FOLGE 9 - Organisation: Wie überstehe ich all diese Meetings?

Michael Seidl: Hallo zu einer neuen Ausgabe des Gadget -Dun in IT Podcast. Mein Name ist Michael Seidel und heute möchte ich mit euch über Meetings reden, das Lieblingsthema aller IT -Helder oder vielleicht auch anderer, fast aller Menschen. Also wie überstehe ich all diese Meetings? Jetzt habe ich mir drei bis vier Punkte einfallen lassen, die ich versuche, natürlich zu leben mit meinem Team, natürlich auch versuche mit anderen. Das ist natürlich das Problem, wir müssen die anderen mitspielen. Die möchte ich mit euch heute besprechen. Der erste Punkt, den ich aber wirklich auch für andere anfordere oder zumindest erwarte, ist, wenn mir jemand einen Termin schickt, dann ist wahrscheinlich schon früher irgendein Gespräch dazu gefallen. Das heißt, selten, dass mir irgendjemand einen Termin schickt und sagt, ich soll jetzt irgendwo ein, zwei Stunden mit freischaufeln. sondern meistens ist ja eh schon vorher was gesprochen worden. Aber was ich schon wünsche oder erwarte oder auch zumindest selber mache, wenn ich einen Termin ausschicke oder bekomme, dass in dem Termin klipp und klar drinnen steht, was denn an dem Termin gemacht wird, was die Erwartung ist, welche Themen besprochen werden und was denn so quasi dann das Ergebnis sein sollte für diesen Termin. Ja, das... sollte bestmöglich auch wirklich ein Termin drinnen stehen. Jetzt habe ich natürlich, bin ich Consultant und doch einige Kundentermine, auch sehr viel laufende Kundentermine und regelmäßige Kundentermine oder Terminserien. Da steht natürlich nicht drinnen, weil das ist meistens jeden zweiten Donnerstag im Monat oder so irgendwas, das ist eine Terminserie. Die Projekte und alles, die wir dann abarbeiten, stehen woanders bei uns, die wir mit dem Kunden haben. Aber wenn zu ... Sondertermine sind, Einzeltermine, Spezialtermine, dann erwarte ich mir und sollte wirklich im Termin deutlich drinstehen, was es geht, was die Ziele sind und der, der den Termin schickt, sollte dann dementsprechend beim Termin auch die Einleitung machen und erklären und nochmal zusammenfassen, was es geht, damit man sofort starten kann und hier nicht unnötig Zeit verblempert. Und ja, natürlich, das ist immer wieder abhängig mit wem macht man Termine.

Michael Seidl: Aber ich glaube schon, dass man zumindest höflich darum bitten kann, egal ob es ein Kunde ist oder der Vorgesetzte, diese Kultur einzuführen, dass man sagt, hey, bitte klar im Termin definieren, was es geht und was die Erwartungshaltung ist. Der nächste Punkt ist, und der ist wirklich schwierig, ja, vor allem wenn man jetzt vielleicht ... nicht in der Position ist, sondern eher sogar als der Terminempfänger ist und das vielleicht vom Vorgesetzten, vom Kunden oder von wem auch immer, also der hierarchische jetzt vielleicht übereinem steht, den Termin absagen oder vielleicht sogar verlassen, wenn man draufkommt, dass man nicht benötigt wird. Und ja, das kann hart sein und ja, vielleicht jetzt nicht in dieser Härte ausführen, aber zumindest. infrage stellen und mit dem Terminorganisierer sprechen oder nachfragen, hey, meine Rolle in dem Termin ist mir nicht klar, muss ich da wirklich dabei sein? Und wenn der dann sagt, wenn es halt der Chef ist oder was auch immer, dann muss man immer ein bisschen spüren, wie denn das Verhältnis ist und die Kultur und alles. Aber ich denke schon, dass man zumindest fragen kann. was denn meine Rolle, meine Aufgabe und die Erwartungshaltung an mich ist, warum ich in diesem Termin dabei sein soll. Und wenn da jetzt vielleicht nicht Sinnvolles rauskommt oder vielleicht so die Antwort, ja, falls irgendwas ist, dass du halt da bist, dann kann man schon verlangen oder zumindest nachfragen oder mal den Raum stellen, muss ich denn da wirklich dann beim Termin dabei sein oder reicht es? wenn ich zumindest auf Abruf bereitstehe. Die meisten Termine sind ja eh schon remote, also Teams, Slack, was auch immer, Cisco, Google Meet, keine Ahnung. Das heißt, man kann ja einen relativ schnell dazuholen. Es ist ja räumlich nicht mehr so gebunden, sondern man kann jemanden ja schnell mal wo dazuholen. Und das kann man schon fragen, wenn das am Anfang nicht klar ist. Da kommt man zum ersten Punkt, man sollte halt im Termin drinstehen haben oder ...

Michael Seidl: wissen, was es geht. Und wenn das für dich nicht der Fall ist, dann kann man den Termin zumindest mal erfragen, ob das überhaupt notwendig ist. Und wenn man jetzt der Terminveranstalter ist oder derjenige, der den Termin aussendet, dann sehe ich das schon als meine Aufgabe zu entscheiden oder zumindest zu wissen oder zumindest nach bestem Wissen zu handeln, wer muss in den Termin und wer ist optional. Und das kann ich ja auch genauso wie bei einer E -Mail, die ich an und CC schicken kann, kann ich ja genauso auch beim Termin sagen, wer muss dabei sein und wer soll dabei sein, also optional und zwingend. Und das kann ich ja dementsprechend so machen und vielleicht auch in dem Termintext reinschreiben, dass der Anton oder wie auch immer er ist, sich zumindest frei halten sollte zu der Zeit, wenn Fragen sind, dass wir ihn kurz dazu holen sollen. dann ist er nicht die ganze Stunde blockiert, sondern nur vielleicht fünf Minuten und kann in der anderen Zeit seine Themen abarbeiten. Ist er auch respektvoll der Zeit der anderen gegenüber. Also ich sehe das auch so, egal in welcher Position man ist, die Zeit des anderen ist wertvoll. Und wenn es ein Mitarbeiter ist, dann kann er in der Zeit nichts Produktives machen vielleicht. Jetzt Consulting, Geld verdienen, Kunden bedienen, was auch immer. Und dann sollte ich mir schon auch als Führungskraft überlegen, ob denn das sein muss, dass der in diesen Termin muss. Dann dritter Punkt. Was man immer wieder so sieht oder so usus ist, jeder Termin ist locker mal eine Stunde. Zwei oder halben Tag. Es gibt so festgefahrene Terminslots, die immer so Stunde, halber Tag, Tag. Ja, und eigentlich ... muss das nicht sein. Man kann ruhig auch Termine machen, die vielleicht eine halbe Stunde sind, die vielleicht nur 15 Minuten sind, die vielleicht nur 10 Minuten sind, nur 20 Minuten. Also wirklich vorab überlegen und da kommen wir wieder zum ersten Punkt, was geht es in den Terminen, was ist das Ziel? Und dann hat man ja ungefähr die Idee, wenn es nicht jetzt ein ganz neues Thema ist, wo man sich reinreinziegen muss, sondern vielleicht einfach nur Abstimmungstermin.

Michael Seidl: hat man ja ungefähr die Idee, wie lange dieser Termin brauchen kann. Und dann schickt man den auch nur genau zu solchen oder mit solchen Zeiten aus. Ich muss nicht einen Termin eine Stunde dauern lassen. Der kann auch nach 10 Minuten, 15 Minuten fertig sein. Und so die Erfahrung zeigt auch ein bisschen, zumindest vorwiegend bei den Terminen, die dann vor Ort sind in einem Besprechungsraum, dass wenn denn der Termin für eine Stunde ausgeschickt wurde, dass der auch immer genau diese Stunde dauert. Egal, ob denn jetzt schon die Themen erledigt sind oder nicht. Das heißt, man zieht das auch automatisch so ein bisschen auf die Stunde. Und ich bin mir sicher, dass viele solcher Stundentermine, wenn man die eine halbe Stunde ausgeschickt hätte, die wahrscheinlich genauso gut, genauso produktiv vielleicht und definitiv schneller fertig geworden wären. Weil jeder im Hinterkopf hat, ich hab dann nur noch 10, 15 Minuten, lasst uns die Themen auf den Punkt bringen und fertig. Aber gerade so bei Standardstunden -Terminen, dann ist halt ruhig, ist halt lässig, hat man Spaß, macht so noch Blauschereien, spricht nichts gegen Blauschereien und diesen, wie nennt man es, Socializing, also dieses Zwischenmenschliche, absolut nicht. Aber gerade so in ... Gerade so montags, Montag ist so irgendwie der Haupttermin -Tag. Wenn da eh alles voll ist, dann ist man doch mal froh, wenn einfach nicht Termine eine Stunde dauern, sondern die nach 15 Minuten fertig sind, damit man zur Arbeit gehen kann. Das heißt, durchaus überlegen, muss denn das wirklich immer eine Stunde sein oder gleich ein voller Tag? Reicht vielleicht nicht ein halber Tag oder mal so ein Kick -Off irgendwie und dann schauen, wie es weitergeht? Ja, das vielleicht einfach mal überlegen und hinterfragen, wie lange denn wirklich der Termin sein muss. Und der letzte und da komme ich zu einem kleinen Sprich oder netten Sprichwort, wieder mal ein Termin, welches ein E -Mail hätte sein können. Das heißt, auch schon beim beim Ausschicken vorher ist es jetzt nur etwas, wo ich irgendwie eine Message rausbringen möchte und ich dazu keinen

Michael Seidl: Also, dass es kein Gespräch wird, sondern ich will irgendwas verbreiten und irgendwelche Informationen raussenden. Dazu braucht man selten einen Termin, sondern da kann ich eine E -Mail schicken mit den Informationen. Ich kann auch, es gibt genug Tools von der Microsoft oder von anderen Herstellern, dass ich ein Video aufzeichne, wo ich dann irgendwelche neuen, keine Ahnung, Richtlinien bespreche oder irgendwelche neuen Themen vorstelle, was auch immer. Das heißt, ich muss nicht immer zwingend einen Termin machen. Und da eben das Sprichwort der Termin, der eigentlich eine E -Mail hätte sein können. Also durchaus überlegen, muss es überhaupt ein Meeting sein, ein Termin, wo ich keine Ahnung, x Leute dazu brauche und einlade, die ich dann von der Arbeit abhalte. Okay, also das waren so meine vier, vier Themen. Zusammengefasst nochmal im Termin bitte klar reinschreiben, was die Erwartungshaltung ist, welche Themen es betrifft. Meeting kurz halten. Es muss nicht immer so die Standardlänge von Stunde, halber Tag, Tag sein, sondern wirklich kann auch kürzer, kann auch eine andere Zahl sein. 40 Minuten, 20, 15, was auch immer. Termine. natürlich nach Absprache absagen oder verlassen oder zumindest nur als Aufrufbereitschaft da sein, wenn man nicht benötigt wird. Das kann man ja mit dem Terminversender absprechen. Und ganz am Anfang überhaupt überlegen, braucht es dieses Meeting überhaupt? Und dann kann man sich die anderen Themen alle sparen. Also in dem Sinne hoffe es waren ein paar Themen für euch dabei. Probiert das mal bei euch demnächst umzusetzen. Und lasst mich wissen, wie es euch ergangen ist. Wenn ihr Fragen habt, Produktivitätsfragen und alles drum und dran, dann bitte am besten per LinkedIn entweder mir eine Nachricht schreiben oder mir eine Sprachnachricht dort senden. Da kann ich es vielleicht sogar, wenn ihr das wollt, im Podcast veröffentlichen. Und ansonsten bleibt mir nur zu sagen, danke fürs Zuhören. Bis zur nächsten Woche. Bleibt produktiv und bye bye.