FOLGE 051 - Organisation: Wie implementiere ich SSOS?

Michael Seidl: Willkommen zu einer neuen Ausgabe des Get Shit Done in IT Podcasts. Mein Name ist Michael Seidl und unser Thema heute ist der letzte Teil in unserer Serie, wie implementiere ich Single Source of Shit und ist gleichzeitig das Comeback, ist ein bisschen übertrieben, aber die neue Folge nach der Sommerpause. Wir hatten eher ungeplant Sommerpause. jetzt geht es weiter. Das heißt, wir machen jetzt den dritten Teil und sollte ab heute dann wieder alles wöchentlich im gewohnten Rhythmus funktionieren. Also zurück zum Thema, wie implementiere ich Single Source of Shit? Wir haben es in letzten zwei Episoden ja schon besprochen. Grundsätzlich wie funktioniert es und was es überhaupt ist und heute wollen wir einfach darüber sprechen, wie man es implementiert, sprich aus meiner Erfahrung, wie ich implementiert habe und auch versuche diese Ansätze dementsprechend zu leben oder auch zu verbreiten, sag ich jetzt mal. Und Single Source of Shit bedeutet ja nichts anderes, dass ich sage, ich habe all meine Dinge, die wir täglich tun müssen, tun sollten, die an To Do's reinprasseln, alles in einer Liste. Und das ist quasi der must have, die Voraussetzung, dass sich das Ding wirklich erfolgreich nutzen kann, dass wir alles in einer Liste haben. So und wie implementiere ich jetzt? Ganz einfach, es muss alles in ein Tool. Das heißt wir haben in den letzten Folgen besprochen, man braucht ein Tool. Es kann sein, dass sich das Tool ändert, weil man vielleicht in der Umsetzung draufkommt, man möchte was anderes. Aber glaube das Wichtigste ist nach der Toolentscheidung oder vor der Toolentscheidung, dass man sich im Klaren ist, wie das Ding funktioniert und was die Idee dahinter ist. Und dann ergibt sich das Tool, früh oder später von selbst, ändert sich mal wieder, was auch immer. Ich glaube ich habe schon ein, zwei Mal erwähnt, selber oder ich selber nutze Notion, nicht nur für mich privat, sondern auch im Unternehmen für alles. Da gibt es eine tolle Projektplanung und alles drum und dran, die schon von Notion aus

Michael Seidl: vorgegeben ist. Und da habe ich mir das eben so quasi eingerichtet. hatte vorher mal, ich kann mich an den Namen nicht mehr erinnern, zwischendurch mal Microsoft To Do, dann auf Apple, ich glaube Things oder was das geheißen hat. Aber eigentlich bin ich jetzt drei, vier Jahren bei Notion und ich glaube, das wird auch noch so lange bleiben. Aber das darf jeder für sich entscheiden. Aber der erste Schritt ist auf jeden Fall, dass man Alles erfasst, so blöd es klingt. Das heißt muss alles in das gewollte Tool, das gewünschte Tool, das ausgesuchte Tool. Das heißt alle Dinge, die irgendwo im E-Mail-Postfach liegen, durchlesen, entscheiden, was zu tun ist, reinschreiben. Alle Zettel, die irgendwo herum liegen, erfassen, reinschreiben. Im selben Prozess und den selben Ablauf vielleicht auch ausmisten, wobei das kann man auch vielleicht später machen, das wäre sogar besser. Aber wenn es auffällt, dann kann man gleich gewisse Dinge weglassen, noch dazu, wenn sie schon erledigt sind vielleicht sogar. Also ruhig kurz nachdenken und schauen, brauche ich das Ding überhaupt noch und sonst einfach ausmisten. Das heißt alles erfassen, E-Mail, alle Zettel, alles was im Kopf herumschwirrt, alles was irgendwo herumliegt. Wir hatten es in letzten Episoden Dinge, ja irgendwo am Eingangsschrank oder auf einem Kasten liegen oder auf einem Tisch irgendwo liegen, die gemacht werden sollen, die einen daran erinnert. All das soll in das System und dementsprechend diese Erinnerung, die es dann irgendwo gibt, weg damit. Also alles muss in unser Tool, in unser System. Und das hört sich mühsam oder aufwendig an. Und ich kann euch beruhigen, es ist auch mühsam. Also das ist jetzt nichts, was ihr irgendwo zwischen zwei Terminen schnell macht. Das ist jetzt wahrscheinlich auch nichts, was ihr nur einmal macht. Also ihr habt wirklich viel, Zeit und setzt euch dazu und habt auch dementsprechend die Motivation. Sondern das ist auch durchaus was, was sich über eine längere Zeit vielleicht zieht. Alles was, wie gesagt, in euren Köpfen ist,

Michael Seidl: Tischen liegt, auf Zetteln geschrieben ist, E-Mails da, ist ein Chat-Nachrichten, irgendwo anderes, Posts jetzt, virtuelle wie physische, alles soll da rein. Und dann ist mal das Thema, das Ganze zu sortieren, reduzieren, sprich doppelte Einträge vielleicht sogar zu löschen. Wenn es nicht schon geschehen ist, bereits erledigt die Dinge, rauslöschen. Also man braucht keine Themen mehr planen, die bereits umgesetzt ist. Ja, sollte logisch sein. Und da muss alles rein. Das heißt alles wirklich hinsetzen, tun und dann geht es ein bisschen die Klassifizierung. Wobei ich mich da selber teilweise immer wieder ein bisschen an der Nase oder selber zurückhalten muss. Vielleicht nicht übertreiben. Ich habe es ganz grob skizziert zwischen privat und beruflich. Und dann so bisschen unterkategorisiert zwischen welchen Projekten betrifft es oder welche Themen. Wenn es jetzt in privaten geht, wir bauen ein Haus gerade vor dem Einfahrtwasser rum, das ist im Prinzip ein Projekt, weil da gibt es mehrere Tasks. Ich muss auf Lagerhaus warten, bis die Lieferung kommt. Ich muss auf das warten, bis das kommt. Ich muss an die Steine setzen. Blabla. Das sind ja mehrere Schritte. Das gehört alles zusammen. Und so auch dementsprechend im Beruflichen. wie jetzt Podcast, wobei mag schwierig sein zu klassifizieren, privat oder beruflich, weil Podcast ist jetzt kein berufliches Thema, auch nicht unbedingt privat. Da wird schon schwierig. Also ich bin dann sehr oder kann dann sehr zum Teil rund werden oder unruhig, weil ich, wenn ich sowas nicht hart klassifizieren kann, also da, wie gesagt, muss ich mich immer wieder an der Nase nehmen. Im Endeffekt ist es egal, es ist ein Projekt-Podcast und da steht to do drin, wie Themen finden, Themen beschreiben, bisschen vorbereiten und dementsprechend gibt es einen Termin zur Aufzeichnung. Und all diese Themen gehören dann eben klassifiziert, ein bisschen in Abhängigkeit gestellt, wobei man das sicher weiter treiben kann und extremer machen kann als ich. ich... Ja, es kostet Zeit.

Michael Seidl: das zu managen. Es kostet aber mehr Zeit, nicht zu managen, definitiv. Bei mir ist aber so bisschen Pragmatismus. Also ich brauche nicht jeden Task ab, von dem anderen und das mit irgendeiner Timeline oder was auch immer. Ich brauche so immer so quasi beim Projekt den nächsten Schritt. Das hilft mir ganz gern. Das heißt, wenn wir jetzt beim Thema bleiben mit der Einfahrt, ist für mich der nächste. Ich muss warten, bis dementsprechend die Lagerhauslieferung kommt, also von unserem Bau. Lieferanten, Baustofflieferanten und dann kann ich weiter tun. Da ist geplant für den Tag, dann habe ich dementsprechend meinen Weight-Task drinnen und dann wird geprüft, ist es da und dann wird die nächste Aktion gesetzt. Natürlich kann man vorausschauen, wenn die Lieferung am Freitag kommt, werde ich am Samstag dementsprechend, wenn Zeit ist, das und das machen. Soweit so gut. Ich versuche es so einfach und mit so wenig Zeitressourcen zu machen. Aber mit so viel, wie es mir hilft. Ich will es nicht übertreiben. Da mögen andere andere Ansätze haben. Jeder wie er es so quasi braucht, und da kommen wir zum zweiten Teil, zum zweiten Thema, Vertrauen in das System zu haben. Und es ist Vertrauen, großes Wort und so weiter. Aber das ist eines der wichtigsten Themen, damit so etwas funktionieren kann. Wenn ich mich nicht auf dieses System verlassen kann, dass da alle Themen drin stehen, dass das System, unter Anführungsstrichen, ja also dieses Tool,

Michael Seidl: Ich soll sagen, daran erinnert oder mich daran festhalten kann oder orientieren kann, was zu tun ist, habe ich dementsprechend das Vertrauen nicht und dann wird es nicht funktionieren. Punkt. Das beginnt eben ganz klar bei den Themen, alles muss da rein. Wenn ich mir dann wieder gewisse Dinge irgendwo auf einem Zettel behalte oder im Kopf, dann habe ich kein Vertrauen in dieses System und dann lassen wir es gleich vom Beginn an. Okay, dann spart euch die Zeit und bleibt so wie es ist. Entweder ganz oder gar nicht. Ich habe selber bemerkt, immer mal wieder zwischendurch am Anfang, wenn nicht alles da reinkommt und wenn nicht alles daraus geplant wird, dann funktioniert dieses System nicht und dann hast du nicht das Vertrauen und dann hast du diesen doppelten Aufwand. Dann hast du diesen doppelten Aufwand, dieses System zu pflegen und diesen zusätzlichen Aufwand nochmal alles im Kopf oder auf irgendwelchen Zetteln oder was auch immer zu haben. Das heißt es funktioniert nur, wenn ihr all in geht, ganz oder gar nicht. Und dadurch kommt das Vertrauen und dadurch funktioniert das System. Also ich weiß, ich muss mir nichts merken, sondern mein System ist so weit, dass es mich oder dass ich ihm es gesagt habe, es soll mich an dem und dem Tag erinnern oder steht dann dementsprechend im Kalender. Aber alle Schritte, ein Thema, ein Projekt abzuschließen, stehen in meinem Tool, in meinem Single Source of Shit. Und der letzte Punkt ist zum Abschluss, das Ding muss gelebt werden. Also das einmal hinsetzen, alles reinschreiben, einmal klassifizieren und das ist gut? Ne. Das Ganze ist ein laufender Prozess, der täglich, wöchentlich, monatlich, jährlich, stündlich, übertrieben vielleicht ein bisschen, gelebt werden, gepflegt werden muss. Und das hört sich jetzt nach viel Aufwand

Michael Seidl: ist es aber nicht. Ihr macht es ja jetzt auch schon in eurem Kopf, in euren Zetteln, in euren Dingen, die irgendwo herum liegen. Auch das braucht Zeit, Ressourcen und das frisst auch jemals Zeit und Ressourcen jedes Mal, wenn ihr diese, Entschuldigung fürs Wort, blöden Zettel irgendwo herumliegen seht, die euch wieder daran erinnern, dass ihr seit x Wochen irgendwas machen müsst. Das heißt, das System gehört gelebt. Das heißt, alles was anfällt, alles was reinkommt. E-Mails, eure Chatnachrichten, blabla, wenn die nicht gleich abgearbeitet werden und am Ende des Tages offen sind, rein in das Tool. Daraus klassifizieren, daraus planen, daraus priorisieren und alles drum und dran. Und mir fällt gerade ein, ich glaube, wir werden einen vierten Teil machen spontan, weil ich möchte auch gerne noch so ein bisschen über die Themen planen, wie ich da wirklich technisch drin vorgehe. Das heißt, wir werden einen vierten Plan machen wie Lebe ich Single Source of Shit? Ja, haben wir jetzt spontan entschieden, weil die Folge schon bei 10-12 Minuten steht und ich einfach noch darüber sprechen möchte. Das heißt, das war ja der Rücker aus der Sommerpause, ja der dritte Teil aus unserer Serie Single Source of Shit und nein, nicht der letzte, sondern wir haben einen vierten Teil gegeben und zwar wie man es dann dementsprechend lebt und wie ich damit arbeite und... aus vielen anderen Themen so das gelernt habe. ist jetzt nichts was ich erfunden habe wie schon oft, sondern wie es gängige Systeme so quasi empfehlen, wie es ich vielleicht bisschen abgeändert habe und das macht man dann dementsprechend in der nächsten Folge. Somit bleibt mir nichts anderes zu sagen. Ich hoffe ihr hattet einen schönen Sommer. Danke fürs Zuhören und bis zum nächsten Mal. Bye Bye.