FOLGE 052 - Organisation: Wie arbeite ich mit SSOS?

Michael Seidl: Ahem.

Michael Seidl: Willkommen zu einer neuen Ausgabe des Get Shit Done in IT Podcasts. Mein Name ist Michael Seidl und heute haben wir wahrscheinlich den letzten Teil der Serie. Wie arbeite ich mit Single Source of Shit? In der letzten Folge haben wir dann oder habe ich spontan entschieden, dass wir da den vierten Teil draus machen, weil eigentlich noch noch einiges sagen wollte oder oder aufzeigen wollte, was dann einfach die Episode zu lange gemacht hätte. Deswegen machen wir jetzt den vierten Teil. Wie arbeite ich mit Single Source of Shit? Jetzt haben wir durchgemacht. Was bedeutet das? Haben wir über die Tools gesprochen, wie man implementiert, also wie man startet damit. Und heute wollen wir uns ansehen, wie es so quasi im täglichen Doing dann funktioniert und wie man oder einfach so ein paar Dinge, die man beachten sollte. Der erste Punkt ist, wir haben Wie in der letzten Folge dann erwähnt, es geschafft, dass wir alles aus unserem Kopf, unseren E-Mails, aus Nachrichten, Post-its, Dinge, irgendwo herumliegen, dass wir das alles erfassen, kategorisieren, planen und so weiter und so fort. Und dann geht es darum, dass wir das Ding dort am Leben erhalten, also nicht nur einmalig befüllen und dann so fire and forget. sondern wirklich mit Leben füllen und so quasi ins Leben integrieren. Vielleicht ein bisschen zu übertrieben, aber zumindest ins Doing integrieren. Das bedeutet, wir brauchen einerseits ein System, wo wir wieder neue Dinge erfassen können. Und meistens kommen neue Dinge dann zustande, wenn wir nicht gerade die Zeit haben, das wieder zu erfassen, zu kategorisieren, zu planen, die Projekten zu verknüpfen, mit anderen Doings zu verknüpfen und alles drum und dran. Das heißt, wir brauchen eine schnelle Lösung, neue Themen zu erfassen. Und das ist auch wieder eine Inbox. Das heißt, ich habe in meinem Tool eine Inbox, wo ich einfach Dinge, die wir so untertags daherkommen, die ich einfach festhalten möchte, die ich vielleicht am Abend einfach erfasse, weil es untertags nicht geklappt hat. Also ich habe auch jetzt zum Beispiel hier immer mal wieder Post-its liegen, wo ich mir Notizen mache oder so ein Notizheft.

Michael Seidl: Das wird aber am Abend so quasi abgearbeitet und in meine Inbox, also nicht meine Mail-Inbox, sondern wirklich To-Do-Inbox erfasst, also zumindest erfasst. Und spätestens, im besten Fall öfter, aber spätestens Ende der Woche werden diese Dinge abgearbeitet. Das heißt, da werden nicht nur meine Mail-Inbox, meine Message-Inboxen, meine geistigen Inboxen, sondern wirklich meine ganze To-Do-Inbox wird. gelehrt und das bedeutet abgearbeitet, sprich was muss ich wirklich tun, in welches Projekt gehört eventuell zu, welche Klassifizierung, wir haben mal gesagt privat oder geschäftlich oder in welche Vereine oder gewisse Projekte, was auch immer und zumindest mit einem Status versehen oder kategorisiert. Und da gibt es jetzt ganz klar oder vielleicht sogar abgearbeitet. Also wir haben auch das Thema eben, wie wir es in einer der vorhergehenden Folgen auch schon erwähnt haben, wenn das Ding in je nachdem wie viel Zeit man hat, zwei, drei Minuten abgearbeitet ist und erledigt ist, dann wird einfach abgearbeitet und das Thema ist erledigt. Und dann ist die Frage, muss man das selber machen? Dann muss es dementsprechend erfasst werden, kategorisiert werden. Wo passt es dazu? muss eventuell vorher was erlegt werden, habe ich Abhängigkeiten, muss ich warten, kann ich es delegieren und dementsprechend wird das so dann im System abgelegt. Das heißt, wenn ich irgendwas delegiere oder auf andere warte, weil ich eine Lieferung warte, weil ich eine Rückmeldung brauche oder was auch immer, dann gibt es bei mir einen Status Weight, eine kurze Beschreibung, auf was ich genau erwarte und von wem, also so ein Beschreibungsfeld. Und das wird dann dementsprechend so abgelegt mit warten, auch mit Datum eventuell versehen. Also ich sag, ich erwarte mir bis, keine Ahnung, nächste Woche Freitag hier eine Rückmeldung. Dann hat das das Datum eben vom nächsten Freitag und dann poppt das nächste Woche am Freitag in meiner Liste auf, so quasi, das sollte erledigt sein. Wenn nicht, kann ich nachhaken und so weiter. Es ist eher was, ich sag das ist so, hätte ich gern, ist nicht dringend.

Michael Seidl: Klassisches Backlog. Also ich hätte eine coole Idee oder irgendwas gefunden, das jetzt aber weniger ein konkretes To-Do oder vielleicht ein To-Do, aber jetzt gerade einfach nicht wichtig. Dann hat das eine sehr niedrige Priorität. Ich habe da so eins bis fünf. Und fünf ist bei mir einfach das, so quasi ein Backlog. Das ist jetzt nicht dringend, möchte ich aber nicht verlieren. Und diese Dinge werden alle paar Monate mal durchgesehen. Und dann kann ich noch immer bewerten, ist das noch immer interessant, hat sich es vielleicht erledigt oder möchte ich es jetzt dann wirklich angehen, dann wird das dementsprechend höher priorisiert und dann auch dementsprechend geplant. Und das andere Thema ist dann für mich, muss ich es umsetzen, also muss ich es tun. Und dann wird es auch wieder priorisiert oder gehört es in ein Projekt dazu nach gewissen anderen Themen. gehört jetzt sofort geplant und dementsprechend die Umsetzung geplant. Das heißt, wenn es jetzt geplant gehört, wird es grob abgeschätzt, wie viel Zeit das ich brauche. So eine Deadline gesetzt, bis wann muss es umgesetzt werden, priorisiert und dementsprechend habe ich das bei mir einfach im System so gemacht. Ich habe dann den Status to plan. und dann wird das automatisch mit einem Asia Automation Runbook in meinem Kalendien einen freien Slot eingeplant. Fertig. Das heißt, wenn da jetzt in den Tooling drin steht, das muss bis in vier Wochen erledigt sein und es dauert, keine Ahnung, vier Stunden, dann sucht sich der Automatismus in den nächsten vier Wochen einen freien Slot von, was habe ich gesagt, vier Stunden und Schreibt mir dort einen Termin rein und verlinkt dementsprechend mein To-Do in Notion. Das ist jetzt natürlich Ausbau und das habe ich jetzt seit einem halben, dreiviertel Jahr, einfach, dass mir der Automatismus hilft. Nix anderes, geht in euren Kalender, sucht euch den Slot von vier Stunden, schreibt das da rein und verlinkt das zu eurem To-Do so quasi in Notion. Das ist auch ein Punkt. Jedes To-Do, was irgendwie einen Zeitstempel hat und was ich tun muss, ja.

Michael Seidl: Das steht in meinem Kalender. Ich möchte nicht zwei To-do-Listen führen müssen oder einerseits meinen Kalender, den habe ich natürlich, weil ich Kundentermine habe, andere Termine und so weiter. Da gehören aber auch genauso die To-dos geplant. Auch das hatten wir in einer der vorhergehenden Folgen. heißt, mein Kalender ist das, was ich heute machen muss oder nächste Woche oder übernächste Woche, was auch immer. Natürlich umso weiter in die Zukunft, umso grober die Planung. je näher das kommt, umso granularer und umso feiner die Planung. Das heißt, solche Themen werden dann dementsprechend im Kalender geplant. Da habe ich noch Abstufungen zu quasi, so schnell wie möglich oder zögert nach hinten hinaus an den letzten Punkt. Das sind noch so Feinjustierungen, sage ich mal, im Automatismus, den ich mir gebaut habe. Aber im Großen und Ganzen geht es darum, wenn etwas zu tun ist, das abzuschätzen und dann dementsprechend zu planen. Und wenn es dann an dem Tag nicht funktioniert, weil, keine Ahnung. Kinderkrank, Haus brennt, irgendwas anderes kommt dazwischen, was ja natürlich sein kann, dann muss es halt einfach umgeplant werden. Und dementsprechend werden wir am Ende des Tages oder spätestens Ende der Woche nicht nur die Inbox prüfen, sondern auch die Themen, eventuell liegen geblieben sind. Und diese dann dementsprechend neu planen, neu bewerten und neu planen. Vielleicht hat sich was ergeben, vielleicht ist es nicht mehr notwendig, vielleicht ist mehr Zeit notwendig, vielleicht sind andere Vorbereitungen nötig. Das heißt, Das muss dementsprechend am Ende des Tages, spätestens Ende der Woche dann wieder aufgeräumt werden. Und das ist eben der Punkt, es muss alles aus diesem Single Source of Shit aus eurem Tool kommen, damit ihr das dementsprechend, damit ihr das Vertrauen habt, was wir beim letzten Mal besprochen haben. Und so quasi, das ist der einzige Weg, wie man oder wie in eurem Kalender ein Termin zustande kommen kann, von To Do's heraus. Und auch das einzige, was ihr machen dürft oder solltet, nur das, was im Kalender steht, den To Do's kommt, das muss eure Vorgabe sein, das zu tun. Und nicht irgendwas, was auf irgendeinem Zettel irgendwo steht, sondern muss das zuerst aus dem Zettel in das System, aus das System geplant und eventuell irgendwas umgeplant werden. So muss die Reihenfolge sein. Vom Zettel, von Nachricht, von E-Mail, vom Kopf in eure

Michael Seidl: To-do-Inbox, dann die Planung, dann in den Kalender, dann zur Umsetzung. Das muss ganz klar die Regel sein, egal ob es jetzt auf die Sekunde hereinkommt oder so quasi in der Früh sich was ergibt oder ob das was ist, was erst in ein paar Monaten, Wochen, Tagen oder was verlegt wird. Und so wird mit allen To-do's quasi vorgegangen. Erfassen, entscheiden, Status setzen, umsetzen. umgesetzt markieren oder neu planen und dementsprechend das nächste tun. Das sollte euer Plan sein. Und der dritte Punkt ist, was ich ganz gerne mache, wobei da gibt es Ansätze, wie man das ganz extrem machen kann. Ich habe es auf mich bisschen heruntergebrochen. Aufgrund von dem, dass ich doch so alle ein, zwei Monaten irgendwo Vorträge halte, muss ich dann dementsprechend fliegen und auch wenn es in den meisten Fliegen, gerade die Langstrecken, schon Internet an Bord gibt, ist es meist nicht zu gebrauchen. Das heißt grundsätzlich ist Fliegen, Fliegzeit oder Flugzeit Internetfreizeit. Das heißt, ich lege mir zu diesen Tagen oder Zeiten Themen, wo ich einerseits kein Internet brauche, wo ich einerseits vielleicht schon vorab irgendwelche Themen recherchiere, die ich mir ablege. Wo ich einfach nur über irgendwas planen muss, nachdenken muss, das lege ich mir zum Beispiel für solche Termine. Das heißt, für gewisse To-Do's, je nachdem wie es bei euch passt, oder wo bei euch... wie es bei euch passt, in welcher Konstellation. Bei mir ist es eben zum Beispiel die Flugzeit, wo ich keine Internet habe. Kann es auch sein, dass jemand Dinge hat, gar keine Hardware bei sich hat, gar keine Themen, wo er sagt, braucht das und das Equipment. Das heißt, dass ihr eure Themen eventuell irgendwie kategorisiert, wo ihr die machen könnt oder in welcher Konstellation. Viele müssen viel mit dem Auto fahren. Dann ist es klassisch, ich vielleicht

Michael Seidl: mir Telefonate hinlege oder wo ich mit JetGPD kommuniziere und solche Brainstorming Sessions mache. Andere eben wie gesagt beim Fliegen, die dann sagen, sie haben vielleicht gar nichts mit und wollen hier nur Block und Stift mit haben. Das heißt, dass man da je nachdem für sich unterscheidet, welche To-Do's kann ich an welchem Platz mit welchen Mitteln erledigen. Und ihr müsst jetzt nicht zu jedem To-Do aufschreiben, da brauche ich einen Notebook, brauche ich eine Maus, brauche ich eine Tastatur, sondern eher so Wie gesagt, bei mir sind es die Flüge und die Flugzeiten, bei anderen sind es sehr viele Auto- oder Zugfahrzeiten. Und das muss man abstimmen, dass man sagt, man kann sich kategorisieren in die Themenbereiche, in die Lokationen, in denen man öfter gewisse Hardware oder gewisse Voraussetzungen einfach nicht hat, dass man sich das bisschen klassifiziert. Und das ist so quasi das Leben oder das Arbeiten mit Single Source of Shit, dass man eben dementsprechend alles in einer Liste hat und dementsprechend daraus plant, daraus seine Termine macht und daraus auch wieder neu plant und immer wieder so quasi von vorne beginnt, neue Themen reinkippen, diese klassifizieren, diese kategorisieren, diese planen, Status priorisieren. Und das hört sich jetzt alles so extrem langweilig, mühsam, aufwendig an. Ja, verstehe ich, ist aber nicht so. Das heißt, wenn man das einmal in Fleisch und Blut übergegangen ist oder wenn man das einfach mal eine Zeit lang probiert, dann sieht man relativ rasch dementsprechend die Vorteile des Systems. Sie spürt auch die Vorteile und empfindet den Aufwand dann dementsprechend so gering für den Outcome, rauskommt und man sieht auch den Unterschied zum früheren System, mit Zetteln und dort was und hier steht was und da ist was. Diese Vorteile überwiegend einfach, weit, weit mehr. Man wird eben dementsprechend produktiver, viel gelassener und auch der Kopf wird viel, viel freier, weil man eben diese Dinge nicht alle im Kopf behalten muss, sondern weil die eben im System stehen und wenn man dem System vertrauen kann.

Michael Seidl: Dann kann sich der Kopf auf andere Dinge konzentrieren und muss nicht ständig an diese To-Do's, die irgendwo herumschwirren, irgendwie schonklieren und im Kopf behalten. Im Arbeitsspeicher sage ich jetzt mal ganz blöd, sondern der ist dann frei für wirkliches Denken und Leistung und nicht für Sachen behalten und ablegen. Und das geht es eigentlich in dieser Geschichte. Dass man eben nicht ständig irgendwie mit Dingen konfrontiert wird, die nicht jetzt schlagend sind, sondern erst keine Ahnung, in zwei Tagen. Wie der klassische, keine Ahnung, die Glühbirne, die irgendwie auf dem Küchentisch seit Wochen liegt, weil man die Lampe tauschen muss, diese Glühbirne. Die erinnert einen jeden Tag daran, ich schon wieder tauschen. Und man tut es aber nicht. Sondern man soll einen dann dran erinnern, wenn es soweit ist, wenn man sie tauscht. Und das gilt für alle anderen Themen genauso. Also nicht irgendwelche Zetteln, Mails, Messages offen herumliegen haben und so immer im Augenwinkel dran erinnert werden, sondern man soll ... dann mit dem To Do in Berührung kommen, wenn es notwendig ist. daher brauchen wir diese Vorbereitung, diese Planung und diese Strukturen. So, und jetzt sind wir wieder bei 15 Minuten. Wir machen jetzt Schluss und es wird keine Folge mehr geben, außer ihr sagt, ich habe was vergessen, ich wollte noch mehr wissen, mehr Details, aber ich glaube, ich habe alles erwähnt. Ja, ich schon. Ansonsten bitte gerne über bekannte Wege, am besten LinkedIn mir einfach eine Nachricht schreiben. Ansonsten hoffe ich euch, haben euch diese vier Teile geholfen oder gefallen. Würde mich freuen, ihr es zumindest probiert und mir vielleicht auch Feedback gebt, was ihr dazu sagt. Ansonsten wünsche ich euch eine schöne Woche. Bleibt produktiv und bis zum nächsten Mal. Bye bye.