FOLGE 053 - Organisation: Wie setze ich Automatisierung effektiv ein?

Michael Seidl: Willkommen zu einer neuen Ausgabe des Get Shit Done in IT Podcast. Mein Name ist Michael Seidl und das heutige Thema ist, wie setze ich Automatisierung effektiv ein? Jetzt magst du ein oder andere schon wissen, ich automatisiere ganz gerne, wir machen es auch beruflich grundsätzlich und darum haben wir jetzt mal heute das Thema uns ausgesucht. Wahrscheinlich werden wir da oder werde ich da auch mal so eine Serie machen, wie kürzlich mit dem Single Source of Shit, weil es da doch sehr, sehr viele Themen gibt. Aber da gerne warte ich auf euer Feedback, was ihr dazu sagt. Dann werde ich da wahrscheinlich noch eine Serie dazu machen. Aber heute mal ganz grob, wie setzt sich denn Automatisierung effektiv ein? Jeder redet über Automatisierung, egal ob im klassischen Sinne oder dann mit KI. Ist eigentlich der Weg und gibt wahrscheinlich viele Aspekte, die wir heute in der kurzen Folge auch nicht bedenken, beachten. Aber es gibt doch sehr, sehr viele Ähnlichkeiten zwischen den Themen. heißt, jetzt starten wir jetzt mal in die Folge. Und der erste Punkt ist einfach die Identifizierung der wiederkehrenden Aufgaben. Das bedeutet, was kommt denn immer wieder vor? Was muss ich denn immer wieder tun? Ich für mich selbst oder generell im Unternehmen immer wieder derselbe Ablauf, selbe Struktur, selbe Doings, was auch immer. den ich dann dementsprechend automatisieren kann. Und das gibt einmal zu identifizieren. Dieses gerade in größeren Unternehmen oder vielleicht auch schon in Unternehmen, die länger bestehen, kann es vielleicht ein bisschen schwieriger sein oder was heißt schwieriger, muss man wirklich bewusst darauf achten, welche Themen gibt es denn, die man automatisieren kann, die man besser machen kann und alles drum und dran. In meinem Fall oder in unserem Fall, haben das Unternehmen vor ein paar Jahren jetzt gegründet und da ich selbst sehr gerne automatisiere, egal ob jetzt für Kunden oder für mich selber, war es klar, dass wir so viel wie möglich wirklich von Beginn an automatisieren. Also nicht erst darauf warten, bis denn so quasi der Druck groß genug ist, sondern wirklich von Beginn an. Bei mir war eher der Ansatz einerseits natürlich die

Michael Seidl: Qualitätssteigerung, gewisse Themen sollten einfach kvalitativ immer gleich abgehandelt werden. Und ein großer Punkt war einfach Themen, die mich einfach nicht interessieren, manuell zu tun. Da gehört für mich alles dazu, was Richtung Buchhaltung geht, Rechnung, Schreiben und und und. Ich verstehe die Notwendigkeit, ich verstehe auch die Notwendigkeit Richtung Projektmanagement und Kunden zu quasi informieren, was denn geschehen ist, alles drum und dran. Und das haben wir zum Beispiel alles gleich von Beginn an automatisiert. Das heißt bei uns war nicht einerseits natürlich der Gedanke oder auch das Mindset. Wir wollen so viel wie möglich automatisieren, gerade auch in der Verwaltung. Weil das einfach Themen sind, die keinen interessieren. Wir sind Techniker, sind ITler, wir wollen Kunden produktiver machen oder strukturiert und Qualität. Das ist das, was wir tun. und alles an anderen Themen wie das ganze Operative und im Hintergrund und alles drum und dran. war schon der Druck sehr hoch und auch der Need und der Schmerz ist einfach manuell zu tun sehr hoch, dass wir das von Beginn an automatisiert haben. Klassisch jetzt von unserer Projektmanagement wird automatisch einmal in der Woche eine Zusammenfassung an den Kunden geschickt. Das gehört einfach gemacht. Auch wenn man redet miteinander, gehört das einfach ausgesendet. Das wird bei uns automatisiert gemacht. Die Rechnungslegung jedes Monat wird automatisiert gemacht. Also unsere Systeme sind so aufgebaut, von der Stundenerfassung bis zur Rechnungslegung und alles drum und dran, dass das mit einem Klick und einer Kontrolle, ich glaube pro Monat circa eine Stunde aufbedeutet. Wir haben jetzt doch schon einiges an Rechnern, die wir jedes Monat raussenden. Das heißt, weil das einfach, ich habe keine Lust, irgendwie zu tun, ja, jedes Monat einen Tag hinzusetzen, Rechnungen zu schreiben und Buchhaltung zu machen, alles drum und dran. Auch da haben wir so viel wie möglich automatisiert, natürlich mit Unterstützung vom Steuerberater, aber ich muss ja doch dennoch noch klassifizieren und zuweisen und alles drum und dran. Auch da haben wir das eigentlich alles so weit automatisiert, dass mir die ganze Buchhaltung, glaube ich, Monat zwei Stunden kostet. Und da ist einfach unser Ansatz. Einerseits ...

Michael Seidl: Natürlich die Identifizierung, was gibt es denn noch zu tun? Das ist bei uns einfach in der DNA, so quasi des Unternehmens, enthalten, dass wir Themen einerseits vorbeugend, vielleicht schon ohne am Anfang den großen Nutzen, der ergibt sich dann dahinter, weil ich kann es dann dementsprechend skalieren. Am Anfang waren es jedes Monat noch fünf Rechnungen, mittlerweile sind es 50. Der Aufwand am Anfang stand noch in keiner Relation, abgesehen von Qualität und alles drum und dran. Aber wenn ich dann jedes Monat mittlerweile 50, 60 Rechnungen auf Knopfdruck bin, eine Stunde draußen habe, ohne irgendwas zu tun, dann hat sich das bezahlt gemacht. Und so muss man es eben angehen. heißt einerseits zu sehen, wo habe ich diese Wiederkehrenaufgaben? Wo kann ich einerseits Zeit und Qualität gewinnen? Und auf der anderen Seite, wo ist einfach vielleicht auch die Ressource nicht vorhanden oder nicht? gewünscht, unter Anführungsstrichen, so wie es bei uns jetzt eben war, es will sich keiner diesen internen Kram einfach kümmern müssen, sondern das soll funktionieren, das Thema ist erledigt. Und das gibt es in vielen Systemen. Und das sind so die ersten Punkte, einfach solche Themen zu identifizieren und die dann halt quasi umzusetzen. Dann geht es natürlich die Auswahl der Automatisierungstools, also mit was kann ich es automatisieren? Jetzt gibt es unterschiedlichste Tools grafischer Natur wie N8N oder ZAPI oder Microsoft Power Automate und was auch immer. Also das ist jetzt hier keine Tools Entscheidung, aber ihr müsst für euch dementsprechend oder auch für die Umsetzung für euch dementsprechend das richtige Tool finden. Für uns ist es ganz ganz klar, dass wir auch bei unseren Kunden so quasi machen, wie ETA und Dogfood. Das heißt wir nutzen auch intern bei Automator Ganz klar Asia Automation mit PowerShell. Also all diese Themen, die ich angesprochen habe und die ich auch immer wieder auf LinkedIn poste, die setzen wir mit PowerShell und Asia Automation dementsprechend Und das ist für uns das einzige Tool, was auch dementsprechend in Frage kommt. Natürlich, weil wir PowerShell können, lieben, gerne machen, dementsprechend das Know-how und alles drum und dran haben. Seid not, wenn ihr was braucht. Wir machen das als Dienstleistung. Seid not zu.

Michael Seidl: Wir können euch das anbieten, aber es soll es gewesen sein mit der Werbung. Das heißt, wir nutzen in unserem Fall PowerShell und eShoutemation einfach aufgrund dessen, weil wir es auch für unsere Kunden nutzen und liegt nahe, das auch dementsprechend zu tun. Das können wir, das wissen wir, das können wir gut und somit funktioniert das auch und passt für uns. Aber es gibt, wie gesagt, viele, viele, viele andere Tools, die das auch können. Einerseits oder System übergreifend, eben wie so Power Automate, die eben so Connectoren oder Activities in unterschiedlichen Systemen haben. Da muss man wahrscheinlich auch bei der Auswahl achten, welche Tools haben denn welche Integration in welche Systeme. Wenn man jetzt eben nicht so Programmier oder Dev oder Coding affin ist oder sein möchte, dann muss man halt dementsprechend schauen, welche dieser Lösungen hat denn die Integration in mein System. Wenn nicht, dann kann ich es programmieren, so wie wir es PowerShell machen. Alles, eine API hat, können wir dementsprechend ansprechen. Aber das ist eben nicht jedermanns Sache, das verstehe ich. Und natürlich auch Kosten-Nutzen-Faktor, Bedienbarkeit, Ecosystem, ja, Microsoft, will man Microsoft, will man nicht Microsoft, das muss man sich halt alles dementsprechend ansehen. Und dann dementsprechend sein Tool der Wahl sich aussuchen. damit warm werden und alles, vielleicht ein, zwei Prozesse mal umsetzen und dann kommt man ja auch rein. Und hier fällt mir jetzt leider ein Sprichwort ein, auch wenn ich es nicht mag, weil es so klassisch ist, Sales Bullshit Bingo ist, aber es passt einfach dazu und hier einfach diese Low Hanging Fruit einfach umzusetzen. das, wo ich ganz, ganz schnell auch einen Nutzen sehe. Also wenn ich diese Tasks identifiziere und dementsprechend ein Tool habe, dann mache ich nicht gleich das größte Projekt, vielleicht mit dem meisten Nutzen, das mir ein Jahr an Zeit kostet, sondern mache ich ganz, ganz kleine Themen, die mir ganz, schnell kleine Erfolge zeigen, weil ich dann gleich abschätzen kann, funktioniert das Tool. Dann lerne ich oder komme in das Thema rein, wie ich denn solche Prozesse grundsätzlich angehe, wie ich sie erfasse, wie ich sie dann dementsprechend auch automatisiere.

Michael Seidl: Das macht man üblicherweise nicht mit dem größten Prozess im ganzen Haus. Also Klassiker, wenn man jetzt von unserer Thematik ausgeht, wäre so der größte das User-on-offboarding oder das ganze Lifecycle-Management zu automatisieren, weil das spielt einfach in so vielen Themen mit. Und auch wenn es auf den ersten Blick relativ einfach aussieht, User kommt, User geht, einfach weg, einfach wieder her, ist es doch sehr, komplex und spielt in sehr, sehr vielen nicht IT Departments, Abteilungen wieder oder rein. Das heißt, und das ist einfach sehr komplex, das heißt, wenn man damit beginnt, wenn man es am Anfang effektiv machen möchte und eben einfach mal das gespürt bekommen, was die Vorteile sind und wie sich die Vorteile dann dementsprechend ergeben, sollte man dementsprechend mit kleinen Schritten anfangen. Wenn es größere Themen sind, mit Phasen. Einzelne Phase, nicht das große Ganze auf einmal umsetzen, sondern immer Phase für Phase. Und was ja auch ganz wichtig ist, man ist nie fertig mit der Automatisierung. Das heißt, wenn ihr jetzt einmal irgendwas umgesetzt habt, dann ist es entweder zur Weiterentwicklung oder es muss immer wieder adaptiert werden an eure Bedürfnisse, an eure Prozesse, was auch immer. Das heißt, das bitte nicht außen vor lassen und auch das gehört zur Automatisierung dazu. Und zum dritten Punkt, jetzt mit diesen Zwischenpunkten dafür. euer Team muss dementsprechend darauf geschult oder so quasi mitgenommen werden. Also es hat noch nie funktioniert, wenn das jetzt irgendwie so im stillen Kämmerlein irgendein Thema automatisiert wird, egal mit welchen Tools oder was auch immer, und dass dann so quasi den Leuten vor die Nase geworfen wird und so ist das. Erstens muss man die Leute mitnehmen bei der Identifizierung dieser Aufgaben, das heißt so quasi Leute an den Tisch holen, wir wollen automatisieren, wir wollen effektiver werden, wir wollen euch entlasten. Was habt ihr denn für Themen, die wir automatisieren könnten? Was fällt euch ein? Also mit den Leuten nicht von oben herab nach unten so quasi draufdrücken, sondern mit den Leuten gemeinsam diese Dinge zu identifizieren. Und das trifft ja jetzt nicht nur die IT, auch wenn wir vom beruflichen sehr stark da angebunden sind.

Michael Seidl: ist ja das Thema ganz, ganz breitgefächert im ganzen Unternehmen. Und das gilt eben auch für KI. Also nicht jetzt oben irgendwo die Lizenz freischalten. So ihr könnt jetzt alle KI nutzen, wenn die Leute nicht wissen, wie sie es nutzen sollen. dass sie lustige Bilder machen, was nicht sehr produktiv ist. Sondern wirklich die Leute, zurück zur Automatisierung, von Beginn an so quasi holen und ihnen auch das so quasi erklären, dass es nicht darum geht, ihn zu ersetzen, sondern wirklich die Leute zu unterstützen, sie zu entlasten. Die Arbeit wird mehr, nur die Ressourcen bleiben gleich oder eigentlich werden sie weniger. Das heißt, man muss jetzt schon damit beginnen, dementsprechend durch Automatisierung oder eben auch mit KI, Themen produktiver zu machen und ihnen Mittel an die Hand zu geben, wie sie Themen durch Automatisierung oder wie sie die Automatisierung entlastet. Und das geht. Und da beginnt es eben wirklich von Anfang an beim Projekt Start oder bei der Idee schon, die Leute dementsprechend an Bord zu holen und das mit ihnen gemeinsam zu identifizieren. Vielleicht auch mit gewissen Leuten das Tool zumindest bewerten. Und dann dementsprechend danach die Leute auch zu schulen. Also gerade so, es Richtung Power Automate geht, kenne ich jetzt aus Gründen von der Microsoft Nähe besser, dann ist es auch etwas, was jeder User ja für sich etwas machen kann. Es ist jetzt die andere Gefahr, dass da so Shutton-IT und blablabla, auf das gehört wieder zur Schulung dazu. Aber denen kann man damit ein Werkzeug in die Hand geben, dass sich jeder User für sich gewisse kleine Automatismen machen kann. Und dazu gehört natürlich Schulung, einfach wie gesagt die Lizenz. irgendwo freizuschalten, einen Haufen Geld zu bezahlen, wird die Leute nicht dazu bringen, das zu nutzen. Sondern die müssen geschult werden, müssen sensibilisiert werden, die müssen vielleicht mit Ideen gefüttert werden oder angefüttert werden, dass sie eben Ideen bekommen und sich dann das auf ihre Abteilung umlegen können. Und das gehört alles dazu. Aber das sind, ohne es jetzt böse zu meinen, Standardthemen, die alles was Neues betrifft im Unternehmen.

Michael Seidl: Minimum sein sollte. Also es geht nicht, dass einer oben entscheidet, einen Schalter umlegt und alles nach unten sogar durchrauscht. Das funktioniert nicht. Das ist bei der Automatisierung nicht anders. Sondern die Leute an Bord holen, bei der Ideenfindung, bei der Umsetzung, bei der Tool-Entscheidung vielleicht sogar mit einbeziehen. Natürlich dann nur Schlüsselpersonen. Aber das von vorne bis unten, das betrifft nicht nur eine Person, sondern das ganze Unternehmen, die Automatisierung. Und dann gehören die dementsprechend auch an die Hand genommen, durchgeführt und mit ihnen gemeinsam das Projekt so quasi umgesetzt und am Leben erhalten. Und ich habe schon mal gesagt, Automatisierung ist nicht zu Ende, wenn der erste Prozess umgesetzt ist, sondern das ist erst der Anfang. Das heißt, man muss das am Leben halten, man muss es pflegen, man muss es hegen. Ja, es ist Arbeit, aber ja, es erleichtert das Zehnfache an Arbeit im normalen Doing. wenn ich zum Beispiel zurückkomme am Anfang, das Rechnungsschreiben hatte ich kurz, also das habe ich jetzt ver- drei Jahren, glaube ich, gemacht, als ich damals mit der Firma gestartet bin. Habe ich jetzt vor kurzem mal angepasst, weil wir jetzt buchhaltungssystemtechnisch die Adressen einfach ausgelagert haben, die Rechnungsadressen und Anschriftsadressen und alles drum und dran. Man muss das dementsprechend an den Prozess anpassen oder an die neuen Gegebenheiten, aber das war eine Aufwand von einer halben Stunde. Aber das gehört dazu. Also die Automatisierung, die Prozesse oder Die Automatisierung muss natürlich ständig an die Prozesse adaptiert werden. Und Prozesse müssen auch ständig an die Bedürfnisse und an das Unternehmen dementsprechend adaptiert werden. das Unternehmen verändert sich, der Prozess verändert sich, die Automatisierung verändert sich. Und das gehört dementsprechend alles dazu und bedacht. Wie gesagt, die richtige Tool, Identifizierung, Sales Bullshit Bingo, Low-Hanging Fruit. Leicht starten, einfach starten, die Vorteile schnell zu sehen. und sich dann zu quasi hocherarbeiten und komplexere Themen, umfangreichere Themen angeben. Das war mal wieder eine lange Folge. Mal schauen, wie euer Feedback ist. Vielleicht gibt es dann dementsprechend aufgesplittert in mehreren Folgen noch so Detailthemen, wenn es euch interessiert. Bitte gern Info. Ansonsten wünsche ich euch eine schöne Woche, bleibt produktiv und bis zum nächsten Mal. Bye bye.