben das Thema, wie vorhin schon angekündigt, wir drei Folgen wahrscheinlich. In den nächsten gehen wir tiefer in das Thema rein. Für heute soll es mir reichen. Danke fürs Zuhören. Bleibt produktiv und bis zum nächsten Mal.