FOLGE 050 - Organisation: Wie funktioniert SSOS?

Michael Seidl: Willkommen zu einer neuen Ausgabe des Get Sh*t done in IT Podcast Mein Name ist Michael Seidl und heute haben wir den zweiten Teil zu unserer Serie. Und heute geht es das Thema Wie funktioniert denn überhaupt dieses SSOS oder anders gesagt Single Source of Shit? Wir haben es in der letzten Episode schon gesagt, es ist keine Erfindung von mir. Es geht im Prinzip darum. eine einzelne Quelle für alle To-Do und die Planung zu haben. Passend zum Podcast Titel haben wir Single Source of Shit genannt und soll uns halt hier weiterhelfen. Prinzip steht es dafür eine einzelne Liste, einzelne Source, einzelne Applikation, Tool, was auch immer zu haben, wo alle Dinge drinstehen, die man tun sollte, tun muss. geplant sind, geplant werden sollen. Alles. Heute geht es darum, wie funktioniert das Ganze. Einerseits nur der erste Punkt ist sicherlich, ist es das Tool. Ne, der erste Punkt ist im Prinzip zu verstehen, was es tut. Das war in der vorhergehenden Folge und das wollen wir jetzt hier vielleicht nochmal kurz aufgreifen. Einfach zu verstehen, wie wichtig es ist. das Tool, was wir dann später sprechen, jetzt Wichtig aber soll jetzt nicht im Vordergrund stehen. Wichtig ist zu verstehen, es tut und wichtig ist zu verstehen, vielleicht auch, wenn man es mal tut und durchführt, mag ich jetzt nicht esoterisch klingen – wie frei man sich fühlt oder wie Anführungsstrichen leer der Geist ist oder der Kopf, das Gehirn von Dingen, die sich eventuell merken soll oder was auch immer. Also alleine schon das Gefühl bei mir, ich habe jeden Freitag so wirklich das komplette Aufräumen, das heißt alle E-Mails, alle Zettel, herumliegen, alle Notizen, ich mir irgendwie durch die Woche gemacht habe. Alles was in meiner Liste, meiner Mail-Inbox, in meiner physischen Inbox und in meiner To-Do-Inbox wird alles am Freitag abgehandelt. Alle Dinge, die nicht erledigt worden sind in dieser Woche werden neu geplant oder vielleicht sind sie nicht mehr notwendig zurückgeschoben.

Michael Seidl: Freitag ist aufgeräumt, geistig, mental, Zettelwirtschaft, auch immer, es ist aufgeräumt. Und das Gefühl ist einfach, kitzchig klingen, aber einfach wunderschön. Wenn einfach man abschließen kann und sagen kann, heute, jetzt ist alles erledigt, alles hat seinen Platz, alles ist verplant oder dementsprechend in der Liste, es hingehört. Das ist extrem schön. Das Tool dazu ist lebensächlich. Natürlich brauchst du irgendein Werkzeug, aber ob wir jetzt beim Werkzeug bleiben oder vielleicht auch bei der Technik, ob ich jetzt Windows oder Linux oder Mac nutze, ja. Natürlich gibt es diejenigen, die auf das schwören und die anderen, auf das schwören. Im Endeffekt ist es ein Werkzeug, das wir zum Arbeiten benutzen. Magst jetzt der Zimmererhammer sein, wenn wir jetzt beim Heimwerken bleiben, oder der normale Hammer oder was auch immer. Der eine schwört auf Makita-Schrauber, der andere geht auf Einhell, der andere wieder auf... Keine Ahnung, was gibt es noch für Marke? Ja, fällt mir jetzt nichts ein. Im Endeffekt ist es ein Werkzeug, das wir jetzt nutzen sollen. Und jetzt kommen wir zum Tool. Ich mag schon mal erwähnt haben, selber oder ich selber nutze Notion, habe aber schon Erfahrung mit vielen anderen Tools. Ich will jetzt aber eher bedingt jetzt irgendeine Empfehlung für ein gewisses Tool abgeben, weil das Tool nicht lösen wird, was wahrscheinlich das Hauptproblem ist, sprich die Überzeugung und den Arsch, den tritt in den Arsch, den es braucht, damit er es tut und umsetzt und dementsprechend das Gefühl erlebt und somit seht, es ist schön, es macht Spaß und das dementsprechend durchführt. Das ist Tut ist dementsprechend nebensächlich, aber trotzdem auch wichtig, weil es muss dementsprechend das bieten, wie ihr

Michael Seidl: dieses Single Source of Shit so quasi umsetzt. Für manche mag Microsoft To Do, was eine relativ einfache To Do Liste ist, wo man auch Listen machen kann, die man scheren kann oder der Microsoft Planer oder keine Ahnung, eine Handy App, mir fällt jetzt To Do ist ein oder glaube, Remember, dem Milk hat es mal gegeben oder gab es oder gibt es noch immer. Das mag alles passen, je nachdem, wie ihr damit umgeht. und was ihr so quasi für eure Planung braucht. Mir sind diese Tools, also ich habe einige von diesen Tools benutzt, lange Zeit Microsoft To Do. Davor sehr, sehr lange Things, aber ich glaube, das ist nach wie vor rein auf der Mac Apple Umgebung. Das ist doch schon Jahrzehnte her. Dann eben Microsoft To Do sehr lange. Mir ist immer irgendwie was abgegangen, wo ich ein bisschen mehr Richtung Projekte gehen kann, wo ich sage. Ich kann Projekte machen, weil mehrere To-Do's ergibt ein Projekt. Wo ich vielleicht auch Notizen hinterlegen kann. Das ist mir immer wieder abgegangen. Dann habe ich lange mit Kombination OneNote und Microsoft To-Do gearbeitet. Wobei, hat mir auch OneNote nicht zum Notizen machen. Aber da ging mir einfach ein bisschen dieses Projekt planen ab. Und dann habe ich eben vor drei Jahren, vier Jahren Notion kennengelernt und seitdem gibt es für mich nichts anderes mehr. Notion bietet mittlerweile selbst so ein Projekt-To-Do-Management-System an. Die haben da selber was implementiert. Im Prinzip, ganz einfach gesagt, ist es nichts anderes als eine Tabelle, wo die To-Dos drinstehen, mit Projekten verlinkt, mit Prioritäten. Und ich habe mir auch dementsprechend was gebaut, damit diese To-Dos automatisch in meinem Kalender landen. Das haben wir schon mal gesprochen, dass ich grundsätzlich meine Notion für die ganze Planung der To-Do-Nutze, aber mein Kalender sogar sich das vorgibt an dem Tag, ich zu tun habe. In meinem Kalender sind Terminslots geplant und diese werden umgesetzt und nichts anderes im Idealfall. Natürlich schweife ich mal ab und habe zwischendurch etwas anderes oder kommt etwas anderes daher. Aber die Idee ist, in meinem Tool Notion steht alles drin, kommt alles rein.

Michael Seidl: wird klassifiziert, umgesetzt, wird geplant, das zu tun, alles drum und dran. Und daraus, wenn ich etwas umsetzen muss, wird grob geschätzt, vor der Zeit her, und dann mit einem e-shortem Ashen-Rambook automatisch als Termin Eintrag in meinem Kalender gemacht. Das sucht sich dann einen freien Slot, wo es zu tun ist. Ich hab das so gebaut, dass ich setze einen Termin, das muss bis dahin erledigt sein. Das e-shortem Ashen-Rambook sucht automatisch bis bis dorthin aufgrund meiner aktuellen Termine einen Slot aus und trägt mir das ein. Das heißt, die Idee ist wirklich, ich arbeite nur das, was in meinem Terminkalender steht und ich kann auch nur das arbeiten. Der Terminkalender ist dementsprechend geplant, strukturiert und das, was drin steht, muss gearbeitet werden und für alles andere gibt's. So gesagt, keinen Platz. Natürlich muss man umschieben und alles drum und dran, aber das ist die Idee. Und jeder muss für sich selber suchen, welches Tool für ihn am besten passt. Darum kann ich nur bedingt eine Tool-Empfehlung geben. Und ich möchte auch nicht sagen, wer damit anfangen möchte, nehmt euch Tool XYZ. Sondern nehmt euch vielleicht irgendwas, was ihr schon nutzt. Vielleicht habt ihr schon Microsoft zu tun, wenn ihr jetzt in der Microsoft-Welt lebt. Vielleicht nutzt ihr irgendwas anderes. fängt man mit dem an und verinnerlicht oder lernt, quasi diese Methode umzusetzen, dass alles mal da reinkommt und daraus quasi die Planung passiert. Und dann kommt man ja drauf, wenn man damit lebt, was man sich vielleicht von dem Tool noch erwarten würde. Und dann kann man ja migrieren. Das kennen wir ja in der IT. Wir migrieren ständig. Aber wie gesagt, ich würde Wie gesagt, das Tool nicht in den Vordergrund stellen, aber ja, es ist wichtig, je nachdem wie man arbeiten möchte. Aber zuerst die Methode und die Idee verinnerlichen, dieses Single Source of Shit einfach zu nutzen. Also das Tool, ja, ist wichtig, soll aber nicht im Vordergrund stehen. Der zweite Punkt ist, wie funktioniert Single Source of Shit? Es muss alles da rein. Es funktioniert nur dann, wenn alles da rein kommt. Mit alles meine ich privat.

Michael Seidl: beruflich alles da rein. Egal ob es die Erinnerung ist, dass ich fürs Wochenende eine Grillparty organisieren muss oder wie es jetzt in unserem Fall ist, zum Beispiel so ein Frühschoppen für die Schule veranstaltet wie eine Tombola. Diese Doings kommen bei mir alles da rein. Und genauso, dass ich keine Ahnung für nächste Woche, geht es für mich nach Amsterdam und nach Madrid. Ich muss meine Sessions noch vorbereiten. Das heißt, das kommt alles da rein. Das ist die Idee und ich sage jetzt bewusst die Idee, auch ich schaffe es leider noch immer nicht hundertprozentig. Aber das heißt, es muss alles da rein, damit es in meine Kalender wandert, damit es dann umgesetzt werden kann. Ich möchte von dem Wegkommen zu quasi, wie nenne ich das, dass ich irgendwie so Sachen im Kopf habe, die so herumschweben. Und ja, die muss ich auch noch machen. Sondern ich weiß seit einem Monat, dass ich nächste Woche die Amsterdam-Madrid-Reise mache, dort zwei Sessions habe, einen Workshop sogar. Das heißt, der dauert zwei Stunden. Das heißt, ich muss da noch ganz, ganz viel vorbereiten. Heute ist Freitag. Drückt mir die Daumen. Das muss im Kalender stehen, damit ich es umsetze. Oder ich will das so. Dann ist ganz, klar, dass ich für andere Dinge wahrscheinlich keine Zeit mehr habe. Und wenn das nicht im Kalender steht, dann entsteht Stress. Weil dann entsteht oder dann habe ich nicht mehr den Überblick, wann ich was machen muss. Das heißt, es muss alles in diesem Tool bewertet werden. und alles aus diesem Tool geplant werden. Und da sind wir jetzt beim dritten Punkt. Die Planung muss ebenso daraus passieren. Ich schiebe alles von meinen physischen und virtuellen Inboxen, jetzt Mail, Zettel, Notizen, Teams, Nachrichten, in meine Tool Inbox, also meine Notion Inbox in dem Fall. Und daraus wird kontrolliert, was muss ich machen, was sind die nächsten Schritte.

Michael Seidl: was, welche Aktionen, also wirklich nicht nur einfach sagen, okay, das gehört gemacht, sondern wirklich zu definieren, was ist für dieses Doing der nächste Schritt, der konkrete nächste Schritt. Und daraus dann dementsprechend das zu planen. Das heißt, wenn ich weiß, ich muss meinen Workshop für nächste Woche, Dienstag vorbereiten und ich weiß zwar grundsätzlich den Inhalt, aber nachdem es ein Workshop ist und ich das wirklich sehr interaktiv mit den Teilnehmern machen möchte, muss ich die ganzen Beispiele vorbereiten, muss mir so quasi überlegen, wie es am besten themenlich passt. Auch der Ablauf, alles drum und dran, wie wir das Ganze durchgehen und muss natürlich schauen, dass das Ganze in zwei Stunden ausgeht. Und muss man den EJAR Test-Tenant vorbereiten mit der User, mit Rechte, alles drum und dran. Aber das sind konkrete Schritte und dann kann ich abschätzen, wie lange es dauert. muss das dementsprechend im Kalender einplanen. Und wenn es sich nicht ausgeht, muss ich irgendwelche anderen Dinge rausschmeißen. Und das geht aber nur dann, wenn das dementsprechend alles aus einer Geschichte kommt. Und das ist eben der dritte Punkt. Die Planung und Umsetzung passiert ebenfalls aus dieser Liste. Bei mir kommt es zwar dann in den oder ist es verlinkt mit dem Kalender, weil ich eben dementsprechend den Kalender nutzen möchte dafür, aber ich arbeite nur das ab, was in meinem Kalender steht. Das funktioniert bei mir noch nicht hundertprozentig, gebe ich ganz ehrlich zu, aber schon sehr, gut. Und ich sehe auch, dass das dementsprechend wirkt. Das heißt, ich habe mir überlegt, dass ich für dieses Ding zwei Stunden brauche. Und wenn ich in zwei Stunden nicht fertig bin, kann ich entscheiden, kann ich das nächste was ansteht verschieben, verkürzen oder muss ich jetzt stopp machen, weil der nächste einfach ein fixer Termin ist. Aber das kann ich nur entscheiden, wenn dementsprechend alles drin steht. Und das kann ich auch dementsprechend nur dann umplanen. Wenn ich weiß, was denn ansteht, wenn ich jetzt sehe, was steht an, dann kann ich es umplanen auf den nächsten Tag oder nächste Woche, was auch immer, Prioritäten natürlich. Und das geht aber nur dann, wenn, ja ich wiederhole mich, wenn alles dementsprechend aus einem Guss in einer Liste steht. Und das ist eben der Punkt, wie Single Source auf Shit funktioniert. Und das funktioniert eben nur dann, wenn alles reinkommt und wenn ihr, oder wenn euer Kopf oder ihr Hirn so quasi

Michael Seidl: Vertrauen in dieses System hat. Es funktioniert nicht, wenn nur 95 Prozent drin stehen. Dann wird euch auch euer Gehirn nicht dieses Gefühl geben, so quasi, dass alles passt, wenn dann noch immer irgendwelche Dinge in eurem Kopf herumschwirren, die nicht in eurer Liste stehen. Ihr könnt nur dann euch darauf verlassen, wenn ihr es wirklich hundertprozentig nutzt und nur dann kann euer Hirn so quasi entspannen und sagen, okay, steht alles drin. Feierabend. Es geht nur dann. Definitiv, glaubt mir, ich hab's oft genug nicht geschafft, gerade am Anfang. Und da war das Ganze dann mehr Stress als Erleichterung. Weil eben dann diese Liste pflegen, diese To-do und Aktionen und Planen und blablabla und dann hab ich noch immer irgendwelche Dinge im Kopf. Das funktioniert nicht. All in. Also entweder ganz oder gar nicht. Anders funktioniert's nicht. Okay? Gut, wir wieder fast schon am Limit der Sessionlänge. Es kann sein, dass es einen vierten Teil gibt, wenn ich so weitermache, aber mal schauen. Nichtsdestotrotz wünsche ich euch einen schönen Montag. Wer in Amsterdam und Madrid unterwegs ist, darf gerne mal Hi sagen. Ansonsten wünsche ich euch einen schönen Montag, schöne restliche Woche, bleibt produktiv und bis zum nächsten Mal. Bye bye.