FOLGE 8 - Organisation: Wie plane ich meinen Tag am effektivsten?

Michael Seidl: Hallo zu einer neuen Ausgabe des Gadgettan in IT Podcasts. Mein Name ist Michael Seidel und heute geht es das Thema, wie planen ich meinen Tag am effektivsten? Und ich habe heute drei oder vier Themen oder vier Punkte vorbereitet, die ich gerne mit euch oder die ich euch gerne erklären möchte, die mir helfen, meinen Tag effektiv zu gestalten und mögliche Ablenkungen oder sonstiges. auf ein Minimum zu reduzieren. Vorweg, ich selber bin im Consultingbereich, viele in der IT wird es ähnlich gehen. Die beste Planung bringt nichts oder nichts, wenn dann einfach irgendwelche anderen Themen dazwischen kommen oder sonst irgendwas. Also auch wenn ich jetzt vielleicht im Laufe des Podcasts mal sage, bleibt an dem Plan dran, den ich euch gemacht habe, wenn natürlich irgendwas Unvorhersehbares. kommt und das kommt in der IT vor. So ehrlich müssen wir sein und ich bin jetzt auch schon ein paar Jährchen in dem Ganzen drin. Das heißt, natürlich, wenn irgendwas dazwischenkommt, dann ist der Plan hinfällig und dann muss man sich das kümmern. Gerade wenn man so vielleicht im Infrastrukturbereich arbeitet, wenn dann irgendwelche Dinge ausfallen oder Security -Preaches oder was auch immer, dann ist der schönste Plan hinfällig, weil dann hat das einfach Priorität. Gerade wenn man auch da mit Kunden arbeitet, dann hat der Kunde natürlich Vorrang oder wenn da Probleme bestehen, dann vergesst den Plan, dann gilt das. Aber trotzdem, wenn es dann ein halbwegs normaler Tag vielleicht ist oder vielleicht auch die Regel ist, wie plane ich den am besten? Der erste Punkt, der mir stark hilft, ist die Planung zur Randzeit des Tages zu machen. Das heißt, klassisch die Kernzeit ist bei uns in Österreich, Deutschland, Schweiz, wahrscheinlich in Europa von 8 bis 17 Uhr, sprich von 8 bis 5 Uhr nachmittags. In dieser Zeit habe ich selten die Ruhe, die Zeit, die Freiheit, dass ich groß in die Planung gehe, weil da meistens Kundenprojekte anstehen, Kundentermine anstehen oder so wie jetzt gerade ich Podcasts aufnehme.

Michael Seidl: Social Media Beiträge mache oder an unserem Produkt irgendwas abstimmen mit unseren Programmieren, was auch immer. Also wirklich die Arbeit, also das Umsetzen, das Tun von dem, was geplant ist. Das heißt, nehmt euch wirklich außerhalb von diesen Zeiten oder eben zu den Tagesrandzeiten Zeit, euren Tag, vielleicht auch die Woche grob zu planen, aber zumindest den heutigen Tag oder den nächsten Tag, wenn ihr es am Abend macht. wirklich ordentlich durch zu planen. Das bedeutet, setzt euch wirklich, keine Ahnung, fünf, zehn Minuten hin, wahrscheinlich braucht es nicht mal mehr, und plant den Tag. Also entweder eben den nächsten Tag, wenn ihr es am Vortag macht, oder eben in der Früh, wenn ihr sagt, ihr steht vielleicht früher auf oder es muss keiner vier oder fünf in der Früh aufstehen, so wie es ich aktuell ganz gerne mache, sondern nehmt euch einfach irgendwo die zehn Minuten raus. Und plant den Tag dementsprechend. Im besten Fall habt ihr dann auch eine Liste mit allen euren Dingen, die irgendwie gemacht werden müssen. Im besten Fall dann auch dementsprechend priorisiert und mit Zeitstempel versehen, bis wann denn was irgendwie erledigt sein muss. Und ihr habt im besten Fall dann einen Kalender. Und aus diesen beiden Dingen, ich habe es jetzt in den früheren Podcasts schon ein paar Mal erwähnt, macht euch oder ... geht sicher, dass ihr eine große Liste habt, wo alle Themen, die ihr irgendwann machen müsst, drauf stehen. Also habt nicht 17 Systeme, wo ihr nachschauen müsst, bekommt ihr keinen Überblick. Also im besten Fall habt ihr den Kalender und eine Liste mit Backlogs, To Do's, Themen, die ihr abarbeiten müsst. Und zur Planung gehe ich dann soweit vor, dass ich, natürlich wenn ich am nächsten Tag Kundentermine habe, ist nicht viel mehr Planung, weil dann steht der Kunde im Vordergrund. Aber dass ich eben diese Zeiten plane, die noch nicht verplant sind, oder diese Themen. Das heißt, ich gehe dann eben wirklich her, hole meinen Kalender, hole mir dementsprechend dann meine To -do's, die anstehen, die im besten Fall dann auch nach Prioritäten und auch schon ein bisschen vorkategorisiert sind und vorkategorisiert sind, wie lange es dem wirklich ungefähr dauern wird.

Michael Seidl: und hol mir diese To -Do's und sehe mir an, was dann in meinem Kalender so quasi noch frei ist und plane dementsprechend diese Themen dann dort ein. Das heißt, das ist quasi der erste Schritt. Plane den Tag dementsprechend ein im Kalender. Das heißt, wenn ich dann im Abarbeitungsmodus bin, ist mein Kalender das Mittel oder das Tool, nachdem ich alle Themen abarbeite. Ich habe dann keine Liste mehr in irgendwelchen anderen To -Do -Listen oder irgendwelche Post -its liegen, sondern mein Plan ist wirklich, dass dann alles im Kalender steht an dem Tag und das so quasi mein Leitfaden ist, was ich an dem Tag machen muss. Und im idealsten Fall sind alle Themen, die da im Kalender stehen, am Ende des Tages erledigt und fertig. Und das muss ich euch leider enttäuschen, weil das ist leider sehr selten der Fall. Nicht, weil ich so schlecht plane oder... vielleicht auch schon, aber weil einfach mal was Thema länger dauert, dann kommt was dazwischen, dann habe ich mich vielleicht verschätzt, was auch immer. Aber das ist nicht mal so schlimm. Ich habe zumindest dann am Ende des Tages eine Liste, was habe ich erledigt, das heißt, das kann ich vergessen abhaken, raus damit, eventuell die nächsten Schritte planen, wenn das ein größeres Projekt ist. Und ich habe dann auf jeden Fall eine Liste mit Themen, die noch offen sind. Und ich weiß, was ich geschafft habe und ich weiß, was ich nicht geschafft habe. Und das ist eigentlich das Wichtigste an dem ganzen Thema. Das heißt, ich plane meinen Tag, meine Zeiten, auch meine Ruhezeiten, wo ich nicht arbeite. Natürlich. Ja, also so wie es jetzt gerade ist. Ich zeichne jetzt im Mitte Juni auf. Es ist gerade die Europameisterschaft und selten aber doch ist diesmal Österreich dabei. Das heißt, ich habe das im Kalender stehen und ich zu dieser Zeit. Ich plane ich keine anderen Themen ein. Ich will da nichts anderes machen, aber es steht bei mir im Kalender auch so, dass keiner buchen kann. Ich will mir das in Ruhe anschauen können. Das heißt, das steht wirklich alles in meinem Kalender. Wie bei allen anderen hat der Tag nur 24 Stunden und die sind halt meistens durchgeplant. Das hört sich jetzt schlimmer an als gedacht, aber es sind auch genau solche Freizeiten geplant, wie jetzt in der Früh.

Michael Seidl: Die Stunde, bis die Kinder in den Kindergarten müssen, steht bei mir im Kalender. Da kann keiner Termine buchen. Oder unter der Woche, wenn ich am Abend Kinderdienst hab, steht im Kalender, damit da keiner buchen kann. Das klingt jetzt alles so bürokratisch und so trocken und langweilig, aber es hilft einfach, wenn diese Dinge im Kalender stehen. Dann kann ich da nichts anderes machen. Darum ist es so wichtig, auch ein Tool zu haben, weil ... Ich kann nicht mehr plane als der Tag hat und der Tag hat nur 24 Stunden. So sechs, sieben, acht Stunden sollte man schlafen und der Rest ist zum verplanen mit Freizeit, mit Arbeit, mit was auch immer. Und wenn alles verplant ist, dann kann ich diese To -Do einfach nicht machen oder ich muss was verschieben. Und deshalb so wichtig, dass man sagt, man hat eine Liste, ein Tool, einen Überblick über all das, was gemacht werden muss. Deshalb so wichtig diese fünf Minuten im Vortag oder in der Früh, seine Doings an dem Tag zu planen. Man kann es auch für die Woche schon machen. Meistens ergeben sich dann irgendwelche Dinge, dass man sowieso die Tage wieder umplanen muss. Aber auch das geht dann leicht, weil es steht ja alles im Kalender und dann brauche ich ja nur den Termin verschieben. Oder es hat sich was erledigt, ich kann den Termin löschen und habe dann wieder frei für irgendwas anderes. Das heißt wirklich wichtig, den Tag zu planen. Dauert nicht lange, paar Minuten, sich an dem Plan zu halten. Das heißt auch wirklich dann das, was ich geplant habe, was ich 13 Uhr steht, da das und das drin, dann mache ich 13 Uhr auch genau das. Und verzettel mich nicht in den vorhergehenden Termin. Natürlich kann es sein, dass ich vielleicht sage, ich brauche nur fünf Minuten und mache das fertig. Dann ist es vielleicht okay. Aber wenn ich sage, ich brauche jetzt noch eine Stunde, dann muss ich zumindest entscheiden. mache ich jetzt eine Thema fertig oder fange ich mit dem anderen Thema an? Ja, aber dementsprechend muss ich dann, wenn ich das andere Thema jetzt eine Stunde länger mache, das andere, das was folgt, dementsprechend verschieben im Kalender oder dann auf einen anderen Tag oder was auch immer. Das heißt, den Tag planen, an den Plan halten. Das heißt auch wirklich eben, dass den Kalender, den Tag dementsprechend abarbeiten, wie er da steht und nicht irgendwelche anderen To -do -Listen und Zettel und sonst irgendwas.

Michael Seidl: noch dabei haben und am Ende des Tages oder am nächsten Tag in der Früh, je nachdem, die Themen, die man eben nicht geschafft hat, entweder zurück so quasi in die zu planen Liste oder vielleicht auch gleich auf den aktuellen Tag verschieben und dort einplanen. Und mit der Zeit, wenn man das wirklich macht und sich daran hält, geht das meistens schon nebenbei, das Planen. Das heißt, ihr müsst euch nicht zwingend jetzt das so zehn Minuten rausnehmen. Natürlich schadet es nicht. Aber man bekommt auch immer mehr oder besser das Gefühl, wie lange denn gewisse Dinge brauchen. Oder man kommt vielleicht auch drauf, welche Tätigkeiten zu welcher Tageszeit am besten sind. Also ich habe zum Beispiel meine Podcast -Aufzeichnungen und das, was ich so auf Social Media mache, wo ich kreativ sein muss. Und das ist was, was überhaupt nicht liegt. Aber das mache ich gerne am Vormittag, bevor irgendwas anderes begonnen hat. Und so plane ich halt dementsprechend meine Tage, Wochen und Monate ein. Natürlich macht es jetzt keinen Sinn, in einem Monat die Tage fix zu planen, weil einfach so viel dazwischenkommt. Aber ich habe zumindest grob im Überblick oder bei mir stehen, was denn zu den nächsten Wochen, Monaten und Jahren ist vielleicht ein bisschen übertrieben. einfach so auf die lange Frist gesehen, was denn so ansteht. Diese einzelnen Schritte und Tätigkeiten werden dann wirklich von Tag zu Tag oder Woche zu Woche geplant und dementsprechend im Kalender eingetragen. So, ich hoffe, ich habe halbwegs strukturiert drüber gebracht, was die Idee dahinter ist. Ich würde euch raten, es zumindest zu versuchen. Und ihr werdet sehen, dass es euch sehr hilft und ihr habt einfach einen strukturierten Tag und Plan, welche Themen denn einfach zu tun sind. Und ja, natürlich gerade in der IT oder vielleicht auch überall anders, aber gerade in der IT kommen natürlich Themen dazwischen und wird wieder alles anders. Aber ich habe zumindest dann die Dinge, die ich erledigt habe und nicht erledigt habe und alles auf einen Blick. Das heißt, probiert es aus. Lasst mich wissen, wie es euch gefallen oder wie es euch damit geht.

Michael Seidl: Wenn ihr Fragen habt zu unserem Podcast, eben irgendwelche Produktive in der IT und wie gewisse Dinge vielleicht ich gelöst habe oder versuche zu lösen, her mit euren Fragen am besten auf LinkedIn, entweder per Nachricht oder Sprachnachricht, wie ihr euch am liebsten ist. Und da würde ich mich freuen, wenn ich demnächst eine eurer Fragen im Podcast beantworten darf. Somit bleibt mir nur zu sagen Danke fürs Zuhören für heute. Hoffentlich bis zum nächsten Mal und bitte produktiv bleiben und bye bye.